オフィスを移転させたいとお考えの方にとって、初期費用への不安は大きいでしょう。「初期費用はどれほど必要なのか」「初期費用の内訳はどうなっているのだろうか」などとお考えの方もいるはずです。 本記事では、賃貸オフィスを借りる際の初期費用について解説します。費用を抑えるコツも紹介しているので、併せて参考にしてください。 賃貸オフィスを借りる際の初期費用は？ 賃貸オフィスを借りる際における初期費用の内訳は、主に以下の通りです。 ● 敷金（保証金）● 礼金● 前家賃● 火災保険料● 仲介手数料● 保証会社への委託料● 家具家電の購入費● 設備の導入費 それぞれの概要や費用相場を紹介します。 敷金（保証金） 敷金とは、オフィスを借りる際に預ける保証金のことです。何らかの事情によって賃料を支払えなくなったときやオフィスを傷つけた場合の修理費として、あらかじめ貸主に預けます。大きなトラブルが起こることなく退去となった場合は、支払った分の敷金が全額返金されます。 敷金の費用相場は賃料の6～12カ月分です。しかし敷金は契約するオフィスによって大きく異なるため、契約前によく確認してください。 礼金 礼金とは、オフィスを貸してくれた御礼として支払うものです。賃貸契約を結んだことへの感謝の意味が込められているため、敷金のように返還されることはありません。礼金の費用相場は賃料1カ月ほどとされていますが、オフィスの場合は礼金がない物件も増えています。初期費用を抑えたい場合は、礼金の有無を確認しましょう。 前家賃 前家賃とは、オフィスを契約するときに翌月分の賃料を前払いすることです。賃貸は前払い契約が一般的で、入居時に翌月分までの賃料をまとめて支払うことが多いです。月の途中に入居する場合は入居日から月末までの賃料を日割り計算した分と、翌月分をまとめて契約時に支払います。 前家賃の相場は、賃料1カ月分であることが多いです。しかし、物件によっては数カ月分の費用が必要になる場合があります。 火災保険料 火災保険料とは火災をはじめとする災害や盗難などによって、建物や家財に損害が生じた際に補償を受けられる火災保険への費用です。補償内容などは契約する火災保険によって異なるものの、多くの場合オフィス契約が2年であることから火災保険も2年契約とする傾向にあります。 なお、火災保険は地震や噴火などの自然災害は補償対象外です。地震に関する備えをしたい場合は、地震保険に加入する必要があります。 仲介手数料 仲介手数料とは、オフィスの賃貸契約を仲介してくれた不動産会社へ支払う手数料です。賃貸契約が成立した場合にのみ支払う義務が発生するため、不動産会社へ賃貸オフィスについて相談しただけの場合は払う必要がありません。 仲介手数料は規定により、賃料1カ月分が上限です。多くの場合では、賃料の0.5～1カ月分の仲介手数料を支払います。 保証会社への委託料 保証会社への委託料とは、連帯保証人を立てられないときに利用する保証会社への手数料です。一般的にオフィスの賃貸契約を行う際、賃料を滞納してしまった場合に備えて連帯保証人を立てる必要があります。 しかし、会社の設立日から日が浅いといった理由で連帯保証人を付けられない場合は、保証会社がその代わりとなって賃貸契約を結びます。保証会社を利用する際は委託料を支払い、家賃滞納が起こった場合の責任を担ってもらう仕組みです。 委託料は利用する保証会社によって異なるものの、賃料の0.5～1カ月分であることが多いです。連帯保証人を立てられる場合は不要ですが、念のため予算を確保しておくと良いでしょう。 家具家電の購入費 オフィス環境を整えるためには、家具家電を準備しなければいけません。例えば、以下のような家具家電があると仕事がはかどります。 ● 照明● 机● 椅子● ロッカー● 掃除機● ゴミ箱● 冷蔵庫● エアコン● 扇風機 家具家電の購入費用はオフィスの広さや従業員数、そろえる家具家電の種類などによって異なります。そのため、どういった家具家電が必要なのかを明確にした上で、入居日までにそろえるようにしましょう。 設備の導入費 オフィスで仕事をするためには、設備環境を整えなければいけません。業務内容によって必要な設備は異なりますが、一般的には以下のような準備が必要です。 ● パソコン● インターネット環境● 固定電話● FAX 設備の導入費用は家具家電の購入費と同様に、オフィスの広さや従業員数などによっても変動します。場合によっては数百万円ほど必要となるケースもあるため、余裕を持って予算を確保しておくと安心です。 賃貸オフィスの初期費用の目安は？ 1カ月あたりの賃料が20～30万円と仮定した場合の賃貸オフィスにおける初期費用の目安は、以下の通りです。   賃貸オフィスの初期費用は契約内容などによって大きく変動するものの、目安は200～500万円ほどです。また、契約する不動産会社によって仲介手数料も変動します。上記以外に引っ越し業者に依頼する費用もかかるため、予算を確保する際は余裕を持って計算するのがおすすめです。 賃貸オフィスの初期費用を安く抑えるコツ オフィスの賃貸契約を行う際は、多くの初期費用が発生します。そのため、少しでも費用を抑えたいと考える方もいるでしょう。そのような場合は、以下のポイントを意識してください。 ● レンタルオフィスを利用する● 値下げ交渉をする● 既存の家具家電や設備を活用する● 相場が安いエリアで探す● フリーレント物件を探す それぞれについて解説します。 レンタルオフィスを利用する 初期費用を抑えたい場合は、レンタルオフィスの利用を検討しましょう。レンタルオフィスとは仕事に必要な環境が整っている貸事務所のことです。机や椅子、インターネット環境などがそろっているため、すぐに仕事を始めることが可能です。会社の規模が小さい場合は、レンタルオフィスでも十分な作業環境を整えられるでしょう。 またレンタルオフィスであれば敷金・礼金や火災保険料などが不要となるため、初期費用を大幅に削減できます。ただし、商談スペースなどがパーテーションで区切られているだけなど、簡易的な作りである場合も多く、セキュリティ対策が必須です。個別の専有スペースと商談スペースをうまく活用しながら、業務を進めていくと良いでしょう。 値下げ交渉をする 不動産会社に値下げ交渉をするのも、初期費用を抑える一つの方法です。合理的な根拠を提示した上で値下げ交渉を行うと、不動産会社や貸主が応じてくれる可能性があります。例えば貸主が空室を避けたい場合、次の入居者をすぐにでも見つけたいと考えているため、賃料や敷金、礼金の値下げに応じてくれるケースがあります。特に周辺のオフィスよりも初期費用が高い場合は、減額できる可能性が高いでしょう。 他にもクリーニングや消毒などのオプションが不要な場合は、契約内容から外すことで初期費用を抑えられます。ただし、外せるオプションは賃貸オフィスによって異なるため、契約前に確認しておきましょう。 値下げ交渉は難易度が高い上、大幅な減額要求は契約自体が失敗に終わる可能性があるため、慎重に行うことが大切です。 既存の家具家電や設備を活用する 初期費用を抑えたい場合は、既存の家具家電や設備を活用しましょう。オフィスの移転であれば、既存のオフィス家具や設備があるはずです。例えば、パソコンや電話機などは、移転先でも再活用することも可能です。引っ越し先のオフィスでも引き続き活用すると、買い直す必要がなくなるため初期費用を削減できます。 また既存オフィスにない家具家電や設備を新たに導入する場合は、中古やレンタルを活用すると初期費用を抑えやすいです。 相場が安いエリアで探す 初期費用を抑えたい方は、家賃相場の安いエリアで探すのも有効です。敷金や礼金、前家賃は賃料を基準にして決まるため、相場が安いエリアの賃貸オフィスを借りることで初期費用を抑えられます。例えば多くの路線が交わる人気の駅周辺でオフィスを借りるよりも、繁華街から少し離れた駅周辺で賃貸オフィスを借りる方が賃料を安く抑えられる傾向があります。 ただし賃料を重視し過ぎると通勤しにくいといった不便さが生じやすくなるため、後悔しないオフィス選びを心掛けてください。 フリーレント物件を探す 初期費用を抑えたい場合は、フリーレント物件を探しましょう。フリーレント物件とは、一定期間の賃料が無料になる契約形態のことです。無料になる期間は契約する物件によって異なりますが、多くの場合、1～3カ月分の家賃が無料になります。 フリーレント物件の場合は賃料を下げる必要がないため、貸主にとってもメリットがあり、比較的承諾されやすいです。つまり借主・貸主の双方にメリットがあり、円滑に契約できる可能性が高まります。ただし、フリーレント物件は途中解約すると違約金が発生するため、契約内容をよく確認した上で決定してください。 まとめ 賃貸オフィスを借りるには、敷金、礼金、火災保険料などの初期費用がかかります。費用は契約内容やオフィスの規模によって幅があり、200～500万円程度が目安となります。したがって、オフィス賃貸契約の際には、余裕を持った予算計画を立てるようにしましょう。 東京・大阪で賃貸オフィスをお探しの方は、「オフィスの総合窓口」をご利用ください。オフィス街の主要なエリアにて、オフィスに特化しており、お客様のご希望に合った物件をご紹介いたします。ぜひお気軽にご連絡ください。

オフィスを借りたいとお考えの方の中には、レンタルオフィスと賃貸オフィスの違いがよく分からない方もいるでしょう。レンタルオフィスと賃貸オフィスにはさまざまな違いがあるため、それぞれを把握した上で自社に合った物件を選ぶことが大切です。 本記事では、レンタルオフィスと賃貸オフィスの違いを紹介します。それぞれに向いている企業の特徴も紹介しているので、併せて参考にしてください。 レンタルオフィスと賃貸オフィスの違いは？ レンタルオフィスと賃貸オフィスの違いは、大きく分けると以下の3つです。 ● 契約期間の違い● 費用の違い● 内装・利用時間の自由度の違い それぞれについて解説します。 契約期間の違い レンタルオフィスの契約期間は、1週間単位や1カ月単位などの短い期間が一般的です。必要に応じて契約期間を決められるため、比較的自由度が高いです。例えば、オフィスが必要な時期だけレンタルオフィスを利用し、通常時はオンライン上で業務を進めることもできます。また契約期間を調整しやすく、業務内容に合わせた活用を検討しやすいのが特徴です。 一方、賃貸オフィスは賃貸物件を借りるときと同様に賃貸借契約を結ぶため、2年契約といった年単位の契約が一般的です。一定期間オフィスを借りられるため、常時オフィスで勤務したい方におすすめの契約方法といえます。 （契約期間）　 レンタルオフィスー 1週間や1カ月などの短い期間の契約が可能 賃貸オフィス　　2年契約といった年間単位での契約   費用の違い レンタルオフィスと賃貸オフィスは、費用による違いもあります。ここからは、具体的な費用の違いを紹介します。 初期費用 賃貸オフィスは賃貸借契約を結ぶことから、敷金や礼金といった初期費用が発生します。賃貸オフィスの場合は家具家電や設備なども自分で用意しなければならず、業務環境が整うまでに多くの費用が必要です。具体的な金額は契約内容によって異なるものの、200～500万円ほどかかるでしょう。 一方、レンタルオフィスは初期費用が比較的安く、金銭的な負担が少ない傾向です。礼金や仲介手数料といった初期費用が不要な上、最低限の設備が整っています。従って賃貸オフィスよりも大幅に初期費用を抑えられるのが特徴です。   月額費用 レンタルオフィスは、利用区画数分に合わせて毎月一定額を支払うのが一般的です。ロッカーや法人登記などのオプションを利用する場合は、その分も追加費用として発生します。一方、賃貸オフィスは賃料と共益費に加え、光熱費がかかります。具体的な月額費用は契約する賃貸オフィスによって異なるものの、10万円以上は必要となる場合が多いでしょう。   退去時費用 レンタルオフィスは、退去時の解約料は発生しない場合が多いです。ただし、所定の契約期間が満了する前に解約するときは、違約金が発生する場合があります。そのため、契約前に退去時の注意点をよく確認しておくといいでしょう。 一方、賃貸オフィスの場合は家具家電などの運び出しや処分費用がかかる他、原状回復費用が発生します。原状回復費用とは、賃貸契約時と同様の状態に戻すための費用です。例えばオフィス内を内装工事した場合などは、元の状態に戻さなければいけません。賃貸オフィスの場合の原状回復費用は坪単価によって決まる傾向にあり、場合によっては高額な費用が必要となるでしょう。 内装・利用時間の自由度の違いレンタルオフィスは、原則決まった内装・レイアウトで利用します。自社の都合に合わせて内装などを変更できないため、比較的自由度は低いといえるでしょう。また利用時間は、レンタルオフィスの営業時間によって異なります。従って契約する際はオフィスを利用したい時間帯に営業しているかどうかを確認することが大切です。 一方、賃貸オフィスは内装やレイアウトを自由に設計できます。また24時間利用できる場合が多いため、比較的自由度は高いといえるでしょう。  レンタルオフィスの特徴と向いている企業 ここからは、レンタルオフィスの特徴と向いている企業を紹介します。レンタルオフィスのメリット・デメリットを詳しく解説しているので、契約を検討している方は参考にしてください。 レンタルオフィスのメリット レンタルオフィスの主なメリットは、主に以下の通りです。 ● 初期費用を抑えやすい● 短期間でも利用できる● 利用開始までが早い レンタルオフィスは一般的な賃貸借契約ではなく、施設利用契約を結びます。そのため礼金や前家賃といった初期費用が不要で、使いたい期間のみ利用することが可能です。業務に必要な机や椅子などの家具家電・設備は一通りそろっているため、オフィスを使いたいタイミングですぐに利用できるのも魅力です。 レンタルオフィスのデメリット レンタルオフィスを利用するデメリットは、主に以下の通りです。 ● 面積当たりのコストが高い● セキュリティ面が脆弱 レンタルオフィスは初期費用を抑えられるものの、坪単価当たりのコストは割高です。また水道・光熱費が発生しない分、ランニングコストが抑えられるように感じますが、毎月の利用料の中に含まれています。そのため大人数でレンタルオフィスを利用すると、ランニングコストが高くなりやすいでしょう。 またレンタルオフィスはさまざまな方が利用しているため、賃貸オフィスよりも情報管理に力を入れなければいけません。特に多くの方が集まるスペースでは情報漏洩に注意し、徹底した情報管理が不可欠です。 レンタルオフィスが向いている企業 レンタルオフィスの利用が向いている企業の特徴は、以下の通りです。 ● 創業間もないフェーズの企業● 規模の小さな企業● 初期費用を極力抑えながら起業したいと考えている企業● オフィスの移転を考えている企業 レンタルオフィスは初期費用を抑えられるため、オフィスを構える費用をできるだけ削減したい企業に向いています。