人員増加などによりオフィスが手狭になると、従業員の生産性・エンゲージメントの低下につながってしまう可能性があります。こうした課題を解決する方法の一つが、オフィスの増床です。

本記事では、オフィスの増床の基本的な考え方やメリット・デメリット、具体的な進め方について解説します。自社に合った増床の方法を検討するために、ぜひ参考にしてください。

【この記事で分かること】

● オフィスを増床する主な方法には、同ビル内の空き区画を追加で契約する「内部増床」と、近隣で新たなオフィスを借りる「分室増床」がある

● 増床のメリットは、オフィスのスペースに余裕が生まれることや、移転よりもコストや手間を抑えやすいこと

● 増床のデメリットは、ランニングコストが増えることや、拠点が分かれて従業員同士の連携が難しくなること

オフィスの増床とは？

オフィスの増床とは、現在の事業所の床面積を広げることを指します。従業員数の増加に伴って手狭になったスペースを拡張するために行われるのが一般的です。

オフィスを増床する方法には、主に「内部増床」と「分室増床」の2種類があります。

<h3>内部増床</h3>

内部増床とは、現在入居しているビル内の空き区画を追加で契約し、オフィスの面積を広げる方法です。通勤場所や働く環境が変わらないため、移転と比べて従業員への負担を抑えやすい点がメリットです。加えて、すでに入居実績があることから、契約や審査が比較的スムーズに進むケースもあります。

一方で、ビル内に空室があるとは限らない点には注意が必要です。年度替わりなど人員増加が見込まれるタイミングを見越して、あらかじめ空き状況を確認しておくなどの対応が必要となるでしょう。

<h3>分室増床</h3>

分室増床とは、現在のオフィスを維持したまま近隣で新たなオフィスを借りる方法です。

内部増床とは異なり別の物件を一から探すため、立地や広さ、設備条件などを自由に選びやすいという特長があります。また急な人員増加にも比較的対応しやすく、同一ビル内に空室がない場合にも有力な選択肢となるでしょう。

ただし、一部の従業員には通勤場所を変更してもらう必要がある他、拠点が分散することでコミュニケーションが取りにくくなる可能性があります。情報共有の仕組みを整えたり、オンライン会議を導入したりするなど、拠点間での連携を意識しなければなりません。

オフィスの増床を検討するべきタイミング

具体的に、どのような状況でオフィスの増床を検討するべきなのでしょうか。ここでは、代表的な3つのタイミングを紹介します。

人員増加でオフィスが手狭になったとき

新たな人材を採用して従業員数が増加したときは、オフィスの増床を検討するべきタイミングです。

人員が増えることでオフィスが手狭になり、従業員一人当たりの作業スペースが圧迫されると、生産性の低下を招く恐れがあります。また窮屈な労働環境は従業員のストレスを増加させ、エンゲージメントの低下、ひいては離職にもつながりかねません。

増床によってゆとりのあるスペースを確保できれば、従業員にとってより働きやすい環境となるでしょう。

会議室や打ち合わせスペースが不足したとき

会議室の予約が取りにくかったり、ちょっとした打ち合わせを行うスペースが不足していたりするときも、オフィスの増床を検討するべきタイミングといえます。

会議室や打ち合わせスペースが不足していると、必要なタイミングで円滑な情報共有や意思決定ができず、業務に支障を来してしまうかもしれません。増床により十分な数の会議室・打ち合わせスペースを確保できれば、情報共有がより円滑になるでしょう。

併せて、さまざまな用途に使える共有スペースを設けるのもおすすめです。部署を超えたコミュニケーションが生まれやすくなり、組織の活性化が期待できます。

部門増設や組織再編が発生したとき

新規事業の立ち上げに伴う部署の新設や、全社的な組織再編が発生したときも、増床を検討するべきタイミングです。新しい部署やチームが立ち上がると、従業員数がさほど変わらなかったとしても、新たな設備やスペースが必要になるケースがあり、既存のオフィス内だけでは対応しきれないことがあります。

このような場合、増床を行って専用のエリアを確保することが望ましいでしょう。今後の人員増加にも対応しやすくなります。

オフィスを増床するメリット

オフィスの増床には、単に席数を増やせるだけではなく、働きやすい環境づくりや業務効率の改善につながるメリットがあります。ここでは、代表的なメリットについて見ていきましょう。

スペースに余裕が生まれる

人員増加の程度にもよりますが、多くの場合オフィスを増床すると、従業員一人ひとりが使えるスペースに余裕が生まれます。デスクの広さや間隔を十分に確保できるようになり、圧迫感の軽減や働きやすさの向上が期待できるでしょう。

またスペースに余裕ができることで、オフィス全体のゾーニングもしやすくなります。「集中作業用の静かなエリア」「打ち合わせや会話をしやすいミーティングエリア」といった具合に用途ごとに分けることで、生産性やエンゲージメントの向上につながるかもしれません。

移転よりもコストや手間を抑えやすい

オフィスの増床は、全面移転と比べてコストや手続きの手間を抑えやすい点もメリットです。移転の場合、旧オフィスの原状回復費用や新オフィスの初期費用、引っ越し費用など多額のコストが発生します。

一方、増床であれば既存のオフィスを維持しつつ、追加で必要な分にだけコストがかかるため、工事や移設に伴う費用を抑えられるでしょう。

また移転では、住所変更に伴う各種手続きも必要です。例えば、登記変更や取引先への通知、Webサイトや名刺の修正など、多くの対応が発生します。増床では、このような負担を抑えられることもメリットです。

