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2026.1.19

不動産豆知識

安藤

オフィスの維持コストを削減するには？　具体的なアイデアや手順を紹介

オフィスの維持コストは毎月当たり前のように発生するため、見直しの優先度が下がりがちです。しかし、リモートワークやハイブリッドワークが定着しつつある今、従来と同じオフィス環境を維持し続ける必要があるとは限りません。実際には不要なスペースや設備、サービスを見直すことで、コストを削減できる可能性があります。

本記事では、オフィスの維持にかかる主なコストを整理した上で、削減するための具体的なアイデアや手順を紹介します。

【この記事で分かること】

● 働き方が変化した今こそ、実態に合ったオフィスの要件を整理し、維持コストを削減する良い機会だと言える。

● オフィスの維持にかかる主なコストは、賃料や水道光熱費、設備・機器のリース代、各種サービス利用料、消耗品費が挙げられる。

● まずは現状のコストを正しく把握し、削減効果の大きいところから計画的に実行・改善することが大切。

今、オフィスの維持コストの削減を検討するべき理由

先の新型コロナウイルス感染症の拡大をきっかけに、多くの企業でリモートワークの導入が進められました。当初はやむを得ない対応だったものの、通勤時間の削減や業務の効率化といったメリットにも目が向けられるようになり、パンデミックが終息した現在でもフルリモートワークやハイブリッドワークなど、柔軟な働き方を維持する企業が多く見られます。

こうした働き方の変化は、オフィスの維持コストを見直す良いきっかけにもなります。例えば、ハイブリッドワークと併せてフリーアドレス制を導入すれば、全従業員分の固定席を用意する必要はなくなるでしょう。実際の出社率に応じてデスクの数を減らすことで、オフィスの縮小や移転による大幅なコスト削減も視野に入ります。

特に理由なく従来のオフィス環境を維持しているのであれば、これを機に実際に必要なオフィスの要件を整理し、維持コストの削減を検討してみるのがおすすめです。

オフィスの維持にかかる主なコスト

コスト削減を進めるには、まずどのような費用がかかっているのかを正しく把握することが重要です。ここでは、オフィスとしての機能を維持するために必要となる、主なコストを紹介します。

その他、車両を保有している企業であれば、その維持費やガソリン代、駐車場代なども毎月必要となります。また月々必ず発生する費用として、人件費もオフィスの維持コストとして考えることがあります。

オフィスの維持コストを削減するアイデア

オフィスの維持コストは、工夫次第で業務効率や働きやすさを損なわずに削減できます。無駄なコストを削減できれば、経営の安定化につながるでしょう。

ここでは、オフィスの維持コストを削減する具体的なアイデアを4つ紹介します。

賃料を見直す

先述のように、賃料はオフィスの維持コストの中でも特に大きな割合を占め、その分削減できたときのインパクトも大きい項目です。

まずは現状の従業員数や出社率、デスク・会議室の利用状況などを把握し、オフィスの広さが実態に合っているかを確認しましょう。例えば、大部分の従業員がリモートワークをしているのにもかかわらず、全員出社を前提とするオフィスを維持しているのであれば、賃料の削減余地があるかもしれません。

借りるフロア数や面積の削減、あるいはよりコンパクトな物件への移転を検討してみると良いでしょう。

電力・ガス会社やプランを見直す

オフィスビルによっては、テナントごとに電気やガスを個別契約できる場合があります。電力・ガス会社の切り替えや料金プランの変更により、光熱費を削減できないか検討してみましょう。

例えば、現在契約しているところよりも料金単価が安い事業者へ切り替える、あるいはオフィスの稼働時間や使用量の傾向に合った料金プランに変更するといった方法が考えられます。また電気とガスをセットで契約することで割引が適用されることもあります。

ただし、ビル全体で電気やガスを一括契約している場合も多いため、テナント単独での切り替えができるか、管理会社やオーナーに確認してみましょう。

設備やサービスを見直す

オフィスに導入している設備やサービスは、時間の経過とともに利用の実態と合わなくなることがあります。「本当に使っているか」「この性能・サービス内容は適切か」といった点を定期的に確認することが大切です。

例えば、高機能な複合機を導入していても、実際には印刷やコピーしか使っていないケースが考えられます。このような場合、機能を絞った機種に変更すれば月々のリース費用を抑えられるかもしれません。

