オフィスの契約・移転後、最初の契約更新のタイミングを迎える際には、手続きに不安を抱くこともあるかもしれません。手続き自体は書類の取り交わしや各種費用の支払いなどを行うだけであり複雑なものではありません。

しかし、貸主や管理会社の案内に従うまま、契約書の内容を十分に確認せずに更新してしまうのは避けましょう。契約条件を正しく把握しておかないと、自社にとって不利な形での契約更新となってしまう恐れがあるからです。

本記事では、オフィスの契約更新時に押さえておきたい注意点から具体的なチェックポイント、更新か移転かを判断するポイントまで分かりやすく解説します。自社にとってより良い判断をするために、ぜひ参考にしてください。

この記事で分かること

● 契約更新時に条件が変更される場合があるため、必ず各項目を確認の上で承諾する

● 賃料の1～2カ月分の更新料を支払うことが一般的だが法的義務ではなく、あくまでも契約書の内容に準ずる

● 契約更新はオフィスの移転を検討する良いタイミングでもある

オフィスの契約更新前に知っておきたい基礎知識

まずはオフィスの契約更新に当たって押さえておきたい基本的なポイントを確認していきましょう。ここでは、賃貸借契約や更新方法の種類、更新料、解約予告期間について取り上げます。

契約の種類

賃貸オフィスの契約形態は、大きく「普通借家契約」と「定期借家契約」の2種類に分けられます。

普通借家契約では、契約期間が満了するタイミングで借主が更新を希望すれば、原則として契約を継続できます。特別な事情がない限り、貸主が更新を拒否することはできません。

一方、定期借家契約では契約期間の満了と同時に契約が終了します。引き続き同じオフィスを利用したい場合は、貸主と改めて合意し、再度契約を結び直す必要があります。

つまり、更新という形で契約が続くのは普通借家契約だけです。契約更新を検討する際は、まず自社が普通借家契約を結んでいるのかを確認しましょう。もし定期借家契約であれば、契約終了後に貸主が再契約に応じてくれるかを事前に確認する必要があります。

更新の方法

普通借家契約における更新には、主に「法定更新」と「合意更新」の2つの方法があります。

法定更新とは、契約期間満了の1年前から6カ月前までに貸主から更新拒絶の通知が出されなかった場合、あるいは通知があっても、その理由に正当性が認められない場合にこれまでと同じ条件で契約更新がなされることです。

一方、合意更新は契約期間満了に際して、貸主と借主が新たな契約条件について話し合い、双方合意した上で契約を更新する方法です。賃料の増減や契約条件の見直しなど、条件交渉を行いたい場合には、通常この合意更新が行われます。

更新料の有無

更新料は法律上一律に支払いが義務付けられているわけではなく、契約書の内容に基づき判断されます。

契約書に更新料の支払いが明記されている場合は、原則として支払わなければなりません。一方、契約書に記載がない場合には更新料の支払いを拒否できる余地があり、貸主との交渉次第で免除や減額が認められる可能性があります。

なお、更新料の相場としては、賃料の1～2カ月分とされることが多いです。

解約予告期間

もし賃貸オフィスの契約を更新せずに終了したい場合、貸主へ申し出る必要があります。解約予告期間は、貸主への通知をするべき期間を定めたものです。

解約予告期間の長さは契約により異なりますが、解約を希望する日の3～6カ月前に設定されることが多く、居住用物件よりも長めの傾向にあります。この期間を過ぎてから解約を申し出ると、実際に退去した後であっても予告期間の分は賃料を請求される場合があるため注意が必要です。

オフィスの契約更新時の注意点

賃貸オフィスの契約更新に当たっては、いくつか注意するべき点もあります。ここでは、契約内容や費用の支払いに関して確認しておくべきことをいくつか紹介します。

契約条件の変更点を確認する

更新時に送付される契約書には、これまでの契約内容から変更が加えられていることがあります。大きな変更点については説明があるのが一般的ですが「前回と同じ内容だろう」と思い込まず、契約書の項目を一つひとつ確認することが重要です。

中でも注意したいのが賃料や管理費の金額です。周辺の相場や市場動向を理由に賃料が増額されているケースもあるため、更新後の支払額が予算内に収まるかを確認しておきましょう。また特約の追加・変更も見落としやすいポイントです。

交渉で合意した内容を書面に残す

更新時に賃料の減額や設備の修繕などについて貸主と交渉を行った場合は、合意した内容を必ず書面に残しましょう。口頭での約束だけでは、後になって認識の違いが生じ「言った・言わない」のトラブルに発展する恐れがあります。

具体的には、契約書の条文にその場で反映させる、あるいは覚書を作成しておき、後から契約書に反映させる方法が考えられます。後者の場合は、署名・捺印を行う前に交渉で決まった内容が正しく反映されているかを必ず確認してください。

その他費用の支払い漏れがないようにする

契約更新のタイミングでは、更新料以外にもいくつかの費用の支払いが重なることがあります。更新料とは窓口が異なるものもあるため、支払い漏れがないよう注意しましょう。

具体的には以下のような支払いが発生する場合があります。

● 不動産会社へ支払う更新事務手数料

● 損害保険会社へ支払う火災保険料

● 保証会社へ支払う保証委託料

支払いが遅れると保険が失効したり、契約違反と判断されたりする恐れがあります。そのため各種更新のスケジュールを事前に整理し、確実に期日内に支払えるよう準備しておきましょう。

