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オフィス移転には、さまざまな手続きや届出が必要です。そのため移転前にチェックリストを作成・確認しておくと、当日までスムーズに移転準備が進みます。本記事では、移転に備えておきたいチェックリストの内容を一つずつ解説します。
「オフィスの移転を考えているけれど、どのような流れで行えば良いのか分からない」という方もいるでしょう。オフィス移転に当たっては行わなくてはならない手続きが複数あり、事前に計画を立てて進めることが求められます。
そこで本記事では、オフィス移転に当たって行う必要があることを、スケジュールの目安とともに解説します。記事の内容を参考にチェックリストを作り、抜け漏れを防いで手続きを進めてください。
★【事前準備と計画】オフィス移転の目的を明らかにする
オフィス移転に向けて動き出す前に、まずは移転の目的を明らかにしておきましょう。オフィス移転はビジネスの質にも影響する重要なプロセスです。「ただ新しくしたいから」「環境を変えたいから」といった単純な理由では、移転先選びに失敗してしまい、さまざまな部分に悪影響が及びかねません。
オフィス移転の目的として、代表的なものは以下の通りです。
● 従業員増加による十分な作業スペース確保（業務の効率化）
● 快適なオフィスを提供し、従業員の満足度アップ
● 行き来しにくい動線を改善し、社員間のコミュニケーション活性化
● オフィス運営にかかる全体的なコスト削減
● 洗練されたオフィスに一新し、ブランドイメージの向上
オフィス移転の目的を明らかにするとともに、より具体的な方向性を決めるためには、従業員に対して事前にヒアリングを行っておくのがおすすめです。現在のオフィスに改善してほしい点はあるか、どのような環境であればより働きやすいと感じるかなどを聞いておきましょう。従業員からヒアリングした内容も踏まえ、移転の目的を言語化してください。
★6カ月前まで：オフィス移転のためのチェックリスト
オフィス移転の目的が明確になったら、移転に関する具体的なスケジュールを立て、準備を進めていきましょう。ここでは6カ月前までにするべきことをご紹介します。以下のチェックリストをお役立てください。
【チェックリスト】
①プロジェクトチームの立ち上げ
②予算とスケジュールの策定
③新オフィスの選定
④旧オフィスの解約予約
⑤オフィス移転の業者探し
ここからは、それぞれの項目についてするべきことを詳しく解説します。
①プロジェクトチームの立ち上げ
オフィス移転が決定事項となったら、プロジェクトチームを立ち上げます。ただ人材を確保するだけではなく、代表者となるプロジェクトマネージャーをはじめ、部門ごとのリーダーを決定しましょう。
大規模な企業のプロジェクトマネージャーは総務部から、中・小規模の場合は社長や経営の主格となる層から選出するのが一般的です。また各部門の人材は、各部署から数名ずつ配置すると、意見や方向性のバランスが偏らずに済みます。
なおオフィス移転の目的に基づき、チームメンバー全員の役割と責任を明らかにしておくと進行がよりスムーズです。
②予算とスケジュールの策定
プロジェクトチームが立ち上がったらまず確認しておきたいのが、オフィス移転の費用とスケジュールです。オフィス移転にかかる費用としては、以下のようなものがあります。
● 新オフィスの内装工事や引っ越し業者に支払う費用
● IT機器の移設費用
● 旧オフィスの原状回復にかかる費用
特に注意したいのが原状回復費用です。賃貸契約の内容によっては借主が負担することもあれば、保証金や敷金から相殺されることもあり、一定ではありません。これらはオフィス移転の費用を大きく左右する上、借主側で工事の手配が必要かどうかも変わってきます。旧オフィスの契約内容を改めて見直し、予算を立てる流れにすると良いでしょう。