賃貸オフィスを借りる場合、多くの初期費用が必要となり、それによって資金不足に陥ることは避けたいと考える方も多いでしょう。レンタルオフィスであれば初期費用を削減でき、事業に必要な資金を確保しやすいです。 また短期間でのオフィス移転を考えている方は、レンタルオフィスの利用がおすすめです。レンタルオフィスであれば原状回復費用が不要なため、退去にかかる費用も削減できます。 賃貸オフィスの特徴と向いている企業 ここからは、賃貸オフィスの特徴と向いている企業を紹介します。賃貸オフィスのメリット・デメリットを詳しく解説しているので、契約を検討している方は参考にしてください。 <h3>賃貸オフィスのメリット</h3> 賃貸オフィスを借りるメリットは、主に以下の通りです。 ● 内装などの自由度の高い● セキュリティ性が高い● 従業員数の増員に対応しやすい 賃貸オフィスは貸主と賃貸借契約を結び、自社の業務内容に合わせて内装やレイアウトを調整できます。従業員数に合わせて机の配置を調整したり、おしゃれな内装に変えたりすることも可能です。その結果、従業員にとって働きやすい空間を作りやすいでしょう。 また賃貸オフィスは原則、自社の従業員しか利用しないためレンタルオフィスよりもセキュリティ性が高いです。外部に情報が漏れる心配が少なくなり、取引先や関係企業からの信頼も得やすいでしょう。 賃貸オフィスのデメリット 賃貸オフィスを利用するデメリットは、主に以下の通りです。 ● 初期費用がかかる● 原則、年単位の契約になる● 審査がある 賃貸オフィスはレンタルオフィスよりも初期費用が高額です。具体的な金額は契約内容によって異なるものの、敷金や礼金、前家賃、仲介手数料などを支払う必要があります。そのため事業資金に余裕がなければ、賃貸オフィスを借りた後の業務に支障をきたすでしょう。 また賃貸オフィスは一般的な賃貸物件と同様に年単位の契約となるため、短い期間の契約は難しいです。高額な初期費用を払える財力と契約できる信頼力がなければ審査に通るのも困難であり、ある程度の実績は必要といえるでしょう。 賃貸オフィスが向いている企業 賃貸オフィスが向いている企業の特徴は、主に以下の通りです。 ● 従業員が増えてきた● 自社独自の内装やレイアウトにしたい● オフィスの規模を拡大したい● 地域密着型の事業を展開している 賃貸オフィスを利用すると内装やレイアウトなどの自由度が高くなるため、オフィスに独自性を持たせたい企業におすすめです。例えばデザイン事業を展開している企業が内装をデザインすれば、自社の魅力を感じられるオフィスを構えられるでしょう。また地域密着型の企業は賃貸オフィスを構えることで、地域に根差した事業を展開しているとアピールしやすくなります。 まとめ レンタルオフィスは初期費用を抑えながら、オフィスを構えることが可能です。短期間の契約にも対応しており、必要に応じたオフィス利用ができるでしょう。一方、賃貸オフィスは内装やレイアウトなどの自由度が高く、独自性を表現しやすいです。企業規模が大きい場合は、ゆとりを持ったオフィスを構えられます。 東京・大阪で賃貸オフィスを探している方には「オフィスの総合窓口」の利用がおすすめです。オフィス街の主要な物件を全て網羅しているため、条件に合った物件を紹介しやすいです。また事業用（事務所・店舗）の賃貸物件の紹介に特化しており、高い情報収集力によって適切なサポートを行っています。オフィスを借りたいとお考えの方は、ぜひオフィスの総合窓口までご連絡ください。

オフィス移転や事務所移転の際は、やるべきことが多数あります。適切なタイミングで漏れのないように進めるには、計画書の作成が必要です。本記事では移転計画書の作成方法や、オフィス移転の流れを解説します。 オフィス移転・事務所移転の準備には、半年から1年はかかります。規模によっては数年かかるケースもあるため、スムーズに進めるためにも計画書の作成が必要です。 本記事ではオフィス移転や事務所移転における、計画書の重要性や作成のポイントなどを解説します。オフィスの移転を検討中であれば、ぜひ参考にしてください。 オフィス移転に計画書が重要である理由 オフィス移転を成功させるためには、計画書の作成が必要です。オフィス移転は、少なくとも6カ月以上前から準備を始めたい大規模なプロジェクトです。移転日から逆算して、いつまでに何をすべきか分かるように計画書を作成して準備を進めましょう。 オフィス移転に計画書の作成が重要である主な理由は次の2つです。 スケジュール管理のため> オフィス移転の際は、物件探しや契約、現オフィスの解約、引っ越しなどやるべきことが多数あります。移転計画書を作成すれば、どのタイミングで何をやれば良いかが明確になるため、遅延のトラブルを回避できるでしょう。万が一、遅延が起こった場合でも、余裕を持ったスケジュールを組んでおけば対処できます。 重要な手続きの漏れをなくすため オフィスの移転計画書を作成して、やるべきことを洗い出しておけば、重要な手続きの漏れを防げます。例えば、オフィスの賃貸契約を解約するときは、いつまでに通知が必要かが契約書に記載されています。解約通知が遅れると、新オフィスと旧オフィスの家賃を二重に支払う期間が長期化する恐れが生じてきます。 また取引先への移転連絡通知が遅れたり、連絡が漏れたりすれば、業務に支障を来してしまうでしょう。オフィスの移転計画書を作成しておけば、スムーズに必要な手続きを進められます。 オフィスの移転計画書作成のポイント ここからはオフィスの移転計画書を作成するときのポイントを解説します。 移転の目的を明確にする オフィス移転を成功させるには、最初に移転の目的を明確化することが重要です。移転理由が曖昧なまま移転先の物件を決めた場合、後から従業員の不満が生まれてしまう場合があります。 オフィス移転の代表的な目的として、次のようなことが挙げられます。 ● 社員数の増加によるオフィス面積の拡大● テレワーク推奨によるオフィス面積の縮小● 生産性向上のためにオフィス環境の改善● 企業イメージの向上● 経費削減 まずは現在のオフィスの問題点を洗い出し、移転の目的を明確にして移転計画書に記載しましょう。 移転先に求める条件を決める 移転の目的が明確になれば、移転先に求める条件を決めやすくなります。具体的に、次のような条件をまとめておきましょう。 ● 立地● 予算● 移転希望日● 面積● レイアウト 希望するエリアや駅からの距離、予算の上限、移転希望日はできるだけ明確に決めておきましょう。なお、予算は新しいオフィスの賃料だけでなく、移転にかかる費用や現オフィスの原状回復工事にかかる費用も含めて考える必要があります。 オフィスの面積は、社員一人当たり2.5〜3坪が推奨されています。テレワークを導入している場合は常に全社員が出社しているわけではないため、出社率を加味して算出すると良いでしょう。デスクの配置、会議室の有無といったレイアウトも、希望があれば書き出しておきます。 優先順位や確認事項を記載する 移転先の希望条件を100％満たす物件が見つからない場合もあるため、優先順位や確認すべき事項をオフィスの移転計画書に入れておきましょう。 確認すべき事項の例は次の通りです。 ● 賃料・共益費・敷金・保証金・更新料などが予算内に収まるか● 必要な台数分の駐車場があるか● 十分な面積があるか● オフィスビルの利用可能時間が就業体制に合っているか● 飲食店や金融機関、クリニックなどの周辺環境が整っているか● 内装工事業者の指定があるか 現在のオフィスの契約状況を確認する 現在のオフィスの契約状況を確認して、移転計画書に入れておくことも重要です。主に以下の内容を確認しておきましょう。 ● 解約予告期間● 原状回復工事の範囲、期間、指定業者の有無● 不要な家具などの廃棄方法● 敷金の返還時期 解約予告期間とは、物件を退去する意思をどのくらい前までに伝える必要があるかを定めた期間です。オフィスや店舗は3〜6カ月ほど前が一般的です。居住用賃貸物件よりも長く設定されているため、契約書を見て確認しておきましょう。 敷金の返還時期は、一般的に賃貸借契約書に記載されています。基本的に、原状回復工事が済んでから返還されるため、新オフィスの敷金には充当できないことが多いです。 移転に必要な工事のスケジュールを調整する オフィスを移転する際は、電気工事や電話工事など、さまざまな工事が必要です。業者への依頼が必要なため、移転希望日までに必要な工事が完了するよう、スケジュールの調整が必要です。移転に必要な工事と目安の時期を移転計画書に入れておきましょう。 各種届出や印刷物を準備する オフィスを移転する際は、法務局や税務署、消防署、社会保険事務所、金融機関など、さまざまな機関に届出が必要です。届出は移転前に行うものと移転後に行うものがあり、それぞれ提出期間が設けられています。届出が必要な時期になったらすぐに書類を提出できるよう、計画書に届出の時期を記載しておきましょう。 また名刺や封筒、パンフレットなど移転後にすぐ必要になる印刷物も余裕を持って準備してください。自社サイトの更新も必要になるため、作業日程を管理しておきましょう。 移転スケジュールを作成する オフィス移転の大まかなスケジュールを作成して移転計画書に記載しておきましょう。オフィス移転の流れについて、詳細は後述します。 オフィス移転には多くのタスクが発生するため、スケジュールにチェックリストを書き込んでおくと作業漏れを防げます。スケジュール通りには進まない可能性もあるため、調整が必要なときは対応できるよう余裕を持たせておくことが大切です。 オフィス移転の流れ オフィス移転の準備を始める時期は会社の規模によって異なりますが、6カ月以上前から準備を始めるのが一般的です。移転日から逆算するとスケジュールを組みやすくなるでしょう。オフィス移転の一般的な流れをご紹介します。 オフィス移転の6カ月より前まで オフィス移転の6カ月より前までには、次のことを行っておきましょう。 ● 移転の目的を明確化する● 移転計画を立案する オフィスを移転する6カ月より前までには、事務所移転の目的を明確にして、移転計画を立案します。およその費用も試算して移転計画書を作成しましょう。 オフィス移転6カ月前 オフィス移転の6カ月前には、次のことを行いましょう。 ● オフィス移転のプロジェクトチームの立ち上げ● 移転スケジュールの作成● 新オフィスの選定● 旧オフィスの解約通知● 引っ越し業者や内装業者の選定 6カ月前になったら、移転プロジェクトチームを立ち上げましょう。各部署から選出し、その中からリーダーを決めるのがおすすめです。今後の具体的なスケジュールも作成しましょう。 移転先は不動産会社に探してもらったり、不動産ポータルサイトを活用したりすることで探せます。計画した条件から絞り込んで物件を探しましょう。希望する物件が見つかれば、不動産会社へ連絡します。 旧オフィスの解約予告期間を確認の上、解約通知も忘れずに行ってください。原状回復工事にかかる費用が移転の予算に影響を及ぼす場合もあるため、原状回復工事の見積もりも依頼しておきましょう。 オフィスを移転する際は、引っ越し業者や内装業者、ITインフラ業者など、各専門業者に依頼が必要です。依頼する業者の選定も、このタイミングで行いましょう。 オフィス移転4～5カ月前 オフィス移転の4〜5カ月前には以下のことを行いましょう。 ● 新オフィスのレイアウトの決定● 工事の手配・打ち合わせ● 家具や設備の準備、セキュリティーなどの検討 オフィスを移転する4〜5カ月前には、新オフィスのレイアウトを決めます。現在のオフィスで抱える課題を解消し、社員が働きやすい動線を確保したレイアウトを検討しましょう。 レイアウトが決まったら、内装工事の業者から見積もりを取って契約を結びます。前もって移転先の管理会社に内装の工事業者に指定があるかを確認しておきましょう。並行して、引っ越し業者などとの打ち合わせも進めます。 またオフィスを移転したらすぐに仕事に取り掛かれるよう、新オフィスで使用する家具や設備の準備を行う他、セキュリティー設備などの手配も必要です。オフィスの移転計画書を作成時に、新オフィスに持って行くものと廃棄するものを選別しておけば、新しく購入すべきものをスムーズに手配できます。 オフィス移転2～3カ月前 オフィス移転の2〜3カ月前には、以下のことを行いましょう。 ● 取引先への連絡● 印刷物やホームページなどの住所変更準備● 社内向けの説明会実施 オフィス移転に伴い、取引先には請求書や契約書などの登録情報を変更してもらう必要があります。各部署から連絡が必要な取引先の宛先を取りまとめ、あいさつ状の送付リストを作成しましょう。移転後のトラブルを防ぐためにも、2～3カ月前には移転の案内状を発送することをおすすめします。 また金融機関や業務委託している機関にも、住所変更の連絡が必要です。リース会社やレンタル会社、新聞購読などのサービスを利用している場合は、漏れずに連絡しておきましょう。 名刺や封筒、請求書、社判、ゴム印など自社の住所が入ったものは多数あるため、移転後にすぐ使えるように準備が必要です。ホームページには2カ月前頃から移転の告知を掲載し、移転後すぐに新住所や電話番号に更新できるよう準備しておきます。 この時期には移転プロジェクトチームが中心となり、社内で移転説明会を実施して、移転の目的や内容を周知しましょう。 オフィス移転1カ月前～当日 オフィス移転1カ月前から当日までの間には、以下のことを行いましょう。 ● 移転前に必要な届出● 引っ越し作業 移転前は電気・ガス・水道や電話回線、インターネット回線、郵便局、消防署などへの届出が必要です。また引っ越し当日に向けて梱包作業を進め、新オフィスで使わない備品は廃棄処理を行います。 移転当日は役割分担をして作業を進めましょう。新事務所に運ばれた荷物は開梱し、正しく搬入されているかを確認します。 オフィス移転後 オフィスの移転後にも、やるべきことがあります。期日までに漏れなく完了しましょう。 ● 移転後に必要な届出● 旧オフィスの原状回復工事と引渡し● 銀行口座やクレジットカードの住所変更 オフィス移転後は法務局に「本店・支店移転登記申請書」、税務署には「異動届出書」「給与支払事務所等の解説・移転・廃止届出書」など、さまざまな届出が必要です。 年金事務所の「健康保険・厚⽣年⾦保険適⽤事業所名称/所在地変更届」は移転後5日以内に届出が必要なので、早めに書類を準備して遅れないように提出しましょう。 解約日までに原状回復工事を完了させ、旧オフィスを引渡します。原則、貸主指定の業者が工事を行うので、相見積もりを取るように交渉しましょう。 また移転後はすぐに、銀行口座やクレジットカードの住所変更を行います。手続き方法を事前に確認し、必要書類をそろえておくとスムーズです。 【まとめ】オフィスや事務所の移転は計画書を作成して進めよう オフィス移転の準備は一般的に、6カ月以上前から始めます。移転の目的を明確にしたら移転計画書を作成し、スケジュールに沿ってやるべきことに取り掛かりましょう。 株式会社エステートエージェンシーは、関西や東京の事業用賃貸物件に特化した不動産会社です。関西・東京エリアの賃貸事務所・賃貸オフィス・貸事務所の物件を中心とした不動産紹介サイト「オフィス賃貸の総合窓口」を運営しており、これまでの累計契約件数は2,000件以上です。 お問い合わせ後は、2名体制でご要望にマッチした物件をご紹介します。レイアウトやOA機器などの提携専門業者のご紹介も可能です。関西や東京でオフィス・事務所の移転をお考えの方は、ぜひご相談ください。