オフィスを増床するデメリット

オフィスの増床には多くのメリットがある一方で、コスト負担や運用面での課題もあります。増床後に「想定より管理が大変だった」とならないよう、事前にデメリットも把握しておくことが重要です。

ランニングコストが増える

オフィスを増床すると、毎月の賃料や共益費、光熱費といったランニングコストが増加します。増床後にどのくらい費用の負担が増すのかを見積もっておかなければなりません。特に立地条件の良いオフィスビルなどでは、内部増床であっても賃料単価が以前より高くなっていることも考えられるため注意が必要です。

またフロアや建物が分かれてしまう場合、コピー機などのOA機器や通信インフラが区画ごとに必要になり、設備投資やリース代が追加でかかることもあります。さらに、防犯カメラや入退室管理システムなど、セキュリティ対策にかかる追加費用も見込んでおく必要があるでしょう。

拠点が分かれると連携しにくくなる

先述したように、特に分室増床の場合に、社内でのコミュニケーションが取りにくくなることもデメリットの一つです。これまでワンフロアで気軽に行えていたちょっとした相談や報告ができなくなり、意思疎通が遅れてしまったり、組織の一体感が損なわれてしまったりするリスクがあります。

社内チャットやWeb会議などのオンラインツールを積極的に活用するなど、コミュニケーションの質を維持するための仕組みづくりや工夫が求められます。

オフィスを増床する際の進め方

オフィスの増床はどのように進めればよいのでしょうか。ここでは、進め方の一例を紹介します。

1.増床を進める担当者を決める

まずは増床を進める担当者を決めます。

オフィスの増床では、物件の選定やレイアウトの検討、社内外での調整など多くの対応が発生します。通常の業務と並行して進めると、負担が大きくなってしまうため、可能であれば専任の担当者を複数名選ぶのが望ましいでしょう。

メンバーの内訳としては総務や人事、情報システム部門に加え、各事業部の担当者など幅広い人選をするのが理想です。これにより、管理上の視点と現場の働きやすさをバランスよく取り入れられます。

2.増床の目的や条件を整理する

次に「なぜオフィスを増床するのか」という目的を明確にし、オフィスに求められる条件を整理します。人員増加や新規事業の立ち上げといった目的から逆算し、何人の増員が見込まれるのか、どのような設備がいくつ必要になるのかといった詳細な要件へと落とし込んでいきましょう。

あらかじめ目的や条件を整理しておくことで、物件選定やレイアウト設計の方向性がぶれにくくなります。

3.区画や物件の候補を確認する

目的や条件を整理できたら、候補となる区画や物件を探します。

まずは同じビル内の空き状況を確認してみるとよいでしょう。当面の空き予定がない場合は、条件に合う別の物件を探すことになります。

候補を洗い出せたら、内見を行い広さや設備状況、周辺環境などを比較します。賃料や工事費用も加味しながら、自社のニーズに合う物件を絞り込みましょう。

4.オーナーや管理会社と交渉・契約する

希望の物件を絞り込めたら、ビルのオーナーや管理会社と条件交渉を行います。賃料や契約期間といった基本的な条件だけではなく、以下のような点も確認しておきましょう。

● 内装工事の内容や使用する材料、時間帯などに制限があるか

● 原状回復工事の範囲はどこまでか

● 各工事にかかる費用を貸主・借主のどちらが負担するのか

これらは、後から認識の食い違いや追加費用の発生といったトラブルにつながりやすいポイントです。契約前に十分にすり合わせを行うことが大切です。条件に合意できたら、正式に契約を交わします。

5.各種業者を手配する

内装工事や設備の導入に向けて各種業者を手配します。具体的には、以下のような業者が挙げられます。

● 内装工事業者

● 引っ越し業者

● 電話やインターネットの通信業者

● オフィス家具などの販売・リース会社

● 警備会社

● 清掃業者

業者選びの際は、過去の実績や提案力、レスポンスの良さ、アフターフォロー体制などを確認しておきましょう。また複数の業者から見積もりを取り、費用とサービス内容を比較するのもおすすめです。

6.運用を開始する

各業者と連携し、内装工事やITインフラの整備、家具の搬入などを完了させたら、いよいよ新オフィスとして運用を開始します。運用開始前には、従業員に対して新オフィスの利用ルールを忘れずに周知しておきましょう。

また運用開始直後には、オフィスの利用ルールが定着していなかったり、部署間の動線が分かりにくかったりするなど、実際に運用してみて初めて課題が見つかることもあります。従業員へのヒアリングを行い、必要に応じて運用ルールやレイアウトを調整していくことも大切です。

まとめ

オフィスの増床は、事業拡大や人員増加に対応し、会社の成長を支えるために重要な取り組みの一つです。移転とは異なり、現在のオフィスを維持しながらスペースを拡張するため、コストや業務への影響を抑えやすいことが大きなメリットといえるでしょう。

一方で、賃料などのランニングコストが増加する他、フロアや建物が分かれると従業員間の連携がしにくくなるデメリットもあります。増床後の運用を想定して、計画的に進めることが大切です。

オフィス賃貸の総合窓口では、大阪・東京を中心に多数のオフィス物件を取り扱っています。増床に適した物件探しはもちろん、内装工事やOA機器の手配についてもサポートが可能です。オフィスの増床・移転をご検討中の際には、ぜひお気軽にご相談ください。

【参考URL】

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