オフィスを移転するときには、まず購入か賃貸かを決めなくてはいけません。購入か賃貸かは、経済状況や今後の展開を考慮して選ぶことが大切です。本記事では、オフィスの形態によるメリットとデメリットを解説します。

オフィスを設ける方法は購入と賃貸があります。購入と賃貸は双方にメリットとデメリットがありますが、近年は働き方の多様化からさまざまな形態の賃貸オフィスが登場している状況です。

本記事では、オフィスの役割や賃貸オフィスの種類と特徴を解説します。オフィスの移転を検討中の方は、ぜひ参考にしてください。

働き方が多様化する昨今におけるオフィスの役割

従来のオフィスは従業員が集まり働く場所でしたが、近年はパソコンがあればオフィス以外の場所でも問題なく仕事ができるようになりました。また、フレックスタイム制やハイブリッド勤務など働き方も多様化し、時間や場所にとらわれる必要もなくなりつつあります。事業環境や働き方の変化により、オフィスの見直しや移転を検討している企業もあるでしょう。

昨今のオフィスは単なる働く場所としての役割だけでなく、従業員同士のコミュニケーションの場としての役割も求められています。メールや電話でもコミュニケーションは取れますが、対面でのやり取りよりもスムーズさに欠けます。また、普段からコミュニケーションを取る機会があれば業務を円滑に進めたり、ミスを防いだりすることも可能です。さらに、オフィスがあれば複数人での会議や来客にも迅速な対応ができます。オフィスは事業の成長に関わるものなので、自社の業務内容や利用目的に合うところを選ぶことが大切です。

オフィスを構える方法は購入と賃貸の2パターン

オフィスを構える方法は購入と賃貸の2パターンがあります。購入と賃貸の違いを解説します。

資産として残せるのは購入

オフィスを購入すれば、自社の資産となります。資産としての減価償却費を経費として計上できることもメリットです。

また専有部分の使用に関しては制限がないことが多いため、レイアウトやデザインだけでなく使い方も自由で、空いている部屋があれば貸し出して家賃収入を得ることもできます。

しかし、固定資産税や建物のメンテナンス費用が必要です。また、業務形態や従業員数に変化があった際に拡張や縮小などに対応しにくい場合があります。

変化に対応できるのは賃貸

賃貸オフィスは、業務形態や従業員数に変化があれば引っ越しして柔軟に対応できます。購入する場合よりも初期費用を抑えられ、共用スペースのメンテンスの必要もありません。また、賃料は経費として計上可能です。

しかし、家賃を払い続けても資産になることはなく、経済状況によっては賃料が上がる可能性があります。

賃貸オフィスの種類と特徴

働き方の変化により、企業が求めるオフィスの形が多種多様になりました。そのため、従来の従業員が集まり働く場所としてのオフィス空間だけでなく、柔軟性や効率性に特化したタイプのオフィスも登場しています。それぞれに契約形態や初期費用、月額費用、退去時の原状回復の内容が異なるため、状況に応じて選ぶことが大切です。

ここでは、主な賃貸オフィスの種類と特徴を解説します。

賃貸オフィス

賃貸オフィスは賃貸契約を締結する従来型のオフィスのことです。賃貸オフィスの入居には審査が必要で、初期費用として保証金・敷金・礼金・前家賃・前共益費・仲介手数料・火災保険料・内装費用などがかかります。退去時には原状回復も必要です。

賃貸オフィスを借りるには手間や費用はかかりますが、オフィスビル内の一室を借りるため、自社の業務に合わせたレイアウトやデザインが可能で、従業員のモチベーションアップやブランディングにも効果が期待できます。

レンタルオフィス

レンタルオフィスは、共用オフィスの一部のフロアや専用の個室ブースを、必要な期間だけ借りる形態のオフィスのことです。必要な備品が揃っているため、契約後すぐに利用開始できます。

賃貸オフィスよりも初期費用を抑えることができ、光熱費や清掃サービスもレンタル料に含まれるため、経費の予測がしやすくなります。

また、契約期間を柔軟に設定できるため、短期のプロジェクトの間だけ利用したい場合や、成長段階の企業にとって利用しやすい形態です。

レンタルオフィスは、法人登記や住所利用も可能です。しかし、坪単価では賃貸オフィスよりも割高になるため、長期的に利用するとコストが高くなる可能性があります。

シェアオフィス

シェアオフィスは一つの部屋を複数の利用者でシェアする形態のオフィスです。レンタルオフィスとは異なり、利用できる席が決まっていないフリーアドレス制が一般的です。そのため少人数の利用に適しています。必要な備品が揃っているため、契約後すぐに利用開始できます。

料金体系は月額制とドロップイン（一時利用）があり、個室ブースを利用するレンタルオフィスよりもリーズナブルで、保証金・敷金・礼金など初期費用も不要であることが多いです。光熱費や通信費はレンタル料に含まれるため、固定費を削減できます。しかし、複数の利用者が同じ室内にいるため、情報の漏えいや機密情報の取り扱いには注意が必要です。

コワーキングスペース

コワーキングスペースは、同じ空間でさまざまな人が働くこと点はシェアオフィスと共通ですが、とりわけ交流が重視されていることが特徴です。コワーキング（Coworking）は、Co（共同で）とWorking（働く）を組み合わせた造語で、共同で働く場所を意味します。シェアオフィスよりも利用者同士の交流が活発なため、新たな発想や着眼点、人脈を作りたい事業者に適しています。料金体系は月額制とドロップインで、保証金・敷金・礼金など初期費用は不要です。