賃貸事務所を借りる際、火災保険に入るべきか悩む方もいるでしょう。本記事では、賃貸事務所に火災保険の加入が必要な理由や加入しなかった場合のリスク、保険の種類などを解説します。賃貸事務所の保険で悩んでいる方は、参考にしてください。 賃貸事務所では、住宅のように火を使わないことがほとんどのため「火災保険に入る必要はないのでは？」と思う方もいるでしょう。結論からいえば、賃貸事務所に火災保険は必要です。 たとえ火を使わなくても、火災が発生するケースがあるからです。また自社から火が出ないように十分気を付けていても、周囲のテナントから出た火が燃え移る可能性もあります。 本記事では、賃貸事務所に火災保険が必要な理由や保険の種類、費用の目安などを解説します。 賃貸事務所に火災保険は必要？ 事務所内でストーブやコンロを使うことはなく喫煙もしない場合、火災保険は必要ないと感じる方もいるでしょう。しかし、賃貸事務所でも火災保険に加入した方が得策です。 貸主に火災保険の加入を求められる 賃貸事務所の火災保険は、法律上では任意です。しかし、ほとんどの賃貸事務所では、火災保険への加入が契約の条件となっています。 また賃貸事務所の火災保険加入は法的な義務がないといっても、加入しておかなければ万が一のときに、膨大な金額の損害賠償を請求される恐れがあります。事務所内で火を使わないといっても、火事の原因はタバコやコンロなどからの出火のみではありません。火を使わなくても出火の可能性はあります。 賃貸オフィスに多い火災理由 オフィスで発生する火災の原因は、蛍光灯やLEDなどの照明器具やコード類、差し込みプラグなどの配線器具からの発火が大半です。 例えば、照明器具は長期間使用していると部品が経年劣化し、発熱や発火を起こす場合があります。LEDに適合しない照明器具にLEDの電球を取り付けるなど、照明器具と電球の組み合わせを誤ることで火災につながるケースもあります。 また電源プラグとコンセントのすき間に埃がたまり、発火につながるトラッキング現象も、オフィス火災に多い原因です。パソコンやコピー機などの電源プラグはコンセントに差し込んだままになりやすいため、トラッキング現象が発生するリスクが高いです。どのようなテナントでも、身近な場所から発火して電気火災が起こる可能性があります。自社のためだけでなく、貸主や他社に損害賠償が必要になったときのためにも、火災保険には入っておくべきです。 以上の理由から賃貸事務所の火災保険は、たとえ法的な義務はなくても加入が必須と考えましょう。 賃貸事務所で火災保険に入っていないとどうなる？ 「火を使うことがないから」「義務ではないから」といって、賃貸事務所で火災保険に入らなかった場合はどうなるかを確認しておきましょう。 自社が火元の場合 事務所内で火を使わなくても火災が発生する可能性はあります。万が一、自社が火災を発生させた場合、多額の損害賠償が発生する場合があります。火災の程度によっては、億単位の賠償金が発生する可能性があるため、保険に入っていないと賠償金を全て自社で支払うのは難しいでしょう。 他のテナントが火元の場合 先述のように、自社で火災を起こさないように注意していても、ビル内の他のテナントから火が出る可能性があります。火が燃え広がれば、自社の事務所にも被害が及ぶかもしれません。 その場合、火元側に重大な過失があれば損害賠償してもらえます。しかし、火元側に重大な過失がないと認められた場合は失火責任法が適用されるため、損害賠償を請求できません。火災保険に入っていなければ、自社が火元でない場合でも火災による被害を自社でカバーしなくてはいけなくなります（※）。 ※：e-Gov 法令検索.「明治三十二年法律第四十号（失火ノ責任ニ関スル法律）」.https://laws.e-gov.go.jp/law/132AC1000000040/ ,（参照2024-12-23）. 賃貸事務所の火災保険の種類 賃貸事務所で入るべき火災保険は主に3種類あります。 ● 借家人賠償責任保険● 個人賠償責任保険● 家財保険 それぞれ補償の対象が異なるため、どのような内容か確認しておきましょう。 1. 借家人賠償責任保険 借家人賠償責任保険とは、事務所の貸主に対する損害賠償を補償する保険です。補償内容は火災だけでなく、爆発事故や破壊なども対象です。 万が一、自社が火災を発生させてしまった場合、膨大な金額の賠償金が請求される可能性があります。自社の蓄えだけでは支払えない場合もあるでしょう。そのため賃貸契約を結ぶときは、借家人賠償責任保険を含んだ火災保険の加入が条件となることが多いです。保険の名称は保険会社によって異なることがあるため、契約時に確認しておきましょう。 2. 個人賠償責任保険 個人賠償責任保険とは、他のテナントに対する損害賠償を補償する保険です。自社が火元となって火災が発生し、周囲のテナントまで延焼した場合、損害賠償を求められることがあります。そのようなときに個人賠償責任保険に入っていれば補償を受けられます。火災だけでなく、ガス爆発や水漏れなども補償の対象です。 また窓ガラスを割ってしまったり、所有物を壊してしまったりした場合など、日常のトラブルにも利用できます。 3. 家財保険 家財保険とは、物件内に置いていた家財の損害を補償するものです。先に紹介した2つの保険は貸主や周囲のテナントに対する保険ですが、家財保険は自社の損害に対して補償してもらえる保険です。 火災が発生して、事務所の家具やパソコンなどを全て買い替えなくてはいけなくなると、多額の費用がかかります。家財保険に加入しておけば補償が適用されるため、被害を抑えられるでしょう。 補償の対象は保険会社によって異なりますが、爆発や水漏れなども対象となる場合が多いです。契約する際は、補償対象の範囲を確認しておきましょう。ただし、補償の対象となるのは自社の所有物のみなので、コピー機やパソコンなどをリースやレンタルで利用している場合は対象外です。 火災保険特約とは？ 賃貸事務所の火災保険は、借家人賠償責任保険、個人賠償責任保険、家財保険の3つが基本ですが、特約を付けると補償の範囲を広げられます。一般的な火災保険だけでは不安な場合、特約の追加でより幅広いリスクに備えられるでしょう。 賃貸事務所の火災保険に付けられる特約を、代表して2つ紹介します。ただし、特約の名称や補償内容は保険会社によって異なるため、ご注意ください。 データ損害補償特約 賃貸事務所向けの火災保険特約には、データ損害補償特約があります。データ損害補償特約とは、火災などによって大切なデータが失われたときに、そのデータの修復や再作成にかかる費用を補償する特約です。 事務所内では顧客や取引先の情報、営業資料や財務関連の資料、社員の個人情報など、重要なデータを多数保管しているでしょう。これらのデータが災害などによって失われた場合、業務に支障を来してしまいます。 データが失われたときのリスクに備えたい場合は、データ損害補償特約を検討しましょう。 休業損失補償特約 休業損失補償特約とは、火災などの災害で事務所を利用できなくなり、やむを得ず休業する場合の補償です。事務所が火災に遭った場合、一般向けの住宅とは異なり、会社の利益に影響します。長期間の休業が必要になれば、大きな損失となるでしょう。 休業損失補償特約が付帯した火災保険に加入すれば、火災などで休業を余儀なくされた場合に、本来得られるはずであった利益分が補償されます。補償される金額は、休業日数や粗利益などを基準に算出されますが、限度額もあるため加入を検討するときは確認しておきましょう。 賃貸事務所の火災保険の費用目安は？ 火災保険は払い続けていくものなので、費用がどのくらいかかるか気になる方もいるでしょう。火災保険の費用目安を解説します。 賃貸事務所の火災保険料は1年で1～3万円が目安 賃貸事務所の火災保険の費用は、事務所の規模や補償内容によって異なりますが、一般的には1年で1～3万円程度が目安です。2年払いにするとさらに割安です。保険料を節約するなら、2年分まとめて支払うのが良いでしょう。 保険料は企業によって異なる 賃貸オフィスの火災保険料は、企業によって異なります。保険料はフロアの面積や補償内容によって異なるからです。火災保険に入るときは補償内容をよく確認し、自社にとって必要な内容が過不足なく補償される商品を選びましょう。 また火災保険に入るときは、補償額を確認しておく必要があります。補償額が低過ぎると、万が一のときにも十分な補償を受け取れない可能性があります。オフィス内の家具・設備・パソコンなどを新たに買い直す際に費用が不足しないよう、必要な補償額を把握しておきましょう。 さらに、ビル内のテナント数の把握も必要です。入居しているテナント数が多ければ、自社が火元となって火災が発生した場合に多くの企業に損害を与えてしまうため、損害賠償の規模に関係します。ビルの貸主から火災保険を指定されることもありますが、自社で選ぶときは複数の商品を比較して自社に合うものを選ぶことが大切です。 【まとめ】賃貸事務所は自社に合う火災保険に入ろう 賃貸事務所の火災保険に加入した場合の費用は企業によって異なるものの、目安は年間1～3万円程度とさほど高くはありません。火災が発生した場合の損害を考えると、火災保険に入らないのはリスクが高過ぎます。火災などの災害は、いつ起こるか分かりません。自社で十分な防火対策を取っていても、他社のテナントから火が出て自社に燃え移る可能性があります。賃貸事務所はビルのオーナーとも補償内容を相談して、自社に合う火災保険に入りましょう。 株式会社エステートエージェンシーは、関西と東京の事業用賃貸に特化したサイト「オフィス賃貸の総合窓口」を運営しています。これまでに累計契約件数2,000件以上の実績があり、関西、東京エリアの賃貸事務所・賃貸オフィスの物件を中心に紹介しています。物件の内覧手配や条件交渉、契約調整、レイアウトなどを全面的にサポートしますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。

賃貸オフィスの移転は企業の成長に関わる重要なプロジェクトです。オフィス移転が成功すれば業務の効率化やビジネスチャンスの拡大に期待できます。賃貸オフィス選びを失敗しないためには、求める条件を明確にすることが大切です。本記事では、賃貸オフィスの選び方を流れに沿って解説します。 オフィスの老朽化や企業体制の変化でオフィスの移転を検討している場合、何から始めれば良いか分からないことがあるかもしれません。オフィスの移転は流れに沿って行えば、自社に適したオフィスをスムーズに見つけられます。 本記事では、賃貸オフィスの選び方を流れに沿って解説します。 失敗しない賃貸オフィスの選び方 オフィスは選び方次第で、従業員のやる気を高めたり、企業のブランドイメージを構築したり、ビジネスの成長に寄与したりする重要な要素になります。そのため賃貸オフィスを選ぶ際は、まずエリアや賃料、広さなどの基本的な条件の確認はもちろん、内見を重ねて自社に最適なオフィスを見つけることが大切です。 以下では、賃貸オフィスの失敗しない選び方について順を追って説明します。 条件を決める 賃貸オフィスを選ぶ際は、まず条件を決めることが大切です。条件を明確にして物件数を絞ることで効率的に物件探しを行えます。賃貸オフィスに求める条件は企業により異なりますが、一般的にオフィス選びの条件として挙げられる項目は以下の通りです。 ● 立地● 賃料● 広さ● セキュリティ● 設備 各項目について解説します。 立地 オフィスの立地は、企業のブランディングに影響を与える要素の一つです。オフィスの需要が高いエリアは賃料が高くなる傾向にありますが、利便性が高く人気のある場所にオフィスを構えれば、商談や採用活動を有利に進められるかもしれません。 また、交通の便が良く最寄りの駅から徒歩圏内のオフィスは、業務効率を高める効果に期待ができます。顧客がオフィスに来ることが多い場合は、駅からの距離だけでなく、オフィスが分かりやすい場所にあることも重要です。 さらに、立地の良いオフィスは従業員の通勤にかかる負担も軽減できます。交通手段は電車やバスだけでなく、自転車や自家用車も考えられるため、駐輪場や駐車場の有無の確認も重要です。 賃料 オフィスの賃料は、利便性が高く人気のあるエリアほど高く、郊外になるほど低くなる傾向にあります。来客が少ない業種や自家用車で出勤する従業員が多い職場、リモートワークが多く出社する従業員が少ない職場の場合は、郊外のオフィスも選択肢に入れると良いでしょう。 また、賃貸オフィスの場合、一般的に初期費用として敷金・保証金・礼金・共益費・火災保険料・仲介手数料などが必要です。敷金は賃料の12カ月分程度が一般的で、初期費用の合計は賃料の15倍程度になることもあります。賃料と利便性を考慮し、予算に合う賃料の物件を探しましょう。 広さ オフィスの広さは事務所衛生基準規則により定められており、従業員一人当たりに必要な気積（床面積×高さ）は10㎥とされています（※）。 一般的なオフィスの天井の高さは2.6m程度のため、一人当たりに必要な床面積は次のように算出されます。 10㎥÷2.6m≒3.84㎡（約1.16坪）※受付や会議室等は除く 従って、従業員一人当たり1.16坪以上の広さが確保できるようなオフィスを選びましょう。来客が多い業種や大型の機器が必要な業種などでは、より広い面積が必要になる場合もあります。 ※参照：中央労働災害防止協会　安全衛生情報センター.「事務所衛生基準規則 第二章 事務室の環境管理（第二条－第十二条）」https://www.jaish.gr.jp/anzen/hor/hombun/hor1-2/hor1-2-36-2-0.htm ,（参照2024-10-30）. セキュリティ 賃貸オフィスは安全性確保のため、セキュリティ体制の整備が必要です。セキュリティシステムや防犯カメラの導入有無を確認しておきましょう。 設備 賃貸オフィスに求められるものは企業により異なるため、必要な設備があるオフィスを選ぶことが大切です。オフィスを選ぶ際に確認したい代表的な設備は次の通りです。 ● エレベーター● メールボックス● トイレ● ゴミ集積所● 空調設備● 照明設備● 駐車場・駐輪場 条件の優先順位を決める 賃貸オフィスに求める条件を明確にしたら、それぞれの条件の優先順位を決めましょう。条件の優先順位を決める理由は、全ての条件を満たす物件に巡り合うことは難しいためです。 なお、優先順位を決める際は、事業の成長を見据えて数年先の状況まで想定して考えると良いでしょう。早期の引っ越しを避けるため、企業の将来性を考えて適切な広さや設備のオフィスを選ぶことが大切です。 不動産会社を選ぶ 不動産会社によって取り扱う物件・対応・仲介手数料などは異なります。より理想的なオフィスに出会うためには、いくつかの会社に問い合わせて比較するのがおすすめです。不動産会社を比較する際のポイントは次の通りです。 ● 希望条件に合う物件を紹介してくれるか● 物件の良いところだけでなく注意点も教えてくれるか● 問い合わせたときにレスポンスは早いか なお、賃貸オフィスを取り扱う主な不動産会社には、大手不動産会社と地元の不動産会社があります。大手の不動産会社は幅広いネットワークがあり、全国で多くの物件を取り扱うため、エリアが決まっていないときや異なるエリアの物件を比較したいときに向いています。 一方、地元の不動産会社は、特定のエリアの物件に強く、周辺の環境や治安など物件情報だけでは分からないことを教えてもらえるところが特徴です。地元の不動産会社は紹介できるエリアが絞られるため、希望のエリアが決まっているときに向いています。 条件に合うオフィスを探す 不動産会社を選んだら、不動産会社に希望するオフィスの条件を伝え、条件に合う物件をいくつか紹介してもらいましょう。最初は条件全てに当てはまる物件を探し、見つからなければ優先順位の低い条件から順に外していきます。 賃貸オフィスの内見を行う 条件に合う賃貸オフィスが見つかれば、内見を行います。内見は資料では分からない物件の詳細な情報を知るために必要です。内見の際は、オフィス内だけでなく共用スペースも確認しておきましょう。内見時にチェックしたいポイントは次の通りです。 ● オフィスの広さや導線● ビルの外観● エントランスやエレベーター、トイレなど共用スペースの管理状況● 空調設備の数と位置● 電気容量● セキュリティの状況● 駐車場や駐輪場の広さや管理状況● 他のテナント 共用スペースの広さや管理状況は、会社の第一印象になることがあります。従業員だけでなく来社したお客さまも利用するため、管理ができていなければ企業のイメージを下げる恐れがあります。 また、複数のテナントが入っているオフィスビルの場合は、他のテナントのチェックも重要です。入居するテナントの業種はビル全体の雰囲気に影響します。企業のイメージに合わないテナントが入居しているビルは、避けた方が無難です。 オフィスの周辺状況をチェックする オフィスの周辺状況でチェックしたいポイントは次の通りです。 ● 最寄り駅やバス停までの距離● 治安● 金融機関や郵便局の有無● 飲食店やコンビニの有無 最寄り駅やバス停が徒歩圏内であれば、通勤や来客の負担を減らせます。また、治安が良いことは安心して働くために必要な条件です。犯罪発生状況は、警視庁の犯罪発生情報マップで確認できます（※）。 オフィスの近くに飲食店やコンビニがあればランチや休憩に利用でき、従業員のモチベーションアップにつながります。金融機関や郵便局はスムーズに業務を行うために必要です。 ※参考： 警視庁.「犯罪発生情報マップ」. https://map.digipolice.jp/policy.html ,（参照2024-11-28）. 契約内容を確認する 条件に合うオフィスが見つかれば賃貸借契約の締結を行います。賃貸借契約書には入居中や、退去時の規則が記載されています。契約書の内容に抵触すると退去を求められる可能性もあるため、契約前に内容を理解しておくことが重要です。契約書に疑問や不明な箇所があれば、契約成立前に確認しておきましょう。 賃貸借契約書の記載事項 賃貸借契約書の主な記載事項は、下記が挙げられます。 l 使用目的l 貸借期間l 契約解除l 禁止事項l 原状回復義務l 特約事項l 保証金l 契約金l 賃料l 支払方法 賃貸オフィスの場合、使用目的に制限があったり、契約解除事項や禁止事項を設けていたりするケースがあります。業務内容が該当しないかどうかを確認しておきましょう。長期的な契約を予定している場合は、今後の事業展開や変更なども視野に入れる必要があります。 入居期間、更新条件、解約に関する事項は物件により異なります。賃貸借契約書には更新料や解約予告期間、退去までの流れも記載されているため確認が必要です。特約事項は、借主と貸主が合意した特別な条件がある場合に設けられるものです。 また、賃貸オフィスは退去時に原状回復義務が発生します。原状回復の範囲や費用負担も賃貸借契約書に記載されているため、確認しておきましょう。 賃貸オフィスの選び方をマスターして最適な物件を見つけよう オフィスは単なる作業スペースではありません。自社にとってより良いオフィスを契約すれば、業務効率や従業員のモチベーションの向上、企業のブランディングにもつながります。オフィスに求める条件を明確にし、優先順位を立てた上で、複数の不動産会社に相談し、自社に最適な物件を見つけましょう。契約後のトラブルを防ぐために、契約前に契約書の内容を確認しておくことも大切です。 オフィス賃貸の総合窓口は、東京と関西の賃貸オフィス・賃貸事務所の物件を紹介している事業用賃貸に特化したサイトです。これまでの累計契約件数は2,000件以上であり、オフィス街の主要な物件は網羅しています。専任のエージェントが物件の内覧手配・条件交渉・契約調整・レイアウトまでサポートするため、ご要望にマッチした物件の紹介が可能です。 会員登録すれば、ご希望の物件の情報を無料でお届けします。オフィスの移転を検討中の方はぜひチェックしてみてください。

オフィスを移転するときには、まず購入か賃貸かを決めなくてはいけません。購入か賃貸かは、経済状況や今後の展開を考慮して選ぶことが大切です。本記事では、オフィスの形態によるメリットとデメリットを解説します。 オフィスを設ける方法は購入と賃貸があります。購入と賃貸は双方にメリットとデメリットがありますが、近年は働き方の多様化からさまざまな形態の賃貸オフィスが登場している状況です。 本記事では、オフィスの役割や賃貸オフィスの種類と特徴を解説します。オフィスの移転を検討中の方は、ぜひ参考にしてください。働き方が多様化する昨今におけるオフィスの役割 従来のオフィスは従業員が集まり働く場所でしたが、近年はパソコンがあればオフィス以外の場所でも問題なく仕事ができるようになりました。また、フレックスタイム制やハイブリッド勤務など働き方も多様化し、時間や場所にとらわれる必要もなくなりつつあります。事業環境や働き方の変化により、オフィスの見直しや移転を検討している企業もあるでしょう。 昨今のオフィスは単なる働く場所としての役割だけでなく、従業員同士のコミュニケーションの場としての役割も求められています。メールや電話でもコミュニケーションは取れますが、対面でのやり取りよりもスムーズさに欠けます。また、普段からコミュニケーションを取る機会があれば業務を円滑に進めたり、ミスを防いだりすることも可能です。さらに、オフィスがあれば複数人での会議や来客にも迅速な対応ができます。オフィスは事業の成長に関わるものなので、自社の業務内容や利用目的に合うところを選ぶことが大切です。 オフィスを構える方法は購入と賃貸の2パターン オフィスを構える方法は購入と賃貸の2パターンがあります。購入と賃貸の違いを解説します。 資産として残せるのは購入 オフィスを購入すれば、自社の資産となります。資産としての減価償却費を経費として計上できることもメリットです。 また専有部分の使用に関しては制限がないことが多いため、レイアウトやデザインだけでなく使い方も自由で、空いている部屋があれば貸し出して家賃収入を得ることもできます。 しかし、固定資産税や建物のメンテナンス費用が必要です。また、業務形態や従業員数に変化があった際に拡張や縮小などに対応しにくい場合があります。 変化に対応できるのは賃貸 賃貸オフィスは、業務形態や従業員数に変化があれば引っ越しして柔軟に対応できます。購入する場合よりも初期費用を抑えられ、共用スペースのメンテンスの必要もありません。また、賃料は経費として計上可能です。 しかし、家賃を払い続けても資産になることはなく、経済状況によっては賃料が上がる可能性があります。 賃貸オフィスの種類と特徴 働き方の変化により、企業が求めるオフィスの形が多種多様になりました。そのため、従来の従業員が集まり働く場所としてのオフィス空間だけでなく、柔軟性や効率性に特化したタイプのオフィスも登場しています。それぞれに契約形態や初期費用、月額費用、退去時の原状回復の内容が異なるため、状況に応じて選ぶことが大切です。ここでは、主な賃貸オフィスの種類と特徴を解説します。 賃貸オフィス 賃貸オフィスは賃貸契約を締結する従来型のオフィスのことです。賃貸オフィスの入居には審査が必要で、初期費用として保証金・敷金・礼金・前家賃・前共益費・仲介手数料・火災保険料・内装費用などがかかります。退去時には原状回復も必要です。 賃貸オフィスを借りるには手間や費用はかかりますが、オフィスビル内の一室を借りるため、自社の業務に合わせたレイアウトやデザインが可能で、従業員のモチベーションアップやブランディングにも効果が期待できます。 レンタルオフィス レンタルオフィスは、共用オフィスの一部のフロアや専用の個室ブースを、必要な期間だけ借りる形態のオフィスのことです。必要な備品が揃っているため、契約後すぐに利用開始できます。 賃貸オフィスよりも初期費用を抑えることができ、光熱費や清掃サービスもレンタル料に含まれるため、経費の予測がしやすくなります。 また、契約期間を柔軟に設定できるため、短期のプロジェクトの間だけ利用したい場合や、成長段階の企業にとって利用しやすい形態です。 レンタルオフィスは、法人登記や住所利用も可能です。しかし、坪単価では賃貸オフィスよりも割高になるため、長期的に利用するとコストが高くなる可能性があります。 シェアオフィス シェアオフィスは一つの部屋を複数の利用者でシェアする形態のオフィスです。レンタルオフィスとは異なり、利用できる席が決まっていないフリーアドレス制が一般的です。そのため少人数の利用に適しています。必要な備品が揃っているため、契約後すぐに利用開始できます。 料金体系は月額制とドロップイン（一時利用）があり、個室ブースを利用するレンタルオフィスよりもリーズナブルで、保証金・敷金・礼金など初期費用も不要であることが多いです。光熱費や通信費はレンタル料に含まれるため、固定費を削減できます。しかし、複数の利用者が同じ室内にいるため、情報の漏えいや機密情報の取り扱いには注意が必要です。 コワーキングスペース コワーキングスペースは、同じ空間でさまざまな人が働くこと点はシェアオフィスと共通ですが、とりわけ交流が重視されていることが特徴です。コワーキング（Coworking）は、Co（共同で）とWorking（働く）を組み合わせた造語で、共同で働く場所を意味します。シェアオフィスよりも利用者同士の交流が活発なため、新たな発想や着眼点、人脈を作りたい事業者に適しています。料金体系は月額制とドロップインで、保証金・敷金・礼金など初期費用は不要です。 賃貸オフィスのメリットとデメリット 働き方の多様化により、さまざまな形態の賃貸オフィスが登場している一方で、従来型の賃貸オフィスには根強い人気があります。 ここでは、賃貸オフィスのメリットとデメリットを解説します。 賃貸オフィスのメリット 賃貸オフィスには6つのメリットがあります。 ●    初期費用を抑えられる●    移転や拡張ができる●    取引先や金融機関からの信用を高められる●    メンテナンス費用が不要●    自由なレイアウトが可能●    来客対応に向いている それぞれを詳しく解説します。 初期費用を抑えられる 賃貸オフィスの場合は、購入するよりも初期費用が抑えられることがメリットの一つです。また、賃料や管理費は経費として扱うこともできます。 オフィスを購入すれば最終的に資産として残せたり、ビル名に企業名を入れたりできますが、オフィスを購入するためには頭金や諸経費など多額の初期費用に加えて、固定資産税や建物のメンテナンスのための費用が必要です。 移転や拡張ができる 賃貸オフィスは移転が可能な点もメリットです。オフィスを移転する理由は、従業員の人数の増減・事業の成長・建物の老朽化などさまざまな事柄がありますが、拡張や収縮などの状況に合わせたオフィスを借りることは、生産性の向上やコストカット、人材の確保につながります。 取引先や金融機関からの信用を高められる 賃貸オフィスを構えることで、取引先や金融機関からの信用を高められる点は、大きなメリットです。賃貸オフィスを契約する際は、経営状態や事業内容の審査が行われます。そのため、新しく仕事を依頼しようとしたり、取引を始めたりする場合に、相手にとってオフィスを構えていることが信用基準の一つにもなるからです。 メンテナンス費用が不要 オフィスや建物のメンテナンス費用が不要な点もメリットに挙げられます。賃貸オフィスは、管理会社が共有部分のメンテナンスを行うため、借主には管理や清掃の負担がありません。共用部分はエントランス・廊下・エレベーター・給湯室・トイレなどが該当します。 自由なレイアウトが可能 賃貸オフィスは、レンタルオフィスやシェアオフィスと異なり自由なレイアウトが可能です。業務に必要な設備を揃えたり、動線を意識して机や椅子などを配置したりすることで作業の効率化が期待できます。また、オフィスの内装を自社のカラーやオリジナリティを意識したデザインにすれば、自社らしさを印象付けられるため、ブランディングにも有効です。 来客対応に向いている 賃貸オフィスは室内を自由にレイアウトできるため、来客時にも必要な会議室や応接室などを用意できます。レンタルオフィスやシェアオフィスなど、他の形態のオフィスではカフェや貸し会議室を利用しなければならないため、来客が多い場合は賃貸オフィスが適しています。 賃貸オフィスのデメリット 一方、賃貸オフィスのデメリットには次の4つが挙げられます。 ● 初期費用がかかる● 家賃を支払い続ける必要がある● 契約期間の縛りがある● 原状回復工事が必要 それぞれに解説します。 初期費用がかかる 賃貸オフィスは、レンタルオフィスやシェアオフィスなど他の形態の賃貸オフィスよりも初期費用が高くなります。賃貸オフィス契約時には、敷金・礼金・前家賃・仲介手数料などが必要です。賃貸オフィスにかかる初期費用は物件により異なりますが、家賃の1年〜1年6カ月分が目安とされています。 家賃を支払い続ける必要がある 賃貸オフィスを借りている期間は家賃の支払いが続きます。