オフィスを構える方法には、一般的な賃貸オフィスを契約する他、家具や設備があらかじめ用意されたレンタルオフィスを利用する方法もあります。どちらも事業用のスペースを確保できる点は共通していますが、契約形態や費用体系、設備、利用期間、オフィスづくりの自由度などには違いがあります。

本記事では、賃貸オフィスとレンタルオフィスの主な違いを比較し、それぞれがどのような企業に向いているのかを解説します。

賃貸オフィスとレンタルオフィスの違い

賃貸オフィスとレンタルオフィスには、それぞれ異なるメリットと注意点があります。ここでは、7つの項目に分けて違いを見ていきましょう。

契約形態

賃貸オフィスは、ビルや建物の所有者などと賃貸借契約を結び、専有スペースを借りる形態が一般的です。契約では、賃料や共益費の他、契約期間や更新条件、解約予告期間、原状回復の範囲などが定められます。

一方、レンタルオフィスでは、運営会社とサービス利用契約や施設利用契約などを結ぶケースが一般的です。賃貸オフィスと比較して、契約期間などを柔軟に調整できる傾向にあります。

契約時・入居後にかかる費用

賃貸オフィスでは、毎月の賃料や共益費に加え、契約時に保証金や仲介手数料などがかかります。また内装工事費や家具・設備の導入費用も見込んでおく必要があり、入居時の負担が比較的大きくなりやすい傾向にあります。

一方、レンタルオフィスでは、月額料金にスペースの利用料だけではなく、家具やインターネット環境、共用設備などの費用が含まれていることが一般的です。そのため、入居時のまとまった設備投資が発生せず、初期費用を抑えやすいでしょう。

内装・レイアウト

賃貸オフィスは、自社の業務内容や働き方に合わせて内装やレイアウトを設計できる点が特長です。執務スペースと会議スペースを分けたり、従業員同士が交流しやすいレイアウトにしたりするなど、用途に応じた空間づくりができます。また受付や会議室のデザインにコーポレートカラーを取り入れるなど、企業のブランドイメージをオフィスに反映することも可能です。

一方、レンタルオフィスは、あらかじめ決められた内装やレイアウトをそのまま利用する形が基本です。すでに業務に使える環境が整っているため、空間づくりに手間をかけず利用できる点がメリットです。その反面、壁や床の仕様を変更したり、区画内を大幅に改装したりすることは基本的にできません。

入居までの期間

賃貸オフィスでは、物件探しや入居審査に加え、必要に応じて内装工事や家具・設備の準備を行います。そのため、物件の状態や工事内容によっては、契約後すぐに業務を開始できない場合があります。

一方、レンタルオフィスは、家具や通信環境などがあらかじめ整っていることが一般的です。希望するスペースに空きがあれば、比較的短期間で利用を開始できます。

契約期間

賃貸オフィスは、中長期の利用を前提とした契約となり、契約期間は2～3年程度に設定されることが多いです。中途解約もできますが、3～6カ月前までの解約予告が必要で、契約内容によっては違約金が発生することもあります。そのため、数カ月程度の短期利用には向きませんが、長期的な事業拠点を構える場合には適した選択肢です。

一方、レンタルオフィスは比較的短期間から利用できるサービスが多く、1カ月単位などで契約できる場合もあります。期間限定のプロジェクトや、新拠点を本格的に開設するまでの一時的なオフィスとしても利用しやすいでしょう。

退去時の費用

賃貸オフィスでは、退去時に原状回復費用がかかるのが一般的です。入居後に設置した間仕切りや造作物を撤去し、床や壁などを契約で定められた状態に戻す必要があり、面積や工事内容によっては多額の費用がかかります。

一方、レンタルオフィスを退去するときの費用はクリーニング費のみとなることが多いです。そのため、賃貸オフィスと比べて退去時の負担を抑えられるでしょう。ただし、設備を破損した場合や通常使用の範囲を超える汚損がある場合には、別途修繕費などを請求されることがあります。