賃貸オフィスのメリットとデメリット

働き方の多様化により、さまざまな形態の賃貸オフィスが登場している一方で、従来型の賃貸オフィスには根強い人気があります。

ここでは、賃貸オフィスのメリットとデメリットを解説します。

賃貸オフィスのメリット

賃貸オフィスには6つのメリットがあります。

●    初期費用を抑えられる

●    移転や拡張ができる

●    取引先や金融機関からの信用を高められる

●    メンテナンス費用が不要

●    自由なレイアウトが可能

●    来客対応に向いている

それぞれを詳しく解説します。

初期費用を抑えられる

賃貸オフィスの場合は、購入するよりも初期費用が抑えられることがメリットの一つです。また、賃料や管理費は経費として扱うこともできます。

オフィスを購入すれば最終的に資産として残せたり、ビル名に企業名を入れたりできますが、オフィスを購入するためには頭金や諸経費など多額の初期費用に加えて、固定資産税や建物のメンテナンスのための費用が必要です。

移転や拡張ができる

賃貸オフィスは移転が可能な点もメリットです。オフィスを移転する理由は、従業員の人数の増減・事業の成長・建物の老朽化などさまざまな事柄がありますが、拡張や収縮などの状況に合わせたオフィスを借りることは、生産性の向上やコストカット、人材の確保につながります。

取引先や金融機関からの信用を高められる

賃貸オフィスを構えることで、取引先や金融機関からの信用を高められる点は、大きなメリットです。賃貸オフィスを契約する際は、経営状態や事業内容の審査が行われます。そのため、新しく仕事を依頼しようとしたり、取引を始めたりする場合に、相手にとってオフィスを構えていることが信用基準の一つにもなるからです。

メンテナンス費用が不要

オフィスや建物のメンテナンス費用が不要な点もメリットに挙げられます。賃貸オフィスは、管理会社が共有部分のメンテナンスを行うため、借主には管理や清掃の負担がありません。共用部分はエントランス・廊下・エレベーター・給湯室・トイレなどが該当します。

自由なレイアウトが可能

賃貸オフィスは、レンタルオフィスやシェアオフィスと異なり自由なレイアウトが可能です。業務に必要な設備を揃えたり、動線を意識して机や椅子などを配置したりすることで作業の効率化が期待できます。また、オフィスの内装を自社のカラーやオリジナリティを意識したデザインにすれば、自社らしさを印象付けられるため、ブランディングにも有効です。

来客対応に向いている

賃貸オフィスは室内を自由にレイアウトできるため、来客時にも必要な会議室や応接室などを用意できます。レンタルオフィスやシェアオフィスなど、他の形態のオフィスではカフェや貸し会議室を利用しなければならないため、来客が多い場合は賃貸オフィスが適しています。

賃貸オフィスのデメリット

一方、賃貸オフィスのデメリットには次の4つが挙げられます。

● 初期費用がかかる

● 家賃を支払い続ける必要がある

● 契約期間の縛りがある

● 原状回復工事が必要

それぞれに解説します。

初期費用がかかる

賃貸オフィスは、レンタルオフィスやシェアオフィスなど他の形態の賃貸オフィスよりも初期費用が高くなります。賃貸オフィス契約時には、敷金・礼金・前家賃・仲介手数料などが必要です。賃貸オフィスにかかる初期費用は物件により異なりますが、家賃の1年〜1年6カ月分が目安とされています。

家賃を支払い続ける必要がある

賃貸オフィスを借りている期間は家賃の支払いが続きます。賃貸オフィスは自社の所有物ではないため、長期間にわたり家賃を払い続けても資産として残せない点はデメリットでしょう。

また、賃料は物価高騰や固定資産税が増えるなど、社会の経済状況により上がる可能性がある点も考慮しなければなりません。

契約期間の縛りがある

契約期間の縛りがある場合、賃貸オフィスのデメリットにつながることもあるでしょう。賃貸オフィスには契約期間が設定されており、契約の種類により期間や更新できるかどうかが異なります。普通型賃貸借契約の場合の一般的な契約期間は2年間が多いですが、契約が満期になっても更新すれば継続して利用できます。定期建物賃貸借契約の場合は、契約時に決められた期間で契約が終了し、更新や延長、中途解約は認められないため注意が必要です。

原状回復工事が必要

賃貸オフィスは、退去時に借りたときの状態に戻す原状回復工事が必要です。原状回復の範囲は契約内容により異なりますが、基本的な範囲は次の通りです。

● 壁、天井、床のクリーニングや貼り替え

● 持ち込んだ家具や備品、入居時に施工したカーペットやパーテーションの撤去

● 電気、電話配線

● 看板の撤去

原状回復工事にかかる費用は、オフィスが広くなるほど高くなる傾向があります。費用相場は、小・中規模オフィスの場合は坪単価5〜12万円程度、大規模オフィスの場合は坪単価10〜17万円程度が目安です。同じ広さでも手を加えた箇所が多くなるほど工事箇所が増えるため、費用は高くなる点はデメリットでしょう。

賃貸オフィスはメリット・デメリットを知り慎重に検討しよう

オフィスを構える方法は、購入と賃貸があり、賃貸にもさまざまな形態があります。それぞれにメリットとデメリットがあるため、オフィスを構える際には事業内容・財務状況・今後の展開など自社の状況を考慮して、適した条件のオフィスを選ぶことが大切です。

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