またオフィス移転のスケジュールは、引っ越し当日や内装工事日、業務再開日など、ステップごとに細かく決定しておくことが大切です。いずれも業務再開日から逆算すると、リミットが分かりやすくなります。例えば、9月1日が業務再開日なら、遅くても8月31日までには引っ越しを完了しておくなどです。
スケジュールを組み立てる際は、余裕を持った期日を設定するのがおすすめです。また何から手を付けたら良いかが分かるよう、優先順位を明記しましょう。
スケジュールは作業の進み具合により、一度立てた内容から変更せざるを得ない場合もあるでしょう。進捗状況を確認の上、柔軟に調整するのがおすすめです。
③新オフィスの選定
決定した予算とスケジュールを元に、次は新オフィスを探していきます。新オフィスを決めるに当たっては、従業員からヒアリングした内容を考慮しつつ、以下の条件をリスト化しておくと効率的です。
● 立地
● 利便性
● 広さや間取り
● セキュリティ
● 電話やインターネット環境
なお新オフィスの決定で大切なのは、実際に足を運んで環境をチェックしてみることです。周辺の騒音や採光性、エレベーターや階段といった共用部分の環境、夜間の人通りなど、現地でしか分からないことも多くあります。
また足を運ぶときは内装工事やレイアウトを想定し、照明や空調設備の種類、光の当たり具合を確認しておきましょう。内装やビル全体の環境だけではなく、近くにコンビニや飲食店があるか、郵便局や病院はあるかなども確認しておくと良いです。
④旧オフィスの解約予告
新オフィスの計画と同時に、旧オフィスの解約予告も進めなければなりません。賃貸契約書には、いつまでに解約を申し出なければいけないかの期限（解約予告期間）が記載されています。なお一般的な解約予告期間は、解約日の3〜6カ月前までです。解約予約をせずに退去すると、違約金や翌月分の賃料が発生する恐れがあります。
契約内容によっては、解約予告期間が定められておらず、いつでも解約の申し出が可能なケースもあります。ただし余計なトラブルを避けるため、遅くとも3カ月までには解約予約をしておくのがおすすめです。また申し出の内容に認識のずれが生まれないよう、解約予約は書面を介して行いましょう。
⑤オフィス移転の業者探し
オフィス移転には、オフィスの賃貸契約に限らずさまざまな手続きが必要です。そのため6カ月前には必要な作業を依頼できる業者探しも行いましょう。移転作業をお願いすることになる業者は、以下の通りです。
● 不動産業者（新オフィスの仲介）
● 引っ越し業者（旧オフィスからの荷物移動）
● 内装業者（新オフィスのレイアウト設計・内装工事）
● オフィス家具業者（デスクやチェアなど、オフィス家具の手配）
● OA機器業者（パソコンやプリンターなどOA機器の手配）
● 原状回復業者（旧オフィスの原状回復）
設計・施工など、いくつものステップに分かれるものは、ワンストップで任せられる業者を選ぶとコストを削減できます。それぞれの工程で個別の業者に依頼すると、手数料がかさみ、業者への連絡にかかる手間もかかります。
またオフィス移転を専門に扱う業者に依頼するのも一つの方法です。オフィス移転にまつわるノウハウを心得ているため、一般的な業者より作業が円滑に運ぶ傾向にあります。作業の範囲は業者によって異なりますが、新オフィスのレイアウト設計から内装工事、OA機器の配線工事まで、まとめて依頼できる業者もあります。
業者を選定する際は、いくつかの業者に見積もりを作成してもらいましょう。作業内容やかかる費用を比べて選定するのがおすすめです。
★4カ月前まで：オフィス移転のためのチェックリスト
オフィス移転の4カ月前までには、新オフィスについて具体的に決めていく必要があります。移転の4カ月前までに行うべき項目を、以下にチェックリストとしてまとめました。
【チェックリスト】
①新オフィスのレイアウト決め
②内装の決定・工事の手配
③導入する家具やOA機器の選定
④各業者との打ち合わせ
それぞれの項目について、するべきことを解説します。
①新オフィスのレイアウト決め