賃貸オフィスは自社の所有物ではないため、長期間にわたり家賃を払い続けても資産として残せない点はデメリットでしょう。 また、賃料は物価高騰や固定資産税が増えるなど、社会の経済状況により上がる可能性がある点も考慮しなければなりません。 契約期間の縛りがある 契約期間の縛りがある場合、賃貸オフィスのデメリットにつながることもあるでしょう。賃貸オフィスには契約期間が設定されており、契約の種類により期間や更新できるかどうかが異なります。普通型賃貸借契約の場合の一般的な契約期間は2年間が多いですが、契約が満期になっても更新すれば継続して利用できます。定期建物賃貸借契約の場合は、契約時に決められた期間で契約が終了し、更新や延長、中途解約は認められないため注意が必要です。 原状回復工事が必要 賃貸オフィスは、退去時に借りたときの状態に戻す原状回復工事が必要です。原状回復の範囲は契約内容により異なりますが、基本的な範囲は次の通りです。 ● 壁、天井、床のクリーニングや貼り替え● 持ち込んだ家具や備品、入居時に施工したカーペットやパーテーションの撤去● 電気、電話配線● 看板の撤去 原状回復工事にかかる費用は、オフィスが広くなるほど高くなる傾向があります。費用相場は、小・中規模オフィスの場合は坪単価5〜12万円程度、大規模オフィスの場合は坪単価10〜17万円程度が目安です。同じ広さでも手を加えた箇所が多くなるほど工事箇所が増えるため、費用は高くなる点はデメリットでしょう。 賃貸オフィスはメリット・デメリットを知り慎重に検討しよう オフィスを構える方法は、購入と賃貸があり、賃貸にもさまざまな形態があります。それぞれにメリットとデメリットがあるため、オフィスを構える際には事業内容・財務状況・今後の展開など自社の状況を考慮して、適した条件のオフィスを選ぶことが大切です。 株式会社エステートエージェンシーは、東京と関西で賃貸オフィス・事務所探しのお手伝いをしています。事業用の賃貸に特化しており、累計契約数は2,000件以上の実績があります。オフィス賃貸の総合窓口では、駅近・貸会議室有・築浅などタイプ別検索、エリア別人気物件、主要駅ワンクリック検索などこだわり条件から物件検索が可能です。 なお、気になる物件があれば、そのままサイトから問い合わせが可能です。専任のエージェントが2名体制で、内覧手配から条件交渉、契約調整、レイアウトまでサポートします。 またアフターフォローも徹底しており、定期的にご訪問・ご連絡し、ご要望に応えます。オフィスの移転を検討している方はぜひご相談ください。

賃貸オフィスの家賃相場は、エリアや立地、社会の動向、空室率、周辺エリアの賃貸オフィスの数や床面積など、複数の要因によって変動します。適正家賃は売上総利益の10～20％とされているので、自社の家賃の目安を把握した上で、ニーズや予算に合った物件を選びましょう。賃貸オフィスを探すとき、一つの基準になるのが家賃（賃料）です。オフィスの家賃は物件によって異なりますが、相場を知らないまま物件を探すと後悔する原因となります。そのため、賃貸オフィスを探す際は適正な家賃の目安を事前にチェックした上で、自社の状況や目的に合った物件かどうかを確認しましょう。本記事では、賃貸オフィスの家賃相場の動向や家賃の目安を確認する方法、家賃に影響を与える要因について解説します。さらに記事の後半では、賃貸オフィスの家賃を安く抑える方法もご紹介しますので、ぜひ最後までお読みください。【東京・大阪エリアの賃貸オフィスの家賃相場】賃貸オフィスの家賃は、オフィスの床面積の他、地域や立地、空室状況など複数の要因によって決まります。そのため、◯坪のオフィスなら月々◯円と断言することはできませんが、地域ごとにおおよその相場があります。以下では東京と大阪エリアの主要地区における募集賃料の相場（円/坪）をまとめました。なおオフィスの規模は大規模が200坪以上、大型は100坪以上200坪未満、中型は50坪以上100坪未満、小型は20坪以上50坪未満となっています。上記の表を見ると、同じ東京都・大阪市であっても、地域によってオフィス家賃の相場に大きな違いがあることが分かります。例えば丸の内や新宿、梅田といった主要なビジネス地区は、企業の本社などが集中するエリアでもあることから、オフィス家賃は他のエリアよりも割高に設定されています。またこれらのエリアは複数の鉄道路線が交差する好立地であることも家賃が割高になっている理由の一つです。一方、五反田エリアや東・南池袋エリア、南森町、江坂といったエリアは他のエリアよりもオフィス家賃の相場が低めになっています。ただ、その分アクセスなどに難があるケースも多いので、家賃だけでなく他の要素も比較し、慎重に検討することが大切です。【適正なオフィス家賃の確認方法】オフィスの家賃は、毎月定額で支払っていかなければならない固定費の中でも特に大きな割合を占める支出です。収入に見合わない家賃を支払い続けていると経営を圧迫してしまう恐れがあるため、自社における適正なオフィス家賃を確認しておく必要があります。オフィスの適正家賃は、一般的に売上総利益の10～20％以内に収めるのが理想とされています。売上総利益は売上高から売上原価を差し引くことで求められますが、月々の売上総利益には変動があるので、年間の売上総利益を用いて計算するのが一般的です。例えば年間売上高が1億円、年間売上原価が4,500万円だった場合、年間売上総利益は1億円 - 4,500万円 ＝ 5,500万円となります。このうち10～20％を家賃に充てるとすると、年間家賃の目安は5,500万円 × 10～20％ ＝ 550万円～1,100万円です。これを月額に換算すると、約46万～92万円が月額家賃の目安となります。もちろん上記はあくまで目安ですが、この範囲を大幅に超えなければオフィス家賃が経営を圧迫するリスクは少なくなるでしょう。【賃貸オフィスの家賃に影響を与える要因】前述の通り、賃貸オフィスの家賃はさまざまな要因によって変動します。物件の家賃が相場より低い、または高い場合は以下の要因による影響を大きく受けている可能性があります。1.周辺エリアのオフィスの数や床面積賃貸オフィスの家賃は室内の床面積に左右されるというのは周知の事実ですが、その物件の床面積だけでなく、周辺エリアのオフィスの床面積にも注意が必要です。ここで言う床面積とは、そのエリアにある全オフィスの床面積の合計を指します。周辺エリアのオフィスの床面積が小さい地域の場合、物件の競争率が高い分、家賃が高くなる傾向にあります。逆に周辺エリアのオフィスの床面積が大きい地域はさほど競争が激化しないため、賃料に与える影響も少ない傾向にあります。同様に、周辺エリアのオフィスの数も賃料の変動に影響を与えるので、候補としている物件だけでなく、周辺エリア一帯の物件の動向もチェックしておくと良いでしょう。2.空室率物件全体の室数に対する空室の割合（空室率）は、オフィスの家賃に大きな影響を与える要因の一つです。空室率が高いオフィスは入居率を上げるために、家賃を下げて集客を図るケースが多々見受けられるからです。逆に空室率が少ない物件は、わざわざ家賃を下げる必要がありません。そのため、周辺相場と同等か、あるいはそれ以上の家賃に設定されているケースが多いようです。3.社会の動向その物件の周辺エリアでオリンピックなどの大きなイベントや再開発が行われる予定がある場合、国内外の投資家たちによる物件の買い取りが盛んになります。また買い取った物件は、高い家賃で貸し出される傾向にあり、家賃相場が割高になりやすいと言われています。なお大型イベントが原因だった場合は、イベント終了後に投資家たちが物件を手放すケースが多く、家賃相場も次第に下がっていく傾向です。4.新築ビルの建設周辺エリアで新築ビルが建設される予定がある場合、他のエリアから企業が移転してくる可能性が高くなります。その結果、既存のオフィスの空室率が高くなるため、家賃の相場が下がることが想定されます。【賃貸オフィスの家賃を抑える方法】賃貸オフィスの家賃をできるだけ抑えたい場合は、以下の方法を実践してみましょう。1.礼金のない物件を探すオフィスを借りる際は、敷金や礼金、保証金、仲介手数料、火災保険料などの初期費用が必要になります。このうち、特に大きな割合を占めるのが敷金・礼金です。敷金は家賃の1～12カ月分、礼金は家賃1～3カ月分に相当します。賃貸オフィスの場合、敷金なしの物件は少ないですが、礼金に関しては0円に設定されているところも多いので、初期費用を抑えたいのなら礼金なしの物件を探してみましょう。なお敷金に関しては、オフィスを退去する際、修繕費用（原状回復費用）を差し引いた分が返金されます。2.家賃相場の安いエリアを中心に物件を探す前述の通り、家賃相場はエリアによって大きな差があります。家賃相場が安いエリアを中心に物件を探せば、人気エリアではなかなか手が届かない大規模または大型オフィスを借りることも可能となります。ただ、家賃の安いエリアにはそれなりの理由があり、最寄り駅から遠い、災害リスクがあるなどの難点がある場合がほとんどです。特に注意したいのはエリア一帯の建物の築年数で、1981年以前の旧耐震基準で建築された建物は、耐震性が不十分である可能性があります。耐震性が不十分な物件に入居すると、大規模な地震が発生した場合に建物や家財、人命に大きな損害が出てしまう恐れがあります。コストを抑えるためにどうしても古い物件を選ぶ必要があるという場合は、耐震改修工事が行われているかどうか事前にチェックしておきましょう。3.賃料を交渉する賃貸オフィスは、インターネットなどで公開されている募集賃料と、実際に支払った契約賃料に差があるケースが多く見られます。そのため募集賃料を鵜呑みにせず、あらかじめオーナーと交渉をすることも賃料を安く抑えるコツです。交渉の際は、周辺オフィスの賃料相場が交渉材料となります。インターネットで調べる他、実際に足を運んでヒアリングするなどして相場を把握し、賃料の交渉を有利に進めましょう。【まとめ】賃貸オフィスの家賃相場をチェックしてから物件を探そう賃貸オフィスの家賃相場は、地域や立地、空室率、社会の動向などによって大きく変動します。家賃は毎月の固定費の一つなので、自社の売上に対する適正家賃の目安を踏まえつつ、おおよその家賃相場から物件エリアを絞り込みましょう。ただ、同じエリアでも条件によって家賃に差があるので、なるべく複数の物件を比較し、慎重に検討することが大切です。株式会社エステートエージェンシーの「オフィス賃貸の総合窓口」では、東京と関西の賃貸オフィスを、エリアやオフィスのタイプ、賃料、坪数などの条件から絞り込み検索できます。最寄り駅からの所要時間や築年数、設備などのこだわり条件も指定できるので、自社のニーズにぴったりの物件を手軽に探し出せます。気になる物件があれば、簡単なフォーム入力だけで問い合わせることもできるので、東京や関西エリアで賃貸オフィスをお探しの方はぜひオフィス賃貸の総合窓口をご利用ください。

オフィスの移転費用は会社の規模や従業員数、内装へのこだわりによって大きく変動します。本記事では、新オフィス移転時の費用や現オフィス引き渡し時（退去時）の費用、さらに費用を抑えるポイントまで解説します。各項目の費用目安を参考に、自社の場合をシミュレーションしてみましょう。 「オフィスの移転を考えているけど、費用の目安が分からない！」という方も多いのではないでしょうか。企業にとってオフィスの移転は大きな決断です。業務への影響や社員の満足度を考慮し、慎重に進める必要があります。 本記事では、新オフィスへの移転時にかかる費用から、現オフィスの引き渡し時（退去時）の費用、その他の諸費用、そして移転費用を抑えるポイントまで詳しく解説します。この記事を参考に、効率的かつ経済的なオフィスの移転を実現しましょう。【オフィスの移転費用の概算】 オフィスの移転にかかる費用は引っ越し費用だけではありません。新オフィス移転時や現オフィスの引き渡し時（退去時）、さらには住所変更に伴う法務局での手続きなど、さまざまな場面で費用が必要です。 ほとんどの場合、費用は1坪当たりや社員1人当たりで設定されており、会社の規模により異なります。以下で、オフィスの移転にかかる各費用の概算をまとめています。【新オフィスへの移転時にかかる費用】 以下で、新オフィスへの移転時にかかる費用を5つ紹介します。 1. 引っ越し費用 新オフィスへの移転にかかる引っ越し費用は、社員1人当たり約2万〜5万円が目安です。 オフィスの引っ越しには配線やレイアウトの変更など、通常の引っ越しとは異なる専門的な作業が含まれます。さらに複合機のようなOA機器の取り扱いには、専門知識が欠かせません。社員が自分たちで運搬することでコストを削減しようとした場合、共用スペースを破損させて賠償責任が発生するリスクもあります。 そのため、オフィスの引っ越しは専門業者に依頼するのがおすすめです。 2. 賃貸借契約費用 新オフィス移転時の賃貸借契約費用とは、オフィスを借りる際に必要な初期費用のことです。主に前家賃・敷金（保証金）・礼金・仲介手数料・火災保険料があり、以下に各費用の目安をまとめています。なお、敷金は原則退去時に返却されますが、償却費が設定されている場合、その分は戻ってきません。償却費は、主に個人オーナーのビルで見られ、大手ビルではあまり設定されないことが一般的です。また、原状回復工事費が発生した場合、その費用が差し引かれた金額が返金されます。3. 内装工事費用 新オフィスの内装工事費用は、1坪当たり約10万〜30万円が目安です。この費用には、パーテーションの設置や個室の作成、床材や壁紙の施工、照明の設置などが含まれ、レイアウトやデザイン、機能性へのこだわりによって費用は異なります。 なお、内装工事には以下3つの区分があります。 A工事 オーナーが費用負担・業者選定をする工事B工事 入居者が費用負担し、オーナーが業者選定をする工事C工事 入居者が費用負担・業者選定をする工事 借主である入居者が工事する業者を選べるのは、C工事です。対してB工事はビルの管理会社が指定する業者が工事を行います。なおB工事には、一般的に空調設備や防災設備が含まれます。B工事はC工事より費用が高くなる場合があり、新築やハイグレードなビルではC工事が許可されないケースも多いです。 4. インフラ整備費用 新オフィスのインフラ整備費用は、1坪当たり約5万～15万円が目安です。 この中にはネットワークや電気、電話、セキュリティシステム、サーバー、防災設備などの設置費用が含まれます。高度なセキュリティシステムやサーバーを導入すると費用が上がりますが、フリーアドレスの採用で、固定電話の設置費用を抑えることも可能です。 5. オフィス家具購入費用 新オフィスのオフィス家具購入費用は、社員1人当たり約5万～30万円が目安です。 オフィス家具には、オフィスで使用するデスクや椅子、キャビネット、パーテーション、応接セット、会議用テーブルなどが含まれ、費用はオフィスの規模や従業員数、設備により異なります。 