オフィスを開設するには、物件探しや契約、内装工事、家具・設備の搬入など、やるべきことは多岐にわたります。対応するべきことが多いため「何から始めればよいのか分からない」と迷われることもあるかもしれません。

本記事では、新たにオフィスを開設するに当たっての基本的な流れや物件選びのポイント、契約時の確認事項について解説します。記事の後半ではオフィス開設の手間を減らす方法についても紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

オフィスを開設する際の基本的な流れ] 

オフィスの開設をスムーズに進めるには、まず全体像を把握しておく必要があります。ここでは、新たにオフィスを開設する際の基本的な6ステップを紹介します。

1.開設の目的や希望条件を整理する

まずはオフィスを開設する目的を整理し、それを実現するための希望条件を洗い出しましょう。例えば、事業拡大による人員増加へ対応したいのか、小規模な営業拠点を増設したいのかにより、適切な立地や必要な広さは変わります。

想定する従業員数、必要な席数、会議室や来客スペースの有無、希望するエリアや最寄駅、予算感なども洗い出しておきましょう。ここで条件を明確にしておくことで、後の物件選びや条件交渉の軸が定まります。

2.候補となる物件をリストアップする

整理した条件を基に、不動産会社やポータルサイトを活用し、候補となる物件をリストアップします。この段階では、希望条件に完全に合致する物件に絞り込む必要はありません。立地・広さ・賃料といった主要な条件を満たす物件を幅広く検討することが大切です。

さまざまな物件を比較することで、条件ごとの賃料の相場が掴める他、条件の優先順位を見直すきっかけにもなります。

3.内覧を行い候補を絞り込む

リストアップした物件の内覧を行い、最終的な候補を絞り込んでいきます。内覧では、建物全体の雰囲気や内装・設備の状態、周辺環境、騒音の有無、日当たりなど図面や写真だけでは判断しにくいポイントを重点的に確認しましょう。

併せて、希望するレイアウトが実現できるか、将来的な人員増加に対応できる余地があるかといった点もチェックします。気になる点や不明点があれば、その場で不動産会社や管理会社に確認しておきましょう。

複数の物件を内覧する場合は、感じた印象や評価を簡単にメモしておくと、後から比較検討しやすくなります。

4.条件交渉の上、契約に進む

希望の物件が決まったら条件を交渉し、合意した上で契約へ進みます。交渉の対象となるのは賃料だけではなく、敷金・保証金、フリーレント期間の有無、契約期間など多岐にわたります。

また建物の使用制限や原状回復義務などの点は後々のトラブルにつながりやすいため、事前に十分な確認が必要です。この点について、詳しくは後述します。

5.内装工事を行う

契約が完了したら、オフィスとして使用するための内装工事を進めます。

まずは業務内容や働き方を踏まえ、業者と相談しながらデスクの配置や動線、会議室の場所や数といったオフィス全体のレイアウトを決めていきます。併せて、工事のスケジュールを調整し、必要に応じて施工業者の手配まで依頼しましょう。

内装工事の内容によっては、管理会社への事前申請が必要だったり、工事を行える時間帯に制限が設けられていたりする場合があります。工期が想定より長引くケースもあるため、オフィス開設までのスケジュールには余裕を持っておくと安心です。

6.オフィス家具や設備を搬入する

内装工事が完了したら、デスクやチェア、収納棚などのオフィス家具に加え、OA機器や各種備品を順次搬入します。

なお、搬入作業についても建物によって作業可能な時間帯や搬入方法にルールが設けられている場合があります。トラブルを防ぐためにも、事前に管理会社と調整しておきましょう。

全ての搬入・設置が完了したら、インターネットや電話、設備などの動作確認を行い、問題がなければオフィスとしての利用を開始できます。

オフィスを開設する際の物件選びのポイント

オフィスの物件選びは、従業員の働きやすさや対外的な印象に影響を与えます。ここでは、物件選びに当たって確認しておきたいポイントをいくつか取り上げます。

アクセスや周辺環境

オフィスの立地は、従業員の通勤利便性や取引先の訪問のしやすさに大きく影響します。最寄駅からの距離や利用できる路線の数、駅からの道のりが分かりやすいかといった点は、必ず確認しておきたいポイントです。

また周辺に飲食店やコンビニがあるか、街の雰囲気や治安が良いかといった点も、働きやすさを左右します。日常的に利用することを想定し、実際に現地を歩いて確認しておきましょう。

賃料や初期費用

オフィスの賃料は、一般的に粗利の10〜20％程度を目安に検討するとよいとされています。ただし、月々の賃料だけで判断するのではなく、敷金・保証金や仲介手数料、内装工事費などの初期費用も含めて総合的に考えることが重要です。

あらかじめシミュレーションを行い、固定費として無理なく支払い続けられるかを確認しておくことで、オフィスの開設後に経営を圧迫してしまうリスクを軽減できます。

共用スペース・設備

建物の共用スペースや設備の充実度も、オフィス用の物件を選ぶ上で重要な判断材料です。共用の会議室やラウンジスペース、給湯室、トイレなどがあるかどうか、また清潔に保たれているかどうかは日々の業務のしやすさだけではなく、来客があった際の自社への印象にも影響します。