新オフィスを決定した後にするべきことは、レイアウト決めです。オフィスのレイアウトはデザイン性だけでなく、業務効率や安全性にも関わってくるため、慎重に検討しましょう。
レイアウトを決める上で重視したいのが、最初に明確化した移転の目的です。業務効率を向上させる目的での移転なら、個室スペースと共有スペースを設けてメリハリを付けられるレイアウトを作成しましょう。またより快適な空間にしたいという目的での移転なら、窓や通路などの空間を生かしてオフィスが明るく広く感じられるようなレイアウトを検討してみてください。
レイアウトが決まらなければ、移転後のオフィスで実際に働いている姿を想像してみましょう。「導線は業務に差支えがないか」「採光性を十分に確保できているか」などを思い浮かべると、レイアウトの計画が練りやすいです。
②内装の決定・工事の手配
新オフィスのレイアウトとともに、内装も一緒に決めておくとスムーズです。内装はオフィス全体の印象や快適性の決め手となる部分のため、ブランドイメージを上げたい・従業員満足度を上げたいといった目的なら、より注力しましょう。
なお、決めておきたい内装のポイントは以下の通りです。
● 壁紙や床の色、素材
● 照明や空調の種類
● 植物やアート装飾
● 各種スイッチの位置
内装工事は業者によって、対応できる内容や費用、スケジュールが異なります。決定した内装のイメージや予算、内装工事のスケジュールを踏まえ、どの業者に依頼するのか決めましょう。
③導入する家具やOA機器の選定
レイアウト・内装を決める中で、導入する家具やOA機器の手配も進めていきましょう。旧オフィスからそのまま移すだけでも問題はありませんが、使い勝手が悪かった・古くなっていた場合などは、新調するのもおすすめです。大型家具やOA機器を廃棄する際は、別途費用が発生するため、併せて検討してください。
なおオフィス家具の選定で気を付けたいのが、実際に搬入できるサイズ内にすることです。いざ購入したのに、「エレベーターに乗らない」「通路を通れない」など、搬入できずオーダーし直さなければならないケースも少なくありません。共有スペースのデスクなど、大型の家具を選定する際には事前の確認が必須です。
またパソコンや電話といったOA機器は、オフィスによって回線工事が必要なケースが多いです。業務再開後すぐに必要となるため、早めに選定・手配を済ませておきましょう。
④各業者との打ち合わせ
内装の大部分が決まったら、移転当日までオフィス移転に関わる各業者と打ち合わせを重ねていきます。打ち合わせの中で、引っ越し業者には事前に持っていく物品・置いておく物品を、内装業者には移転の目的と希望のレイアウトを伝えておくとスムーズです。
なお新オフィスで清掃やドリンクサービスを導入する際は、併せて打ち合わせ・手配しておくと滞りなく業務が再開できるでしょう。
★2カ月前まで：オフィス移転のためのチェックリスト
オフィス移転の2カ月前までには、移転準備の最終チェックと周知を進めることが重要です。2カ月前までにすることのチェックリストは以下の通りです。
【チェックリスト】
①クライアントや取引先への周知
②社内への周知
③書類や備品の住所変更
④新オフィスの施主検査
それぞれの項目について、詳しく解説します。
①クライアントや取引先への周知
事前の周知は、移転後の業務がいかに効率良く進むかを左右します。通常業務に支障をきたさないためには、クライアントや取引先への周知を徹底しましょう。
なお業務委託先や定期購読元、加盟団体への周知は忘れがちなため注意が必要です。移転の連絡をするべき先については、下記を参考にしてください。
● クライアント
● 各種取引先
● 業務委託先（会計士事務所や弁護士事務所）
● 加盟団体
● 会員制サービス（雑誌や新聞の定期購読先など）
● 取引のある金融機関
● 備品やAO機器のリース会社
特にクライアントへの周知を怠れば、「知らなかった」「聞いていない」といった問い合わせが殺到し、信用をも失いかねません。また請求書や契約書の登録情報が古いままで、取引先に余計な手間をかけてしまう場合もあります。頻繁にやり取りする相手には、いち早くメールや電話、ハガキでお知らせしておくと確実です。