現オフィスのオフィス家具を一部再利用することで、購入費用の削減も可能です。そのため、どのオフィス家具を新調し、どれを転用するかを慎重に見極めましょう。 【現オフィスの引き渡し時（退去時）にかかる費用】 以下で、現オフィスの引き渡し時にかかる費用を2つ紹介します。 1. 原状回復工事費用 現オフィスを引き渡す（退去する）際に必要な原状回復工事費用は、50坪未満の小規模オフィスで1坪当たり3万～8万円、50坪以上の中・大規模オフィスでは1坪当たり10万～20万円が目安です。 民法第621条により、賃貸物件の借主には、物件の使用中に生じた損傷を退去時に修復し、原状回復する義務があります。 またオフィスレイアウトや空調設備を大幅に変更した場合は、さらに追加の費用がかかる可能性がある点を押さえておきましょう。 原状回復の範囲は契約によって異なります。場合によっては工事業者が指定されていることもあるため、契約内容をしっかり確認しましょう。なお、敷金を支払っている場合、原状回復工事費用は敷金から差し引かれることが一般的です。 ※参照：e-Gov法令検索「民法」.“（賃貸借の解除の効力）”.https://laws.e-gov.go.jp/law/129AC0000000089 ,（参照2024-10-15）. 2. 不用品の処分費用 現オフィス引き渡し時（退去時）に発生する不用品の処分費用は、2トントラックで約7万～9万円、4トントラックで約10万～15万円が目安です。 オフィス移転時には、古くなったオフィス家具やOA機器などの不用品が大量に出ることがあります。特に産業廃棄物に該当するものは、法律に基づいて適切に処理する必要があるため、専門の業者に依頼するのが一般的です。業種によって発生する廃棄物の種類や量が異なるため、処分費用も変わってきます。 処理を外部に委託する際には委託契約を締結し、自社の産業廃棄物が適切に処理されているかを確認することが重要です。不正な処理が行われた場合、依頼者にも責任が及ぶことがあるため、注意しましょう。 また費用を抑えたい場合は、使えるものを不用品回収業者に買い取ってもらうことも一つの方法です。 【その他オフィスの移転にかかる諸費用】 オフィスの移転には、ここまで取り上げてきた新オフィス移転時や現オフィス引き渡し時（退去時）にかかる費用の他にも、さまざまな費用が発生します。 例えば、現住所が記載されている名刺や会社案内、封筒などの印刷物を作り直す費用や、新オフィスにIDカードやセキュリティカードが必要な場合は、これらの作成費用もかかります。費用は社員1人当たり約1万～2万円が目安です。 さらに、オフィスの移転に伴い本店の所在地を変更する場合、法務局にて3万円（管轄内での移転）もしくは6万円（管轄外への移転）の登録免許税が発生します。 他にも、以下の公官庁への住所変更手続きも必要なので、忘れずに行いましょう。 ● 税務署● 年金事務所● 社会保険事務所● 公共職業安定所● 労働基準監督署● 消防署● 郵便局● 警察署　など なお、これらの手続きを司法書士に依頼する場合は、約10万～20万円の費用がかかることが一般的です。 【オフィスの移転費用を抑えるポイント】 オフィス移転では早めに計画を立て、効率的に無駄を省くことが重要です。ここでは、オフィスの移転費用を抑えるポイントを3つ紹介します。 1. 6カ月以上前には計画を立て始める オフィス移転の計画は、遅くとも6カ月前から始めましょう。 多くの賃貸契約では、解約の通知を6カ月前までに行う必要があります。期日を過ぎると、新旧オフィスの賃料が重複する事態を招き、無駄なコストが生じることにもなりかねません。早めに計画を立てることで契約のタイミングをうまく調整し、移転作業もスムーズに進められるでしょう。 また十分な準備期間の確保により、業者の選定や見積もりの比較、不用品の選別なども余裕を持って進められ、結果的にコスト削減にもつながります。 2. オフィス家具の購入コストを抑える まだ使えるオフィス家具を可能な限り再利用することは、移転費用の大幅な削減につながります。 また、使わなくなったオフィス家具は買取業者に売却も可能です。売却で得たお金を家具の新調費用に充てれば、トータルでみてコストを節約できるでしょう。また、居抜きのオフィスやセットアップオフィスを利用すれば、新たに購入する物をさらに減らせます。 廃棄する場合にも処理費用がかかるため、状態の良いオフィス家具は積極的に再利用・売却を検討しましょう。 3. 一括して同じ業者に依頼する オフィスの移転は、作業を一括して同じ業者に依頼することがおすすめです。 異なる業者にそれぞれの作業を依頼すると、費用が膨らみやすく、業者間の連携にも手間がかかります。一方、トータルでサポートしてくれる業者1社に一括依頼することで、作業の効率化とコスト削減が可能です。専門業者は、引っ越しから内装工事、現オフィスの原状回復まで一貫して対応してくれるため、作業の重複や無駄を省けます。 また工程管理や各関連会社との調整まで任せられるため、時間とコストの両面で効率的な移転が実現可能です。一括して同じ業者に依頼することは、担当者の負担軽減にも効果があります。 【まとめ】費用をシミュレーションして効率的なオフィス移転を実現しよう！ 本記事では、オフィスの移転に伴う費用の目安を、新オフィスへの移転時、現オフィスの引き渡し時（退去時）、その他の諸費用に分けて解説してきました。移転費用は会社の規模や社員数によって異なるだけでなく、オフィスの内装へのこだわり次第でも大きく変動します。 早めに準備を始め、しっかりと費用のシミュレーションをすることで、効率的なオフィス移転を実現できるでしょう。さらに、作業の効率化やコスト削減には、オフィス移転のトータルサポートが可能な専門業者に依頼するのもおすすめです。 株式会社エステートエージェンシーでは、物件の内覧手配や条件交渉、契約調整、レイアウトなど、オフィス移転に関するトータルサポートを提供しています。 大阪・東京を中心に幅広い物件情報を取り扱っており、お客さまのニーズに合った最適なオフィス探しをお手伝いします。ぜひお気軽にご相談ください。 

オフィスの移転は大規模なプロジェクトのため、スケジュールの組み方に悩む担当者もいるでしょう。移転日から逆算し、各種手続きの期限を気にかけながら進める必要があります。本記事では、オフィス移転のスケジュールや流れを詳しく解説します。 オフィス移転のスケジュールはオフィスの規模にもよりますが、おおよそ6カ月前から計画を立てていくのが一般的です。移転日から逆算して考えれば、より細かいスケジュールが立てやすくなります。 本記事では、オフィス移転の一般的なスケジュールと流れ、スケジュールを立てるときに気を付けたいポイントを解説します。 オフィス移転にかかる期間の目安 オフィス移転に要する期間は、およそ6カ月が一般的とされています。ただしオフィスの規模によっても前後するため、あくまで目安と考えておきましょう。大規模なオフィスの場合は移転に関する作業が膨大で、2年程度前から計画を進める方が良いケースもあります。一方で小規模なオフィスなら、準備期間は半年より短く済むかもしれません。 スケジュールを立てる際は、退去日より逆算して考え、自社の規模感ではどのくらいの期間がかかるのか試算すると、移転のスケジュールが組みやすくなるでしょう。 オフィス移転のスケジュール・流れ 一般的な中～小規模のオフィス移転を例に挙げ、具体的なスケジュールを紹介します。6カ月以上前から順に、移転の流れをチェックしていきましょう。 【オフィス移転6カ月以上前】 移転6カ月以上前にやるべきことは、以下の通りです。 ● 移転計画の立案● 移転目的の明確化 オフィス移転の案が浮上するタイミングはさまざまですが、移転の6カ月前までには計画を立てましょう。移転計画を立てる上で大切なことは、なぜ移転する必要があるのかという目的・理由の明確化です。目的を明らかにせずスタートしてしまうと、具体的な計画を練っていく中で、オフィス移転の方向性のブレが生じてしまいかねません。移転の目的例としては、従業員増加によるオフィスの快適性向上や、導線改善による社員間のコミュニケーション活性化などです。目的を明らかにすると、内装やレイアウトも決めやすいでしょう。 【オフィス移転6カ月前】 移転6カ月前にやるべきことは、以下の通りです。 ● プロジェクトチームの立ち上げ● 予算とスケジュールの策定● 新オフィスの選定● 旧オフィスの解約予約● オフィス移転の業者探し 移転目的が明らかになったらプロジェクトチームを発足します。意見に偏りが出ないよう各部署から数名ずつ選出し、その中から適任だと思われるリーダーを決定します。そのリーダーを中心に、従業員の適性を見てチームを編成していく流れが一般的です。 プロジェクトチーム発足後は、メンバーが中心となって予算や今後の具体的なスケジュールを決めていきます。同時に移転先の選定も始め、移転元の旧オフィスの解約予約および原状回復の確認も済ませておきましょう。なお、原状回復の必要範囲に応じて、予算は大きく変わってくるため要注意です。また新オフィスの選定には、チームメンバーの見立てだけでなく、従業員の意見を取り入れると失敗が少ないでしょう。新オフィスの候補物件が見つかったら、移転のために必要な業者を探していきます。移転業者の探し方のポイントについては後述します。 【オフィス移転5カ月～4カ月前】 移転5カ月から4カ月前にやるべきことは、以下の通りです。 ● 新オフィスのレイアウト決め● 内装の決定・工事の手配● 家具やOA機器の選定● 各業者との打ち合わせ 選定した新オフィスを元に、次はレイアウトと内装を決めていきます。ここでも従業員の意見や旧オフィスの改善点などを取り入れつつ、目的に応じたデザインを考えてきます。従業員の快適性や業務効率向上が移転の目的なら、採光性や導線に重きを置くと良いでしょう。壁紙をやさしい色合いにしたり、植物を多く取り入れたりするのも一つの手段です。内装を含めたレイアウトはチームで考える他、専門業者に設計を依頼する方法もあります。 レイアウト・内装が決まったら、そこに配置する家具とOA機器も選定していきます。まず旧オフィスから持っていく物・廃棄する物を選別し、移転先で新調した方が良い物を洗い出しておくとスムーズです。移動させる荷物量・廃棄量・新調する度合いによってそれぞれ費用も変わってくるので、移転業者との打ち合わせを重ね、決定していきます。 【オフィス移転3カ月～2カ月前】 移転3カ月から2カ月前にやるべきことは、以下の通りです。 ● クライアントや取引先への周知● 社内への周知● 書類や備品の住所変更● 新オフィスの施主検査 新オフィスの体裁も整い、移転が確実になったら、クライアントや取引先など外部に移転の旨を記した挨拶状を送ります。移転を知らせるべき相手をリストアップし、移転の理由を添えてハガキやメール、電話などでお知らせしましょう。 従業員に向けてはマニュアルを作ったり、説明会を開いたりしつつ移転の旨を伝えましょう。伝える内容はクライアント・取引先と大きく変わりませんが、業務に直結するため、移転に伴うスケジュール変更や内装情報はより詳しく伝えておくとスムーズです。また忘れてはいけないのが書類や備品の住所変更です。書類には契約書や請求書など、クライアントや取引先に関係する物も多くあります。社判や封筒などの住所を変更する際は、届け先の住所変更も合わせて済ませおくと、郵送トラブルを防げるでしょう。 移転3カ月から2カ月前には、入居前の最終チェックとして新オフィスの施主検査も済ませておきます。施主検査とは、内装や設備が契約通りになっているかを確認する検査です。 【オフィス移転1カ月前～当日】 移転1カ月前から当日にやるべきことは、以下の通りです。 ● 移転前の書類提出● 搬入・搬出の立ち合い● 旧オフィスの原状回復・引き渡し● ホームページなどで移転完了の周知 移転前に提出が求められる書類と手続きの期限は、以下の通りです。 ● 転居届：移転当日まで（※1）● 防火対象物使用開始届出書：移転当日の7日前まで（※2）● 防火対象物工事等計画届出書：内装工事着手の7日前まで（※3）● 自動車保管場所証明書（社用車の車庫証明書）：交付後1カ月以内（※4）● 事業開始等申告書：各都道府県の税務署により異なる 移転当日は搬入・搬出に立ち会い、搬入後は荷物や設備に傷は付いていないか、移動させる荷物は数がそろっているかなどをチェックしましょう。搬入まで無事終わったら、旧オフィスの原状回復後に引き渡しをします。なお原状回復工事は1カ月程度が目安ですが、それ以上かかるケースもあるため事前に確認しておきましょう。 オフィス移転が一通り済んだら、クライアントや顧客に向け、ホームページやSNSを通じて移転完了のお知らせを出します。 ※1参考：日本郵政.「転居・転送サービス」.“サービス内容”https://www.post.japanpost.jp/service/tenkyo/ ,（参照2024-09-09）. ※2参考：東京消防庁.「安全・安心情報」.“新たにテナントを使用する皆様へ”https://www.tfd.metro.tokyo.lg.jp/lfe/office_adv/tenants/index.html ,（参照2024-09-09）. ※3参考：東京消防庁.「安全・安心情報」.“防火対象物の使用開始の届出をしよう”https://www.tfd.metro.tokyo.lg.jp/lfe/office_adv/bouka/02.html ,（参照2024-09-09）. ※4参考：警視庁.「保管場所証明申請手続（窓口申請）」.“注意事項”https://www.keishicho.metro.tokyo.lg.jp/tetsuzuki/kotsu/hokan/syako_tetsuzuki/jidousha_syomei.html ,（参照2024-09-09）. 【オフィス移転後】 移転後にも以下の通り、やるべきことは残っています。 ● 移転後の書類提出● クレジットカードや銀行口座の情報更新 移転後に提出が求められる書類と手続きの期限は、以下の通りです。 ● 適用事業所名称／所在地変更（訂正）届：移転後5日以内（※1）● 労働保険名称、所在地等変更届：移転後10日以内（※2）● 雇用保険事業主事業所各種変更届：移転後10日以内（※3）● 本店・支店移転登記申請書：移転後2週間以内（※4）● 給与支払事務所等の開設・移転・廃止届出書：移転1カ月以内（※5）● 異動届出書：移転後速やかに 移転後の書類提出を進めつつ、法人契約のクレジットカードや銀行口座の住所変更も忘れず行いましょう。 ※1参考：日本年金機構.