オフィスの契約更新時に確認するべきポイント

オフィスの契約更新では、承諾の前に契約条件をよく確認しておくことが重要だと述べました。では、具体的にどのような項目を確認しておけばよいのでしょうか。

ここでは、契約書でチェックしておきたい具体的なポイントを紹介します。

賃料・管理費

先述した通り、契約更新のタイミングでは、賃料や管理費の値上げを提案されることがあります。周辺相場の上昇に伴うものであればある程度の譲歩は必要ですが、鵜呑みにはせず、不当に高い値上げとなっていないかを確認することが大切です。

また金額に変更がない場合でも、実は従前から相場よりも割高な賃料・管理費を支払っていたということも考えられます。更新を機に周辺相場を調べ、明らかに高いと判断できる場合は減額交渉を行うのもよいでしょう。

中途解約の条件

今後数年以内にオフィスの縮小や拡大、移転を検討している場合は、中途解約の条件を確認しておく必要があります。

普通借家契約では、契約で定められた解約予告期間内に申し出れば、中途解約が可能なケースが多いです。ただし、契約内容によっては違約金の支払いを求められることもあります。

一方、定期借家契約では原則として中途解約は認められていません。将来の事業計画に影響するため、契約形態と中途解約時の条件は更新前にしっかりと確認しておきましょう。

修繕・追加工事の条件

オフィス内に劣化が目立つ箇所・設備がある場合や、近いうちにレイアウト変更や設備の増設を予定している場合は、修繕や追加工事に関する条件を改めて確認しておきましょう。

トイレや給湯器などの共用部分に該当する設備に不具合がある場合は、更新前に貸主へ伝え、修繕対応を求めておきます。

また専有部分の内装工事やWeb会議用ブースの設置など、借主側の負担で工事を行う場合には、事前に貸主の承諾を得ておく必要があります。工事内容によっては退去時の原状回復の負担が大きくなることもあるため注意が必要です。

原状回復の範囲

原状回復の範囲は退去時にかかる費用へ大きく影響するため、契約更新のタイミングで必ず確認しておきたいポイントです。原状回復の内容は契約によって異なります。

一般的なオフィス物件では、内装や設備を全て撤去し、引渡しを受けた当初のビル標準仕様まで原状回復工事を行って退去することを求められるケースが多く見られます。一方で、契約内容によっては「指定された造作は残してよい」「居抜きでの返却を認める」と定められている場合もあります。

また原状回復工事を行う業者を借主が選べるのか、あるいは貸主指定の業者に依頼する必要があるのかも重要なポイントです。指定業者の場合、競争原理が働かず費用が割高になるケースがあるため注意が必要です。ただし一般的なオフィス物件では、借主の費用負担で貸主指定の業者へ依頼しないといけない契約内容になっているケースが殆どです。

オフィスの契約を更新するか、移転するかの判断基準

契約更新は、現在のオフィスを継続して利用するか、あるいは移転するかを見直す良いタイミングでもあります。ここでは、更新と移転のどちらを選ぶべきかを判断する基準について解説します。

面積が適正か

まず確認したいのが、現在のオフィスの面積が従業員数に対して適正かどうかです。

厚生労働省が定める事務所衛生基準規則では、オフィスにおいて従業員一人あたり10㎥以上の空間を確保しなければならないとされています（※）。天井高を2.5mとした場合、床面積に換算すると一人当たり約4㎡が目安です。ただし、これはあくまでも最低限の基準に過ぎません。人員増加により執務スペースが手狭になっている場合、業務効率の低下や従業員のストレス増加につながる恐れがあります。

一方で、人員が減少しているにもかかわらず広いオフィスを維持している場合、不要な賃料や管理費を負担し続けることになります。またテレワークやフリーアドレス制の導入など、働き方の変化によって必要な面積が変わっているケースも少なくありません。実際の出社率を踏まえ、よりコンパクトなオフィスで対応できないかを考慮してみることも大切です。

※e-Gov 法令検索.「事務所衛生基準規則」.”第二条”.https://laws.e-gov.go.jp/law/347M50002000043/#Mp-Ch_2-At_2 ,（2022-12-01）.

立地条件は適切か

オフィスの立地は従業員の働きやすさに直結します。通勤利便性は悪くないか、主要な取引先へのアクセスは悪くないか、周辺環境に満足できているかをヒアリングしてみるのもよいでしょう。

またオフィスの立地は、対外的な企業イメージや採用活動にも大きな影響を与えます。ブランディング面で課題を感じていたり、採用が思うように進んでいなかったりする場合には、オフィス移転によってイメージの刷新を図るのも一つの選択肢です。

建物・設備の老朽化が激しくないか

建物や設備の老朽化も、契約を更新するか移転するかを判断する上で重要なポイントです。

空調や給排水設備、トイレなどの不具合が頻繁に起きている場合、業務効率の低下や社員満足度の悪化につながります。ただし、これらはビル全体に関わる問題であることが多く、個別のテナントだけでは改善が難しいケースも少なくありません。また建物自体の老朽化が進み、耐震性や安全面に不安がある場合も注意が必要です。

このような建物や設備への不安も、移転を検討する十分な理由になります。

まとめ

オフィスの契約更新に当たっては、賃料や管理費をはじめとする契約条件の変更の有無や、更新料の有無、中途解約時の条件、原状回復の範囲など確認するべきポイントが様々あります。事前に確認するべき点をリストアップしておき、更新前に一つひとつ確認することで、思わぬ不利益を被るリスクを下げられるでしょう。

また賃貸借契約更新のタイミングでは、火災保険や保証会社の更新も必要となる場合があります。これらの手続きや費用の支払いも忘れずに行いましょう。

なお、契約更新は現在のオフィスが今後の企業の方針に合っているかを見直す良いタイミングでもあります。オフィスの移転を検討する際には、エステートエージェンシーにお任せください。希望条件に合った物件のご紹介の他、内装のプランニング・施工、移転までトータルサポートいたします。