周知を滞りなく進めるためには、あらかじめ移転をお知らせするクライアント・取引業者をリストアップしておくのがおすすめです。その上で移転の旨を記した挨拶状を送りましょう。なお挨拶状には移転の理由と対応時間の変更（あれば）を併記すると親切です。
挨拶状作成の大まかな流れは、以下を参考にしてください。
- 移転を知らせるべき相手をリストアップ
- 挨拶状の作成・印刷
- 挨拶状を郵送
- 電話やメールでのフォロー
②社内への周知
オフィス移転は外部だけでなく、内部への周知も大切です。新オフィスについての概要をまとめてチャットや掲示板で知らせたり、説明会を開催したりして、従業員に移転について理解を深めてもらいましょう。
従業員全体に知らせるべき内容は以下の通りです。
● 移転の目的や理由
● 新オフィスのアクセス
● 新オフィスのレイアウトや内装情報
● 移転の具体的なスケジュール
● 移転に伴う業務の変更点
● 移転にまつわる問い合わせ先
具体的なスケジュールを共有することで、移転を知らない従業員によって作業が妨げられるリスクを下げられます。さらに移転当日の役割分担も決めておき、従業員全体での協力体制を築くことで、移転をよりスムーズに行えるでしょう。
③書類や備品の住所変更
移転に伴い、オフィスに送られてくる備品や書類、ホームページなどの住所変更が必要です。あらかじめ住所変更しなければならないものをリストアップし、それに沿って手続きを進めていきましょう。
住所変更の必要がある書類・備品は以下の通りです。
● 会社案内やパンフレット、ポスター
● 名刺や社員証
● 封筒や伝票
● 社判、ゴム印
● 取引先や顧客と交わす書類（契約書、請求書、見積書など）
● ホームページ内（会社概要、お問い合わせフォームなど）
新オフィスでの営業開始日に合わせて新たな住所が記載されたツールを使用できるよう、事前に準備しておきましょう。
また住所変更にともない新たにツールを作成するときは、届け先の変更もできているかどうか確認してください。手続きされていないと、旧オフィスに荷物が届いてしまう場合もあります。購入サイトの登録情報の変更も忘れず済ませておきましょう。
また住所変更後は、できるだけ速やかに旧オフィスの住所になっている書類や備品を廃棄すると、混同するリスクを低減できます。
④新オフィスの施主検査
続いて、新オフィスの施主検査を行います。施主検査とは、内装工事や設備配置が契約と一致しているかを確認する検査です。実際に新オフィスへと足を運び、不動産会社および施工会社の担当者の立ち合いの下で行われます。
施主検査は入居前の最終チェックです。不具合を見過ごしてオフィス移転をしてしまうと、こちら側が大きな被害を受けることになります。契約時の図面通りになっているか、家具やOA機器の配置が依頼通りになっているか、破損や不具合がないかなどをしっかり確認しましょう。
不具合があった場合は、修正してもらう必要があるため、施主検査の日取りは移転当日まで余裕があるタイミングに設定するのがポイントです。契約時の内容に対する解釈の齟齬が発生しないよう、契約内容は書面や図面で残しておき、検査当日はそれらを持参しておくことをおすすめします。
★1カ月前～当日まで：オフィス移転のためのチェックリスト
移転当日までの1カ月間は、準備期間の最終段階です。1カ月前から当日までにするべきことのチェックリストを以下にまとめました。
【チェックリスト】
①移転前に必要な書類の提出
②搬入・搬出の立ち合い
③旧オフィスの原状回復・引き渡し
④ホームページなどで移転完了の周知
それぞれの項目について見ていきましょう。
①移転前に必要な書類の提出
公的機関に提出する書類は、大きく移転前に提出が必要なものと移転後の提出が必要なおものに分かれます。オフィス移転前に提出しておく必要のある書類は、以下の通りです。
● 転居届