「適用事業所の名称・所在地を変更するとき（管轄外の場合）の手続き」.https://www.nenkin.go.jp/service/kounen/tekiyo/jigyosho/20141205.html,（参照2024-09-09）. ※2参考：東京ハローワーク.「適用事業所に関するQ&A」.“Q2　事業所の名称・所在地を変更した時の手続きは？”https://jsite.mhlw.go.jp/tokyo-hellowork/kakushu_jouhou/koyouhoken/koyouhoken/QA/tekiyoujigyousyo_qa.html,,（参照2024-09-09）. ※3参考：法務局.「商業・法人登記の申請書様式」.https://houmukyoku.moj.go.jp/homu/COMMERCE_11-1.html,（参照2024-09-09）. ※4参考：国税庁.「A2-7　給与支払事務所等の開設・移転・廃止の届出」.https://www.nta.go.jp/taxes/tetsuzuki/shinsei/annai/gensen/annai/1648_11.htm ,（参照2024-09-09）. オフィス移転のスケジュールを立てるときのポイント オフィス移転には多くの作業や手続きが必要となるため、スケジュールの立て方次第ではスムーズに進行しない場合があります。そこで次に、オフィス移転のスケジュールを立てるときに意識したいポイント・注意点を3つチェックしていきましょう。 余裕のあるスケジュール設定 移転の計画を立てるときにまず意識したいのが、余裕を持ったスケジュールを設定することです。前述の通りオフィス移転にかかる期間は、6カ月程度であることが一般的です。長期のプロジェクトを進行する中で、予期せぬ計画変更やトラブルなどで予定がずれることも珍しくありません。タイトなスケジュールにしてしまうと、途中で挽回することは難しく、最後まで予定がずれ込んだままになってしまうかもしれません。スケジュールにゆとりを持たせておけば、多少のずれであれば帳尻を合わせられるでしょう。 具体的なチェックリスト作成 オフィス移転前にチェックリストを作成しておくことも、スケジュールを立てる上で重要なポイントの一つです。先述の通り、長期にわたる作業量の多いプロジェクトでは、「どこまで進めたか？」「これはすでに終えたか？」、「次は何をやるべき？」などといった状況の混濁が起こりやすくなります。 そこでオフィス移転に向けてやるべきことを具体的に洗い出し、チェックリスト化しておけば、後はその内容に沿って進めていくだけです。一目で誰がどこまでやったかの進行具合が分かるため、チームで進行していくプロジェクト全体に向いています。 各種手続きの期限に注意 オフィス移転のためのスケジュールを立てるときは、各種手続きの期限にも気を配らなければなりません。チェックリストの中には多少遅れても支障がないタスクもあれば、期日どおりの進行が求められるものもあります。 期日を守らなければならないのが、税務署や法務局といった各種公的機関への届出です。これらの手続きは、それぞれに提出・申請期限が設けられています。移転前・移転後〇日以内に提出といった情報をしっかり把握しておきましょう。 オフィス移転業者の選び方 スケジュール通りに移転を進めるためには、業者選びも鍵となります。最後に、オフィス移転業者を選ぶ上で注目したいポイントを3つ紹介します。 実績の多さ 移転業者を選ぶときに、まず注目したいのが実績数です。実績の数は、顧客にどれだけ信頼されているかの指標となります。オフィス移転は一般的な引っ越しとは違うため、同じようなケースの実績数に注目してみてください。加えて、実際に利用した方からの口コミや評価をチェックしておくと失敗が少ないでしょう。 専門性 何を強みにしているのかといった専門性も、オフィス移転業者を選ぶ上では見逃せないポイントです。業者の専門性と移転の目的・理由が合致していないと、希望通りの結果にならないかもしれません。例えば、業務の効率性や導線を重視する企業が、デザイン力を強みとする業者に依頼しても思うような結果にはならないでしょう。企業側の理想にマッチする専門性を持つ業者に依頼するのがおすすめです。 対応範囲・サポート体制 多くの作業を伴うオフィス移転で、大きなポイントとなるのが対応範囲の広さです。内装工事だけ、OA機器設置だけといった特定の部分に対応する業者もいれば、レイアウト設計からアフターフォローまでワンストップで対応する業者もいます。 そこまで大規模な移転でない・自社でまかなえる部分がある場合は前者でも問題ありませんが、大規模な移転で自社の人材だけでは作業量が十分確保できない場合は、トータルで任せられる業者を選ぶのがおすすめです。アフターフォローまで対応してもらえる業者に依頼すれば、移転後の思わぬトラブルが発生した際もサポートしてもらえるでしょう。 オフィス移転は計画的に！信頼できる業者に依頼しよう！ オフィスの規模にもよりますが、オフィス移転には、6カ月程度の期間が要するので計画的に準備を進めることが必要です。オフィス移転の目的が定まったら、プロジェクトチームを立ち上げ、予算やスケジュールを定め、信頼できる業者選びを進めましょう。 関西で実績数・専門性・対応範囲の広さを満たす業者を探しているのであれば、株式会社エステートエージェンシーへぜひご相談ください。オフィス・店舗といった事業用の賃貸に特化しており、累計契約件数は2000件以上にのぼります。株式会社エステートエージェンシーが運営する「オフィス賃貸の総合窓口」からお申し込みいただければ、専任のエージェントが2名体制で物件の内覧手配からレイアウト、アフターフォローまでトータルでサポートします。実績豊富なOA機器などの提携業者の紹介も可能なため、スケジュールを滞らせることなく移転を進めたい方はぜひご相談ください。

オフィス移転には、さまざまな手続きや届出が必要です。そのため移転前にチェックリストを作成・確認しておくと、当日までスムーズに移転準備が進みます。本記事では、移転に備えておきたいチェックリストの内容を一つずつ解説します。 「オフィスの移転を考えているけれど、どのような流れで行えば良いのか分からない」という方もいるでしょう。オフィス移転に当たっては行わなくてはならない手続きが複数あり、事前に計画を立てて進めることが求められます。 そこで本記事では、オフィス移転に当たって行う必要があることを、スケジュールの目安とともに解説します。記事の内容を参考にチェックリストを作り、抜け漏れを防いで手続きを進めてください。 ★【事前準備と計画】オフィス移転の目的を明らかにする オフィス移転に向けて動き出す前に、まずは移転の目的を明らかにしておきましょう。オフィス移転はビジネスの質にも影響する重要なプロセスです。「ただ新しくしたいから」「環境を変えたいから」といった単純な理由では、移転先選びに失敗してしまい、さまざまな部分に悪影響が及びかねません。 オフィス移転の目的として、代表的なものは以下の通りです。 ● 従業員増加による十分な作業スペース確保（業務の効率化）● 快適なオフィスを提供し、従業員の満足度アップ● 行き来しにくい動線を改善し、社員間のコミュニケーション活性化● オフィス運営にかかる全体的なコスト削減● 洗練されたオフィスに一新し、ブランドイメージの向上 オフィス移転の目的を明らかにするとともに、より具体的な方向性を決めるためには、従業員に対して事前にヒアリングを行っておくのがおすすめです。現在のオフィスに改善してほしい点はあるか、どのような環境であればより働きやすいと感じるかなどを聞いておきましょう。従業員からヒアリングした内容も踏まえ、移転の目的を言語化してください。 ★6カ月前まで：オフィス移転のためのチェックリスト オフィス移転の目的が明確になったら、移転に関する具体的なスケジュールを立て、準備を進めていきましょう。ここでは6カ月前までにするべきことをご紹介します。以下のチェックリストをお役立てください。 【チェックリスト】①プロジェクトチームの立ち上げ②予算とスケジュールの策定③新オフィスの選定④旧オフィスの解約予約⑤オフィス移転の業者探し ここからは、それぞれの項目についてするべきことを詳しく解説します。 ①プロジェクトチームの立ち上げ オフィス移転が決定事項となったら、プロジェクトチームを立ち上げます。ただ人材を確保するだけではなく、代表者となるプロジェクトマネージャーをはじめ、部門ごとのリーダーを決定しましょう。 大規模な企業のプロジェクトマネージャーは総務部から、中・小規模の場合は社長や経営の主格となる層から選出するのが一般的です。また各部門の人材は、各部署から数名ずつ配置すると、意見や方向性のバランスが偏らずに済みます。 なおオフィス移転の目的に基づき、チームメンバー全員の役割と責任を明らかにしておくと進行がよりスムーズです。 ②予算とスケジュールの策定 プロジェクトチームが立ち上がったらまず確認しておきたいのが、オフィス移転の費用とスケジュールです。オフィス移転にかかる費用としては、以下のようなものがあります。 ● 新オフィスの内装工事や引っ越し業者に支払う費用● IT機器の移設費用● 旧オフィスの原状回復にかかる費用 特に注意したいのが原状回復費用です。賃貸契約の内容によっては借主が負担することもあれば、保証金や敷金から相殺されることもあり、一定ではありません。これらはオフィス移転の費用を大きく左右する上、借主側で工事の手配が必要かどうかも変わってきます。旧オフィスの契約内容を改めて見直し、予算を立てる流れにすると良いでしょう。 またオフィス移転のスケジュールは、引っ越し当日や内装工事日、業務再開日など、ステップごとに細かく決定しておくことが大切です。いずれも業務再開日から逆算すると、リミットが分かりやすくなります。例えば、9月1日が業務再開日なら、遅くても8月31日までには引っ越しを完了しておくなどです。 スケジュールを組み立てる際は、余裕を持った期日を設定するのがおすすめです。また何から手を付けたら良いかが分かるよう、優先順位を明記しましょう。 スケジュールは作業の進み具合により、一度立てた内容から変更せざるを得ない場合もあるでしょう。進捗状況を確認の上、柔軟に調整するのがおすすめです。 ③新オフィスの選定 決定した予算とスケジュールを元に、次は新オフィスを探していきます。新オフィスを決めるに当たっては、従業員からヒアリングした内容を考慮しつつ、以下の条件をリスト化しておくと効率的です。 ● 立地● 利便性● 広さや間取り● セキュリティ● 電話やインターネット環境 なお新オフィスの決定で大切なのは、実際に足を運んで環境をチェックしてみることです。周辺の騒音や採光性、エレベーターや階段といった共用部分の環境、夜間の人通りなど、現地でしか分からないことも多くあります。 また足を運ぶときは内装工事やレイアウトを想定し、照明や空調設備の種類、光の当たり具合を確認しておきましょう。内装やビル全体の環境だけではなく、近くにコンビニや飲食店があるか、郵便局や病院はあるかなども確認しておくと良いです。 ④旧オフィスの解約予告 新オフィスの計画と同時に、旧オフィスの解約予告も進めなければなりません。賃貸契約書には、いつまでに解約を申し出なければいけないかの期限（解約予告期間）が記載されています。なお一般的な解約予告期間は、解約日の3〜6カ月前までです。解約予約をせずに退去すると、違約金や翌月分の賃料が発生する恐れがあります。 契約内容によっては、解約予告期間が定められておらず、いつでも解約の申し出が可能なケースもあります。ただし余計なトラブルを避けるため、遅くとも3カ月までには解約予約をしておくのがおすすめです。また申し出の内容に認識のずれが生まれないよう、解約予約は書面を介して行いましょう。 ⑤オフィス移転の業者探し オフィス移転には、オフィスの賃貸契約に限らずさまざまな手続きが必要です。そのため6カ月前には必要な作業を依頼できる業者探しも行いましょう。移転作業をお願いすることになる業者は、以下の通りです。 ● 不動産業者（新オフィスの仲介）● 引っ越し業者（旧オフィスからの荷物移動）● 内装業者（新オフィスのレイアウト設計・内装工事）● オフィス家具業者（デスクやチェアなど、オフィス家具の手配）● OA機器業者（パソコンやプリンターなどOA機器の手配）● 原状回復業者（旧オフィスの原状回復） 設計・施工など、いくつものステップに分かれるものは、ワンストップで任せられる業者を選ぶとコストを削減できます。それぞれの工程で個別の業者に依頼すると、手数料がかさみ、業者への連絡にかかる手間もかかります。 またオフィス移転を専門に扱う業者に依頼するのも一つの方法です。オフィス移転にまつわるノウハウを心得ているため、一般的な業者より作業が円滑に運ぶ傾向にあります。作業の範囲は業者によって異なりますが、新オフィスのレイアウト設計から内装工事、OA機器の配線工事まで、まとめて依頼できる業者もあります。 業者を選定する際は、いくつかの業者に見積もりを作成してもらいましょう。作業内容やかかる費用を比べて選定するのがおすすめです。 ★4カ月前まで：オフィス移転のためのチェックリスト オフィス移転の4カ月前までには、新オフィスについて具体的に決めていく必要があります。移転の4カ月前までに行うべき項目を、以下にチェックリストとしてまとめました。 【チェックリスト】①新オフィスのレイアウト決め②内装の決定・工事の手配③導入する家具やOA機器の選定④各業者との打ち合わせ それぞれの項目について、するべきことを解説します。 ①新オフィスのレイアウト決め 新オフィスを決定した後にするべきことは、レイアウト決めです。オフィスのレイアウトはデザイン性だけでなく、業務効率や安全性にも関わってくるため、慎重に検討しましょう。 レイアウトを決める上で重視したいのが、最初に明確化した移転の目的です。業務効率を向上させる目的での移転なら、個室スペースと共有スペースを設けてメリハリを付けられるレイアウトを作成しましょう。またより快適な空間にしたいという目的での移転なら、窓や通路などの空間を生かしてオフィスが明るく広く感じられるようなレイアウトを検討してみてください。 レイアウトが決まらなければ、移転後のオフィスで実際に働いている姿を想像してみましょう。「導線は業務に差支えがないか」「採光性を十分に確保できているか」などを思い浮かべると、レイアウトの計画が練りやすいです。 ②内装の決定・工事の手配 新オフィスのレイアウトとともに、内装も一緒に決めておくとスムーズです。内装はオフィス全体の印象や快適性の決め手となる部分のため、ブランドイメージを上げたい・従業員満足度を上げたいといった目的なら、より注力しましょう。 なお、決めておきたい内装のポイントは以下の通りです。 ● 壁紙や床の色、素材● 照明や空調の種類● 植物やアート装飾● 各種スイッチの位置 内装工事は業者によって、対応できる内容や費用、スケジュールが異なります。