オフィス移転や事務所移転の際は、やるべきことが多数あります。適切なタイミングで漏れのないように進めるには、計画書の作成が必要です。本記事では移転計画書の作成方法や、オフィス移転の流れを解説します。

オフィス移転・事務所移転の準備には、半年から1年はかかります。規模によっては数年かかるケースもあるため、スムーズに進めるためにも計画書の作成が必要です。

本記事ではオフィス移転や事務所移転における、計画書の重要性や作成のポイントなどを解説します。オフィスの移転を検討中であれば、ぜひ参考にしてください。

オフィス移転に計画書が重要である理由

オフィス移転を成功させるためには、計画書の作成が必要です。オフィス移転は、少なくとも6カ月以上前から準備を始めたい大規模なプロジェクトです。移転日から逆算して、いつまでに何をすべきか分かるように計画書を作成して準備を進めましょう。

オフィス移転に計画書の作成が重要である主な理由は次の2つです。

スケジュール管理のため>

オフィス移転の際は、物件探しや契約、現オフィスの解約、引っ越しなどやるべきことが多数あります。移転計画書を作成すれば、どのタイミングで何をやれば良いかが明確になるため、遅延のトラブルを回避できるでしょう。万が一、遅延が起こった場合でも、余裕を持ったスケジュールを組んでおけば対処できます。

重要な手続きの漏れをなくすため

オフィスの移転計画書を作成して、やるべきことを洗い出しておけば、重要な手続きの漏れを防げます。例えば、オフィスの賃貸契約を解約するときは、いつまでに通知が必要かが契約書に記載されています。解約通知が遅れると、新オフィスと旧オフィスの家賃を二重に支払う期間が長期化する恐れが生じてきます。

また取引先への移転連絡通知が遅れたり、連絡が漏れたりすれば、業務に支障を来してしまうでしょう。オフィスの移転計画書を作成しておけば、スムーズに必要な手続きを進められます。

オフィスの移転計画書作成のポイント

ここからはオフィスの移転計画書を作成するときのポイントを解説します。

移転の目的を明確にする

オフィス移転を成功させるには、最初に移転の目的を明確化することが重要です。移転理由が曖昧なまま移転先の物件を決めた場合、後から従業員の不満が生まれてしまう場合があります。

オフィス移転の代表的な目的として、次のようなことが挙げられます。

● 社員数の増加によるオフィス面積の拡大

● テレワーク推奨によるオフィス面積の縮小

● 生産性向上のためにオフィス環境の改善

● 企業イメージの向上

● 経費削減

まずは現在のオフィスの問題点を洗い出し、移転の目的を明確にして移転計画書に記載しましょう。

移転先に求める条件を決める

移転の目的が明確になれば、移転先に求める条件を決めやすくなります。具体的に、次のような条件をまとめておきましょう。

● 立地

● 予算

● 移転希望日

● 面積

● レイアウト

希望するエリアや駅からの距離、予算の上限、移転希望日はできるだけ明確に決めておきましょう。なお、予算は新しいオフィスの賃料だけでなく、移転にかかる費用や現オフィスの原状回復工事にかかる費用も含めて考える必要があります。

オフィスの面積は、社員一人当たり2.5〜3坪が推奨されています。テレワークを導入している場合は常に全社員が出社しているわけではないため、出社率を加味して算出すると良いでしょう。デスクの配置、会議室の有無といったレイアウトも、希望があれば書き出しておきます。