● 自動車保管場所証明書（社用車の車庫証明書）
● 防火対象物工事等計画届出書
● 防火対象物使用開始届出書
● 事業開始等申告書
郵便局に転居届を出しておけば、旧オフィスに届く郵便物を無料で新オフィスに転送してもらえます。期間は1年間で、住所変更漏れがあったときに便利です（※1）。転送開始希望日ではなく、届出日からの対応なので、移転当日までには届け出る必要があります。転居届は郵便局の他、インターネット、ポスト投函でも提出できます。
消防署には、内装工事着手の7日前までに「防火対象物工事等計画届出書」を、移転当日の7日前までには「防火対象物使用開始届出書」を提出する必要があります（※2）（※3）。移転先の管轄となる消防署に持参してください。
「自動車保管場所証明書（社用車の車庫証明書）」は、最寄りの警察署で書類を受け取り申請すると、3～7日程度で交付されます。交付後は1カ月以内に運輸支局への提出が必要です（※4）。
また「事業開始等申告書」は、旧オフィス・新オフィス両方の管轄の税務署への提出が求められます。提出期限は各税務署によって異なるため、事前に調べておきましょう。
※1参考：日本郵便株式会社.「転居・転送サービス」.
https://www.post.japanpost.jp/service/tenkyo/ ,（参照2024-08-28）.
※2参考：東京消防庁.「新たにテナントを使用する皆様へ」.
https://www.tfd.metro.tokyo.lg.jp/lfe/office_adv/tenants/index.html ,（参照2024-08-28）.
※3参考：東京消防庁.「防火対象物の工事等計画の届出制度」.
https://www.tfd.metro.tokyo.lg.jp/lfe/office_adv/bouka/02.html ,（参照2024-08-28）.
※4参考：警視庁.「保管場所証明申請手続（窓口申請）」.
https://www.keishicho.metro.tokyo.lg.jp/tetsuzuki/kotsu/hokan/syako_tetsuzuki/jidousha_syomei.html ,（参照2024-08-28）.
②搬入・搬出の立ち合い
移転当日には、搬入・搬出の立ち合いをすることになります。完了後にトラブルが発生しないよう、作業前には以下のポイントを改めて確認しましょう。
● 搬入・搬出の日時
● 搬入・搬出分の荷物や設備（傷の有無などの状態、数）
● 取り扱い注意な荷物や設備の有無
● 搬入時の配置
搬出前の荷物・設備に傷がある場合は、搬入後と比べて、損傷が増えていないか照合するため、あらかじめ写真に撮っておきましょう。
③旧オフィスの原状回復・引き渡し
搬入・搬出が完了したら、旧オフィスの原状回復工事がスタートします。原状回復工事とは、借りる前の状態まで回復させる工事のことです。一般的には床や壁のクリーニングや看板やカーペットの撤去などが含まれます。なお原状回復工事にかかる期間の目安は1カ月程度です。
また引き渡しの際は、敷金や保証金を返してもらったり、入室に必要な鍵やカード、入館証を返却したりする工程も発生します。いずれも忘れず行いましょう。
④ホームページなどで移転完了の周知
移転が無事完了したら、ホームページでの移転完了周知を行いましょう。クライアントや取引先にいち早く知らせるためにも、速やかにお知らせを掲載してください。ホームページの他、メールやSNS、プレスリリースへの掲載も行うのがおすすめです。
なお移転完了を周知する際は、移転の理由や移転するメリットも記載すれば、企業イメージの向上につながります。
★移転後～：オフィス移転のためのチェックリスト
オフィスの移転後にも行うことがあります。以下のチェックリストをご確認ください。
【チェックリスト】
①移転後に必要な書類の提出
②クレジットカードや銀行口座の情報更新
それぞれの詳細を見ていきましょう。
①移転後に必要な書類の提出