併せて、エレベーターの台数や混雑状況、入退室管理システムなどのセキュリティ体制、空調の方式なども確認しておきたいポイントです。これらの設備は入居後に変更しにくいことが多いため、実際の利用シーンを想定しながら、快適に利用できる環境かどうかを事前に見極めることが大切です。

建物の外観やエントランス

建物の外観やエントランスは、取引先や求職者がオフィスを訪れた際に最初に目にする部分であり、自社への第一印象を大きく左右します。外観からオフィスだと分かりにくかったり、エントランスが古く感じられたり、清掃や管理が行き届いていなかったりする場合、それだけで不安や不信感を持たれてしまうかもしれません。

一方で、清潔感があり管理の行き届いた建物であれば、企業に対する信頼感や安心感を持ってもらいやすくなります。建物の雰囲気やエントランスの印象が良ければ、商談や採用にも好影響を与えるでしょう。

オフィスを契約するときの主な確認事項

オフィスの契約に当たっては、あらかじめ条件を十分に確認しておかないと、想定外の制約や追加費用が発生する可能性があります。ここでは、オフィスを契約する際に特に注意して確認しておきたい点について解説します。

契約形態

オフィスの賃貸借契約の形態には、主に普通借家契約と定期借家契約があります。普通借家契約は更新が前提となる一方、定期借家契約は契約期間が満了した時点で原則として契約が終了する点が特徴です。

長期的な利用を前提とするオフィスの場合、基本的には普通借家契約であることを確認しておく必要があります。ただし、一時的な拠点としての利用を想定している場合や、比較的身軽な少人数の企業であれば、賃料を抑えやすい傾向にある定期借家契約の物件を検討してみるのも良いでしょう。

ただ貸主優勢にある現在の賃貸オフィスの市況においては、定期借家契約の物件自体が増えてきていることも事実です。希望の物件が定期借家契約で募集されていた場合、不動産会社に相談してみることも手段の一つでしょう。

建物の使用制限

物件によっては、入居できる業種や利用方法に制限が設けられている場合があります。

例えば、不特定多数の人が出入りする店舗や事務所としての利用が禁止されている、あるいは音や振動が発生する業務が制限されているといったケースです。また看板の設置場所や大きさ、共用スペースの使い方、営業時間などについて、細かなルールが定められていることも少なくありません。

そのため、自社で想定している業務や運営が問題なく行えるかを事前に確認し、必要に応じて契約前に、想定している利用方法をすり合わせておくことが重要です。

<h3>原状回復義務の範囲や仕様</h3>

原状回復義務とは、オフィスを退去する際に契約で定められた状態まで室内を戻す義務のことです。

どこまで原状回復を行うかは契約内容によって異なり、内装や設備を全て撤去してスケルトン状態で返却する場合や、貸主が指定した仕様に沿って内装工事を行う場合など、さまざまなパターンがあります。

契約内容によっては、退去時に高額な原状回復費用が発生するケースも少なくありません。想定外の出費を避けるためにも、入居時点で退去時の条件や原状回復の範囲をしっかり確認しておくことが重要です。

新規オフィス開設の手間を減らすには？

新しくオフィスを開設する際には、物件探しや条件交渉、内装工事の手配、家具・備品の搬入など、対応すべきことが数多くあります。これらをそれぞれ別々に進めると、複数の業者とやり取りする必要があり、担当者の負担が大きくなりがちです。

こうした手間を減らす方法の一つとして、オフィス開設に関わる工程をまとめてサポートしてくれるサービスや業者を活用することが挙げられます。

例えば「オフィス賃貸の総合窓口」では、大阪・東京を中心にオフィス用賃貸物件を多数取り扱っている他、内装工事や搬入作業などに対応できる業者とも提携していますオフィス移転に関するトータルサポートが期待できる為、担当者が無駄なスタミナを掛けることなく、通常業務を継続しながら無理のない形でオフィス開設を進められるでしょう。

まとめ

新規オフィスの開設は、企業にとって前向きな取り組みである一方、担当者には多くの判断や調整が求められます。物件探しや契約条件の確認、内装工事の手配など、検討すべき事項が多く、進め方を誤ると想定外のコストや手戻りが発生することもあります。そのため、本記事で紹介したような基本的な流れを理解した上で、物件選びや契約の際のポイントを一つずつ丁寧に確認していくことが重要です。

また物件選びから内装・搬入までを一貫してサポートしてもらえるサービスを活用するのもおすすめです。複数の業者と個別にやり取りする必要がなくなり、オフィスの開設に伴う担当者の負担を軽減できるでしょう。

オフィスの開設をお考えの際には「オフィス賃貸の総合窓口」までお気軽にご相談ください。物件探しから内装工事までトータルサポートいたします。

【参考URL】

https://ideal-office.jp/8618

https://keiyaku-watch.jp/chokoben/media/chintaisyakukeiyaku_chuiten

https://offi-cos.co.jp/column/p1812765/

https://office-madoguchi.net/

https://relo-syataku.com/blog/178

https://sogyotecho.jp/office-rental-point/

https://www.irischitose.co.jp/blog/column/open_office/

https://www.kokuyo-marketing.co.jp/column/relocation-renewal/post-130/

https://www.officebank.co.jp/column/19553/

https://www.zeroin.co.jp/soumuservice/blog/210405/

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