優先順位や確認事項を記載する

移転先の希望条件を100％満たす物件が見つからない場合もあるため、優先順位や確認すべき事項をオフィスの移転計画書に入れておきましょう。

確認すべき事項の例は次の通りです。

● 賃料・共益費・敷金・保証金・更新料などが予算内に収まるか

● 必要な台数分の駐車場があるか

● 十分な面積があるか

● オフィスビルの利用可能時間が就業体制に合っているか

● 飲食店や金融機関、クリニックなどの周辺環境が整っているか

● 内装工事業者の指定があるか

現在のオフィスの契約状況を確認する

現在のオフィスの契約状況を確認して、移転計画書に入れておくことも重要です。主に以下の内容を確認しておきましょう。

● 解約予告期間

● 原状回復工事の範囲、期間、指定業者の有無

● 不要な家具などの廃棄方法

● 敷金の返還時期

解約予告期間とは、物件を退去する意思をどのくらい前までに伝える必要があるかを定めた期間です。オフィスや店舗は3〜6カ月ほど前が一般的です。居住用賃貸物件よりも長く設定されているため、契約書を見て確認しておきましょう。

敷金の返還時期は、一般的に賃貸借契約書に記載されています。基本的に、原状回復工事が済んでから返還されるため、新オフィスの敷金には充当できないことが多いです。

移転に必要な工事のスケジュールを調整する

オフィスを移転する際は、電気工事や電話工事など、さまざまな工事が必要です。業者への依頼が必要なため、移転希望日までに必要な工事が完了するよう、スケジュールの調整が必要です。移転に必要な工事と目安の時期を移転計画書に入れておきましょう。

各種届出や印刷物を準備する

オフィスを移転する際は、法務局や税務署、消防署、社会保険事務所、金融機関など、さまざまな機関に届出が必要です。届出は移転前に行うものと移転後に行うものがあり、それぞれ提出期間が設けられています。届出が必要な時期になったらすぐに書類を提出できるよう、計画書に届出の時期を記載しておきましょう。

また名刺や封筒、パンフレットなど移転後にすぐ必要になる印刷物も余裕を持って準備してください。自社サイトの更新も必要になるため、作業日程を管理しておきましょう。

移転スケジュールを作成する

オフィス移転の大まかなスケジュールを作成して移転計画書に記載しておきましょう。オフィス移転の流れについて、詳細は後述します。

オフィス移転には多くのタスクが発生するため、スケジュールにチェックリストを書き込んでおくと作業漏れを防げます。スケジュール通りには進まない可能性もあるため、調整が必要なときは対応できるよう余裕を持たせておくことが大切です。

オフィス移転の流れ

オフィス移転の準備を始める時期は会社の規模によって異なりますが、6カ月以上前から準備を始めるのが一般的です。移転日から逆算するとスケジュールを組みやすくなるでしょう。オフィス移転の一般的な流れをご紹介します。

オフィス移転の6カ月より前まで

オフィス移転の6カ月より前までには、次のことを行っておきましょう。

● 移転の目的を明確化する

● 移転計画を立案する

オフィスを移転する6カ月より前までには、事務所移転の目的を明確にして、移転計画を立案します。およその費用も試算して移転計画書を作成しましょう。

オフィス移転6カ月前

オフィス移転の6カ月前には、次のことを行いましょう。

● オフィス移転のプロジェクトチームの立ち上げ

● 移転スケジュールの作成

● 新オフィスの選定

● 旧オフィスの解約通知

● 引っ越し業者や内装業者の選定

6カ月前になったら、移転プロジェクトチームを立ち上げましょう。各部署から選出し、その中からリーダーを決めるのがおすすめです。今後の具体的なスケジュールも作成しましょう。

移転先は不動産会社に探してもらったり、不動産ポータルサイトを活用したりすることで探せます。計画した条件から絞り込んで物件を探しましょう。希望する物件が見つかれば、不動産会社へ連絡します。

旧オフィスの解約予告期間を確認の上、解約通知も忘れずに行ってください。原状回復工事にかかる費用が移転の予算に影響を及ぼす場合もあるため、原状回復工事の見積もりも依頼しておきましょう。