オフィス移転後に提出が必要な書類は、以下の通りです。
● 適用事業所名称／所在地変更（訂正）届
● 本店・支店移転登記申請書
● 異動届出書
● 給与支払事務所等の開設・移転・廃止届出書
● 労働保険名称、所在地等変更届
● 雇用保険事業主事業所各種変更届
「適用事業所名称／所在地変更（訂正）届」は1）。移転後すぐの対応が求められるため、早めに準備しておきましょう。
「労働保険名称、所在地等変更届」「雇用保険事業主事業所各種変更届」も、移転後10日以内の提出が求められています（※2）。移転先の管轄となる労働基準監督署および公共職業安定所に持参、もしくは電子申請で提出しましょう。
また「本店・支店移転登記申請書」は移転後2週間以内に法務局へ、「給与支払事務所等の開設・移転・廃止届出書」は移転後1カ月以内に税務署の窓口へ、郵送もしくはe-Taxで送付してください（※3）（※4）。「異動届出書」は具体的な期限が設けられていませんが、移転後は速やかに提出するよう記載されています。
※1参考：日本年金機構.「適用事業所の名称・所在地を変更するとき（管轄外の場合）の手続き」.https://www.nenkin.go.jp/service/kounen/tekiyo/jigyosho/20141205.html#:~:text=%E6%8F%90%E5%87%BA%E6%99%82%E6%9C%9F,5%E6%97%A5%E4%BB%A5%E5%86%85 ,（参照2024-08-28）.
※2参考：東京労働局 東京ハローワーク.「適用事業所に関するQ&A」.
https://jsite.mhlw.go.jp/tokyo-hellowork/kakushu_jouhou/koyouhoken/koyouhoken/QA/tekiyoujigyousyo_qa.html ,（参照2024-08-28）.
※3参考：法務局.「商業・法人登記の申請書様式」.
https://houmukyoku.moj.go.jp/homu/COMMERCE_11-1.html ,（参照2024-08-28）.
※44参考：国税庁.「A2-7 給与支払事務所等の開設・移転・廃止の届出」.
https://www.nta.go.jp/taxes/tetsuzuki/shinsei/annai/gensen/annai/1648_11.htm ,（参照2024-08-28）.
②クレジットカードや銀行口座の情報更新
オフィスの住所変更に伴い、法人契約のクレジットカードや銀行口座に登録している情報も変更が必要です。いずれも支払いに用いるため、できるだけ早く更新しておきましょう。手続き漏れがないよう、あらかじめリスト化しておくと良いです。
銀行口座の情報更新は窓口やウェブサイトで、クレジットカードはWebサイトから取り寄せ、もしくはダウンロードした書類で手続きを行います。ただし情報更新の詳しい手順や必要書類は、各クレジットカード・銀行口座により異なります。時間がかかるケースもあるため、事前に調べておくとスムーズです。
★関西でオフィス移転をお考えなら【オフィス賃貸の総合窓口】まで
オフィス移転時にするべきことはオフィスの契約や内装工事、家具・OA機器の手配、原状回復工事など多岐にわたります。本記事で紹介したチェックリストを参考に、まずは移転の目的を明確にしてからスケジュールを立て、業者への依頼などを進めてください。
業者に依頼する際は、依頼内容ごとに別々の業者に依頼することも可能ですが、全てまとめて依頼・相談できる業者を探すとやり取りが煩雑にならず、スムーズに準備を進められるでしょう。
株式会社エステートエージェンシーが運営する「オフィス賃貸の総合窓口」では、大阪を中心とする関西エリアの賃貸オフィスをご紹介しています。事業所の賃貸に特化しており、オフィス街の主要な物件を含めた2000件以上の契約実績があります。
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