決定した内装のイメージや予算、内装工事のスケジュールを踏まえ、どの業者に依頼するのか決めましょう。 ③導入する家具やOA機器の選定 レイアウト・内装を決める中で、導入する家具やOA機器の手配も進めていきましょう。旧オフィスからそのまま移すだけでも問題はありませんが、使い勝手が悪かった・古くなっていた場合などは、新調するのもおすすめです。大型家具やOA機器を廃棄する際は、別途費用が発生するため、併せて検討してください。 なおオフィス家具の選定で気を付けたいのが、実際に搬入できるサイズ内にすることです。いざ購入したのに、「エレベーターに乗らない」「通路を通れない」など、搬入できずオーダーし直さなければならないケースも少なくありません。共有スペースのデスクなど、大型の家具を選定する際には事前の確認が必須です。 またパソコンや電話といったOA機器は、オフィスによって回線工事が必要なケースが多いです。業務再開後すぐに必要となるため、早めに選定・手配を済ませておきましょう。 ④各業者との打ち合わせ 内装の大部分が決まったら、移転当日までオフィス移転に関わる各業者と打ち合わせを重ねていきます。打ち合わせの中で、引っ越し業者には事前に持っていく物品・置いておく物品を、内装業者には移転の目的と希望のレイアウトを伝えておくとスムーズです。 なお新オフィスで清掃やドリンクサービスを導入する際は、併せて打ち合わせ・手配しておくと滞りなく業務が再開できるでしょう。 ★2カ月前まで：オフィス移転のためのチェックリスト オフィス移転の2カ月前までには、移転準備の最終チェックと周知を進めることが重要です。2カ月前までにすることのチェックリストは以下の通りです。 【チェックリスト】①クライアントや取引先への周知②社内への周知③書類や備品の住所変更④新オフィスの施主検査 それぞれの項目について、詳しく解説します。 ①クライアントや取引先への周知 事前の周知は、移転後の業務がいかに効率良く進むかを左右します。通常業務に支障をきたさないためには、クライアントや取引先への周知を徹底しましょう。 なお業務委託先や定期購読元、加盟団体への周知は忘れがちなため注意が必要です。移転の連絡をするべき先については、下記を参考にしてください。 ● クライアント● 各種取引先● 業務委託先（会計士事務所や弁護士事務所）● 加盟団体● 会員制サービス（雑誌や新聞の定期購読先など）● 取引のある金融機関● 備品やAO機器のリース会社 特にクライアントへの周知を怠れば、「知らなかった」「聞いていない」といった問い合わせが殺到し、信用をも失いかねません。また請求書や契約書の登録情報が古いままで、取引先に余計な手間をかけてしまう場合もあります。頻繁にやり取りする相手には、いち早くメールや電話、ハガキでお知らせしておくと確実です。 周知を滞りなく進めるためには、あらかじめ移転をお知らせするクライアント・取引業者をリストアップしておくのがおすすめです。その上で移転の旨を記した挨拶状を送りましょう。なお挨拶状には移転の理由と対応時間の変更（あれば）を併記すると親切です。 挨拶状作成の大まかな流れは、以下を参考にしてください。 移転を知らせるべき相手をリストアップ挨拶状の作成・印刷挨拶状を郵送電話やメールでのフォロー ②社内への周知 オフィス移転は外部だけでなく、内部への周知も大切です。新オフィスについての概要をまとめてチャットや掲示板で知らせたり、説明会を開催したりして、従業員に移転について理解を深めてもらいましょう。 従業員全体に知らせるべき内容は以下の通りです。 ● 移転の目的や理由● 新オフィスのアクセス● 新オフィスのレイアウトや内装情報● 移転の具体的なスケジュール● 移転に伴う業務の変更点● 移転にまつわる問い合わせ先 具体的なスケジュールを共有することで、移転を知らない従業員によって作業が妨げられるリスクを下げられます。さらに移転当日の役割分担も決めておき、従業員全体での協力体制を築くことで、移転をよりスムーズに行えるでしょう。 ③書類や備品の住所変更 移転に伴い、オフィスに送られてくる備品や書類、ホームページなどの住所変更が必要です。あらかじめ住所変更しなければならないものをリストアップし、それに沿って手続きを進めていきましょう。 住所変更の必要がある書類・備品は以下の通りです。 ● 会社案内やパンフレット、ポスター● 名刺や社員証● 封筒や伝票● 社判、ゴム印● 取引先や顧客と交わす書類（契約書、請求書、見積書など）● ホームページ内（会社概要、お問い合わせフォームなど） 新オフィスでの営業開始日に合わせて新たな住所が記載されたツールを使用できるよう、事前に準備しておきましょう。 また住所変更にともない新たにツールを作成するときは、届け先の変更もできているかどうか確認してください。手続きされていないと、旧オフィスに荷物が届いてしまう場合もあります。購入サイトの登録情報の変更も忘れず済ませておきましょう。 また住所変更後は、できるだけ速やかに旧オフィスの住所になっている書類や備品を廃棄すると、混同するリスクを低減できます。 ④新オフィスの施主検査 続いて、新オフィスの施主検査を行います。施主検査とは、内装工事や設備配置が契約と一致しているかを確認する検査です。実際に新オフィスへと足を運び、不動産会社および施工会社の担当者の立ち合いの下で行われます。 施主検査は入居前の最終チェックです。不具合を見過ごしてオフィス移転をしてしまうと、こちら側が大きな被害を受けることになります。契約時の図面通りになっているか、家具やOA機器の配置が依頼通りになっているか、破損や不具合がないかなどをしっかり確認しましょう。 不具合があった場合は、修正してもらう必要があるため、施主検査の日取りは移転当日まで余裕があるタイミングに設定するのがポイントです。契約時の内容に対する解釈の齟齬が発生しないよう、契約内容は書面や図面で残しておき、検査当日はそれらを持参しておくことをおすすめします。 ★1カ月前～当日まで：オフィス移転のためのチェックリスト 移転当日までの1カ月間は、準備期間の最終段階です。1カ月前から当日までにするべきことのチェックリストを以下にまとめました。 【チェックリスト】①移転前に必要な書類の提出②搬入・搬出の立ち合い③旧オフィスの原状回復・引き渡し④ホームページなどで移転完了の周知 それぞれの項目について見ていきましょう。 ①移転前に必要な書類の提出 公的機関に提出する書類は、大きく移転前に提出が必要なものと移転後の提出が必要なおものに分かれます。オフィス移転前に提出しておく必要のある書類は、以下の通りです。 ● 転居届● 自動車保管場所証明書（社用車の車庫証明書）● 防火対象物工事等計画届出書● 防火対象物使用開始届出書● 事業開始等申告書 郵便局に転居届を出しておけば、旧オフィスに届く郵便物を無料で新オフィスに転送してもらえます。期間は1年間で、住所変更漏れがあったときに便利です（※1）。転送開始希望日ではなく、届出日からの対応なので、移転当日までには届け出る必要があります。転居届は郵便局の他、インターネット、ポスト投函でも提出できます。 消防署には、内装工事着手の7日前までに「防火対象物工事等計画届出書」を、移転当日の7日前までには「防火対象物使用開始届出書」を提出する必要があります（※2）（※3）。移転先の管轄となる消防署に持参してください。 「自動車保管場所証明書（社用車の車庫証明書）」は、最寄りの警察署で書類を受け取り申請すると、3～7日程度で交付されます。交付後は1カ月以内に運輸支局への提出が必要です（※4）。 また「事業開始等申告書」は、旧オフィス・新オフィス両方の管轄の税務署への提出が求められます。提出期限は各税務署によって異なるため、事前に調べておきましょう。 ※1参考：日本郵便株式会社.「転居・転送サービス」.https://www.post.japanpost.jp/service/tenkyo/ ,（参照2024-08-28）. ※2参考：東京消防庁.「新たにテナントを使用する皆様へ」.https://www.tfd.metro.tokyo.lg.jp/lfe/office_adv/tenants/index.html ,（参照2024-08-28）. ※3参考：東京消防庁.「防火対象物の工事等計画の届出制度」.https://www.tfd.metro.tokyo.lg.jp/lfe/office_adv/bouka/02.html ,（参照2024-08-28）. ※4参考：警視庁.「保管場所証明申請手続（窓口申請）」.https://www.keishicho.metro.tokyo.lg.jp/tetsuzuki/kotsu/hokan/syako_tetsuzuki/jidousha_syomei.html ,（参照2024-08-28）. ②搬入・搬出の立ち合い 移転当日には、搬入・搬出の立ち合いをすることになります。完了後にトラブルが発生しないよう、作業前には以下のポイントを改めて確認しましょう。 ● 搬入・搬出の日時● 搬入・搬出分の荷物や設備（傷の有無などの状態、数）● 取り扱い注意な荷物や設備の有無● 搬入時の配置 搬出前の荷物・設備に傷がある場合は、搬入後と比べて、損傷が増えていないか照合するため、あらかじめ写真に撮っておきましょう。 ③旧オフィスの原状回復・引き渡し 搬入・搬出が完了したら、旧オフィスの原状回復工事がスタートします。原状回復工事とは、借りる前の状態まで回復させる工事のことです。一般的には床や壁のクリーニングや看板やカーペットの撤去などが含まれます。なお原状回復工事にかかる期間の目安は1カ月程度です。 また引き渡しの際は、敷金や保証金を返してもらったり、入室に必要な鍵やカード、入館証を返却したりする工程も発生します。いずれも忘れず行いましょう。 ④ホームページなどで移転完了の周知 移転が無事完了したら、ホームページでの移転完了周知を行いましょう。クライアントや取引先にいち早く知らせるためにも、速やかにお知らせを掲載してください。ホームページの他、メールやSNS、プレスリリースへの掲載も行うのがおすすめです。 なお移転完了を周知する際は、移転の理由や移転するメリットも記載すれば、企業イメージの向上につながります。 ★移転後～：オフィス移転のためのチェックリスト オフィスの移転後にも行うことがあります。以下のチェックリストをご確認ください。 【チェックリスト】①移転後に必要な書類の提出②クレジットカードや銀行口座の情報更新 それぞれの詳細を見ていきましょう。 ①移転後に必要な書類の提出 オフィス移転後に提出が必要な書類は、以下の通りです。 ● 適用事業所名称／所在地変更（訂正）届● 本店・支店移転登記申請書● 異動届出書● 給与支払事務所等の開設・移転・廃止届出書● 労働保険名称、所在地等変更届● 雇用保険事業主事業所各種変更届 「適用事業所名称／所在地変更（訂正）届」は1）。移転後すぐの対応が求められるため、早めに準備しておきましょう。 「労働保険名称、所在地等変更届」「雇用保険事業主事業所各種変更届」も、移転後10日以内の提出が求められています（※2）。移転先の管轄となる労働基準監督署および公共職業安定所に持参、もしくは電子申請で提出しましょう。 また「本店・支店移転登記申請書」は移転後2週間以内に法務局へ、「給与支払事務所等の開設・移転・廃止届出書」は移転後1カ月以内に税務署の窓口へ、郵送もしくはe-Taxで送付してください（※3）（※4）。「異動届出書」は具体的な期限が設けられていませんが、移転後は速やかに提出するよう記載されています。 ※1参考：日本年金機構.「適用事業所の名称・所在地を変更するとき（管轄外の場合）の手続き」.https://www.nenkin.go.jp/service/kounen/tekiyo/jigyosho/20141205.html#:~:text=%E6%8F%90%E5%87%BA%E6%99%82%E6%9C%9F,5%E6%97%A5%E4%BB%A5%E5%86%85 ,（参照2024-08-28）. ※2参考：東京労働局 東京ハローワーク.「適用事業所に関するQ&A」.https://jsite.mhlw.go.jp/tokyo-hellowork/kakushu_jouhou/koyouhoken/koyouhoken/QA/tekiyoujigyousyo_qa.html ,（参照2024-08-28）. ※3参考：法務局.「商業・法人登記の申請書様式」.https://houmukyoku.moj.go.jp/homu/COMMERCE_11-1.html ,（参照2024-08-28）. ※44参考：国税庁.「A2-7　給与支払事務所等の開設・移転・廃止の届出」.https://www.nta.go.jp/taxes/tetsuzuki/shinsei/annai/gensen/annai/1648_11.htm ,（参照2024-08-28）. ②クレジットカードや銀行口座の情報更新 オフィスの住所変更に伴い、法人契約のクレジットカードや銀行口座に登録している情報も変更が必要です。いずれも支払いに用いるため、できるだけ早く更新しておきましょう。手続き漏れがないよう、あらかじめリスト化しておくと良いです。 銀行口座の情報更新は窓口やウェブサイトで、クレジットカードはWebサイトから取り寄せ、もしくはダウンロードした書類で手続きを行います。ただし情報更新の詳しい手順や必要書類は、各クレジットカード・銀行口座により異なります。時間がかかるケースもあるため、事前に調べておくとスムーズです。 ★関西でオフィス移転をお考えなら【オフィス賃貸の総合窓口】まで オフィス移転時にするべきことはオフィスの契約や内装工事、家具・OA機器の手配、原状回復工事など多岐にわたります。本記事で紹介したチェックリストを参考に、まずは移転の目的を明確にしてからスケジュールを立て、業者への依頼などを進めてください。 業者に依頼する際は、依頼内容ごとに別々の業者に依頼することも可能ですが、全てまとめて依頼・相談できる業者を探すとやり取りが煩雑にならず、スムーズに準備を進められるでしょう。 株式会社エステートエージェンシーが運営する「オフィス賃貸の総合窓口」では、大阪を中心とする関西エリアの賃貸オフィスをご紹介しています。事業所の賃貸に特化しており、オフィス街の主要な物件を含めた2000件以上の契約実績があります。 オフィスの移転先はもちろん、レイアウトやOA機器の提携業者のご紹介もお任せください。専任のエージェントが2名体制で、内覧手配から契約調整までトータルサポートいたします。関西でオフィスの移転を検討している方は、ぜひお問い合わせください。https://office-madoguchi.net/