物件・立地の選択肢

賃貸オフィスは、募集されているさまざまな物件から候補を探せる点が特長です。エリアや最寄り駅からの距離、面積、賃料、築年数、設備などの条件を基に、自社に合った物件を幅広く検討できます。

レンタルオフィスは、各運営会社が提供する拠点の中から選ぶことになるため、選択肢は賃貸オフィスより限られる傾向にあります。一方、大手事業者を中心に主要駅の周辺やビジネス街など利便性の高いエリアへ展開しているケースが多く、好立地のオフィスを確保しやすい点は強みです。

賃貸オフィスが向いているケース

賃貸オフィスは、次のようなケースに向いています。

● 本社や主要拠点として長期的に利用したい

● 従業員数や今後の採用計画をある程度見通せている

● 働き方に合わせてオフィスを自由に設計したい

● オフィスを通じてブランディングを強化したい

● 専用の設備や十分な収納スペースが必要

● エリア・面積・賃料などの条件を細かく比較したい

賃貸オフィスは、本社や主要な営業拠点など、同じ場所を中長期的に利用したい企業に適しています。短期間での移転が想定される場合には向いていませんが、今後の事業計画や採用計画を踏まえ、継続的に利用する拠点を構えたい場合には有力な選択肢となるでしょう。

また単に執務スペースを確保するだけではなく、オフィスを顧客との関係構築や採用に役立てたい企業にも向いています。来客や商談が多い場合は、専用の受付や応接室を設ければ、いつでも取引先を迎えられます。採用に力を入れている企業であれば、候補者が実際に訪れることも踏まえ、自社の雰囲気や働き方が伝わるオフィスづくりも可能です。

さらに、書類や商品サンプルを多く保管する企業や、サーバー、大型複合機などの専用設備を設置する企業にも適しています。必要な広さやレイアウトを確保し、自社の業務内容に合わせた環境を整えられる点も賃貸オフィスの強みです。

レンタルオフィスが向いているケース

レンタルオフィスは、次のようなケースに向いています。

● 起業直後などで必要なオフィス規模がまだ定まっていない

● 少人数で事業を始めたい

● 新しい地域へ試験的に拠点を設けたい

● 一時的なプロジェクト用の拠点を設けたい

● オフィス開設までの準備期間を短くしたい

● 家具や設備の管理に手間をかけたくない

起業直後や新規事業の立ち上げ時は、今後どの程度まで人員が増えるか見通しにくいことが考えられます。レンタルオフィスであれば、必要な規模から利用を始め、事業の成長に合わせて段階的にプランをアップグレードできる場合があります。

新しい地域への進出を検討している場合も同様です。最初から本格的な賃貸オフィスを構えるのではなく、まずはレンタルオフィスを営業拠点などとして利用し、状況を見ながら今後の方針を決めるのもよいでしょう。

また期間限定のプロジェクト用の拠点など利用期間があらかじめ決まっている場合や、オフィス開設の準備に時間や人員を割けない企業にも適しています。家具や共用設備、通信環境などが整ったレンタルオフィスであれば、短期間の利用のために家具や設備を一から用意したり、内装工事に時間をかけたりする必要がありません。

まとめ

賃貸オフィスとレンタルオフィスでは、契約形態や費用、内装・レイアウトの自由度、契約期間、入居までに必要な準備などに違いがあります。どちらが適しているかは、利用期間や事業規模、必要な設備、オフィスに求める役割によって異なります。

本社や主要拠点として中長期的に利用したい場合や、自社の働き方に合わせて内装・レイアウトを整えたい場合は、賃貸オフィスが向いているでしょう。一方、起業直後や新規事業の立ち上げ時、期間限定のプロジェクトなどでは、家具や設備が整っており、短期間から利用できるレンタルオフィスが便利です。

オフィスは日々の業務を行うだけではなく、顧客との関係構築や採用、企業イメージにも関わります。今後の事業計画や採用計画を整理した上で、自社に合ったオフィス形態を選びましょう。

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