オフィスを移転する際は、引っ越し業者や内装業者、ITインフラ業者など、各専門業者に依頼が必要です。依頼する業者の選定も、このタイミングで行いましょう。

オフィス移転4～5カ月前

オフィス移転の4〜5カ月前には以下のことを行いましょう。

● 新オフィスのレイアウトの決定

● 工事の手配・打ち合わせ

● 家具や設備の準備、セキュリティーなどの検討

オフィスを移転する4〜5カ月前には、新オフィスのレイアウトを決めます。現在のオフィスで抱える課題を解消し、社員が働きやすい動線を確保したレイアウトを検討しましょう。

レイアウトが決まったら、内装工事の業者から見積もりを取って契約を結びます。前もって移転先の管理会社に内装の工事業者に指定があるかを確認しておきましょう。並行して、引っ越し業者などとの打ち合わせも進めます。

またオフィスを移転したらすぐに仕事に取り掛かれるよう、新オフィスで使用する家具や設備の準備を行う他、セキュリティー設備などの手配も必要です。オフィスの移転計画書を作成時に、新オフィスに持って行くものと廃棄するものを選別しておけば、新しく購入すべきものをスムーズに手配できます。

オフィス移転2～3カ月前

オフィス移転の2〜3カ月前には、以下のことを行いましょう。

● 取引先への連絡

● 印刷物やホームページなどの住所変更準備

● 社内向けの説明会実施

オフィス移転に伴い、取引先には請求書や契約書などの登録情報を変更してもらう必要があります。各部署から連絡が必要な取引先の宛先を取りまとめ、あいさつ状の送付リストを作成しましょう。移転後のトラブルを防ぐためにも、2～3カ月前には移転の案内状を発送することをおすすめします。

また金融機関や業務委託している機関にも、住所変更の連絡が必要です。リース会社やレンタル会社、新聞購読などのサービスを利用している場合は、漏れずに連絡しておきましょう。

名刺や封筒、請求書、社判、ゴム印など自社の住所が入ったものは多数あるため、移転後にすぐ使えるように準備が必要です。ホームページには2カ月前頃から移転の告知を掲載し、移転後すぐに新住所や電話番号に更新できるよう準備しておきます。

この時期には移転プロジェクトチームが中心となり、社内で移転説明会を実施して、移転の目的や内容を周知しましょう。

オフィス移転1カ月前～当日

オフィス移転1カ月前から当日までの間には、以下のことを行いましょう。

● 移転前に必要な届出

● 引っ越し作業

移転前は電気・ガス・水道や電話回線、インターネット回線、郵便局、消防署などへの届出が必要です。また引っ越し当日に向けて梱包作業を進め、新オフィスで使わない備品は廃棄処理を行います。

移転当日は役割分担をして作業を進めましょう。新事務所に運ばれた荷物は開梱し、正しく搬入されているかを確認します。

オフィス移転後

オフィスの移転後にも、やるべきことがあります。期日までに漏れなく完了しましょう。

● 移転後に必要な届出

● 旧オフィスの原状回復工事と引渡し

● 銀行口座やクレジットカードの住所変更

オフィス移転後は法務局に「本店・支店移転登記申請書」、税務署には「異動届出書」「給与支払事務所等の解説・移転・廃止届出書」など、さまざまな届出が必要です。

年金事務所の「健康保険・厚⽣年⾦保険適⽤事業所名称/所在地変更届」は移転後5日以内に届出が必要なので、早めに書類を準備して遅れないように提出しましょう。

解約日までに原状回復工事を完了させ、旧オフィスを引渡します。原則、貸主指定の業者が工事を行うので、相見積もりを取るように交渉しましょう。

また移転後はすぐに、銀行口座やクレジットカードの住所変更を行います。手続き方法を事前に確認し、必要書類をそろえておくとスムーズです。

【まとめ】

オフィスや事務所の移転は計画書を作成して進めよう

オフィス移転の準備は一般的に、6カ月以上前から始めます。移転の目的を明確にしたら移転計画書を作成し、スケジュールに沿ってやるべきことに取り掛かりましょう。

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