消耗品をまとめて購入する

消耗品費は金額が小さいため見落とされやすいですが、積み重なると大きなコストになります。管理・購入の方法を見直すことで、無駄を省くことが可能です。

例えば、同じ事務用品を部署ごとに購入している場合は、全社でまとめて発注できないかを検討してみましょう。重複購入や在庫の無駄を防げるだけではなく、発注回数が減ることで管理コストの削減にもつながります。

併せて、購入先をできるだけ絞ることも望ましいです。購入先を特定の業者に集約すれば、管理の手間を減らせる他、単価交渉をしやすくなるでしょう。

オフィスの維持コストを削減する手順

オフィスの維持コスト削減を進める際には、思いつきで施策を行うのではなく、しっかりと段階を踏んで取り組んだ方が期待する効果を得やすくなります。

ここでは、多くの企業で実践しやすい基本の手順を解説します。

1.現状かかっているコストを洗い出す

まずは、オフィスの維持にどのようなコストが、いくらかかっているのかを正確に把握します。前述した5つの項目ごとにかかっている費用を洗い出しましょう。

● 賃料

● 水道光熱費

● 設備・機器のリース代

● サービス利用料

● 消耗品費

支払いが自動引き落としになっているものは、特に把握漏れが起こりやすいため注意が必要です。保管している請求書を基にリストアップしていけば、漏れを防げるでしょう。

なお、この段階では削減を急がず、ひとまず現状を正確に把握することを目指します。

2.削減できるコストを特定する

次に、洗い出したコストの中から削減余地が大きく、かつ業務への影響が少ない項目を特定します。以下のような観点から、削減する候補となるコストを考えていきます。

● 以前よりも利用の頻度や量が下がっていないか

● 当初想定していた効果が得られているか

● より費用を抑えられる代替手段はないか

● 導入した目的が不明確になっていないか

● 同じ目的の設備・サービスを重複して契約していないか

ただし、経営層や管理部門からの視点だけで削減するコストを決めると、実態と乖離した判断となり、現場の従業員から不満が上がってしまうかもしれません。必要に応じて、該当する部署の従業員へのヒアリングなどを行い、必要なコストまで削減してしまわないよう配慮しましょう。

3.短期・長期の計画を立て、実行する

削減対象が決まったら、すぐに実行する短期施策と、時間をかけて進めるべき長期施策に分けて計画を立てます。

例えば、消耗品の管理・購入方法や電力プランの見直しなどは、比較的短期で取り組みやすい施策といえるでしょう。一方、オフィス移転や業務ツールの見直しなどは、かえって業務効率を下げてしまう可能性もあります。業務への影響を慎重に検討した上で、計画を立てる必要があります。

4.削減効果を測定し、改善を続ける

計画を実行した後は、コストの削減効果を数値で確認しましょう。月ごとや四半期ごとにコストを比較することで、実際にどの程度の金額を削減できたのかが明確になります。想定通りの効果が出ていない場合は原因を分析し、計画を見直すことが重要です。

また先述のように、コストの削減は従業員の働きやすさにも影響します。よって、業務効率や従業員の満足度に変化がないかも併せて確認しておくと良いでしょう。

なお、オフィス環境や働き方は常に変化するため、その後も無駄なコストが発生する可能性があります。一度きりの取り組みで終わらせず、定期的に改善を続けることが大切です。

まとめ

オフィスの維持コスト削減は、単なる経費削減ではなく、働き方や経営のあり方を見直す重要な取り組みです。在宅勤務やハイブリッドワークの定着により、これまで当たり前だったオフィスの規模や設備が、必ずしも適切とは限らなくなっています。現状を見直さずに従来の形を維持していると、無駄な支出が発生し続けてしまうかもしれません。

まずは賃料や水道光熱費、設備・サービス費など、現在かかっているコストを整理し、削減余地の大きい項目から着手することが大切です。短期的に取り組める施策と、中長期的に検討すべき施策を切り分け、段階的に進めることで、業務や従業員への負担を抑えながら効果的なコスト削減を実現できます。

自社にとって本当に必要なオフィス環境を見極めることが、結果的にコスト削減と働きやすさの両立につながります。この機会にオフィス環境を見直し、将来を見据えた無理のないコスト削減に取り組んでみてはいかがでしょうか。

オフィスの見直しや移転を検討される際は、ぜひ「オフィス賃貸の総合窓口」のサービスもご活用ください。効率の良い物件探しや契約条件の交渉など、経費削減につながるサポートをご提供いたします。

【参考URL】

https://biz.moneyforward.com/work-efficiency/basic/2088/

https://www.mobileworkplace.jp/column/office-cost-reduction