オフィスを借りるには、入居審査や条件交渉、重要事項説明、契約締結など、さまざまな手続きを順番に進める必要があります。また契約形態や敷金・保証金の扱い、原状回復などの条件を十分に確認していないと、入居後や退去時に想定外の費用が発生する可能性もあるでしょう。

本記事では、オフィスを契約して入居するまでの流れと、契約前に確認するべきポイントを解説します。オフィスの移転や新規開設を検討している方は、準備を進める際の参考にしてください。

【この記事で分かること】

● オフィスを契約する際は、希望条件の整理から物件探し、内見、申込み、審査、契約、引き渡しまで順番に進める

● 入居申込み後は、必要に応じて賃料や契約開始日などの条件を交渉し、重要事項説明や契約書の内容を確認した上で契約を結ぶ

● 契約に当たっては、契約形態や敷金・保証金の扱い、内装工事のルール、原状回復の範囲を確認することが重要

オフィスを契約して入居するまでの流れ

オフィスを借りる際は、物件探しの他、条件交渉や入居審査なども必要です。ここでは、物件選びから契約、引き渡しまでの流れを解説します。

1.希望条件を整理する

まずはオフィスを借りる目的や、移転によって解決したい課題を整理します。例えば「固定費を削減したい」「従業員の増加に対応したい」「働きやすい環境を整えたい」など、企業によって目的は異なるでしょう。

目的が明確になったら、希望するエリアや広さ、賃料、初期費用、入居時期、必要な設備などの条件を具体化します。

ただし、全ての条件を満たす物件が見つかるとは限りません。そのため、必ず満たしたい条件と妥協できる条件に分け、優先順位を決めておくことが大切です。

2.候補となる物件をピックアップする

希望条件を基に、物件情報サイトを利用したり、不動産仲介会社へ相談したりして候補を探します。物件を比較する際は、現在の従業員数だけではなく、今後の採用計画や事業拡大も踏まえて確認することが大切です。

初期費用を抑えたい場合は、居抜きオフィスやセットアップオフィスも良い選択肢です。居抜きオフィスは前の入居者の内装や設備を引き継げる物件、セットアップオフィスは内装や家具があらかじめ整えられた物件を指します。

3.物件を内見する

候補となる物件をリストアップできたら、実際に現地を訪れて内見します。図面や写真だけでは室内の広さや雰囲気、設備の状態まで正確に把握するのは難しいためです。

物件へ向かう際は、最寄り駅からの距離や周辺環境を確認します。建物に着いたら、エントランスやトイレ、エレベーターなどの共用部分も見ておきましょう。室内に関しては、体感の広さや明るさ、空調設備、電源容量などを確認します。

また柱や窓、出入口の位置によって、デスクや収納家具の配置のしやすさは変わります。従業員の動線やデスクの配置など、実際のレイアウトをイメージしながら見学しましょう。

4.入居申込書を提出する

入居したい物件が決まったら、貸主や管理会社へ入居申込書を提出します。会社名や所在地、代表者名、事業内容、入居希望日などを記載するのが一般的です。

物件によっては決算書や履歴事項全部証明書、会社概要などの提出を求められることがあります。設立直後で用意できない書類がある場合は、事業計画書などの提出が必要になるかもしれません。

5.必要に応じて条件を交渉する

入居を申し込む際に、賃料や敷金・保証金、契約開始日などの条件を交渉できる場合があります。一定期間の賃料が無料になるフリーレントや、内装工事中の賃料について相談できるケースもあるでしょう。希望する条件は申込書に記載し、不動産仲介会社を通じて貸主へ伝えるのが一般的です。

ただし、全ての希望が受け入れられるとは限りません。特に複数の申し込みが入っている物件では、条件を求め過ぎると不利に働く可能性があります。交渉したい項目に優先順位を付け、譲れない条件を絞っておくことが大切です。

6.入居審査を受ける

入居を申し込むと、申込書や提出書類を基に、貸主や管理会社、保証会社による審査が行われます。主な確認項目は、企業の財務状況や設立年数、事業内容などです。業種によっては、来客の頻度や騒音の可能性といった、入居後の利用方法も判断材料になります。

審査にかかる期間は物件によって異なりますが、数日～2週間程度が目安です。審査を滞らせないよう、追加資料の提出を求められた場合は速やかに対応しましょう。

また審査に必ず通過するとは限りません。結果が出る前に現在のオフィスの解約日を確定すると、審査に通らなかった場合に予定を立て直す必要があります。現在のオフィスの解約手続きは、審査結果を確認してから進めることが大切です。

7.重要事項説明を受ける

契約を結ぶ前に、不動産会社の宅地建物取引士から重要事項説明を受けます。物件の権利関係や賃料、契約期間、更新・解約の条件など、契約するかどうかを判断するために必要な内容を確認する手続きです。説明は対面の他、ビデオ通話で行われる場合もあります。

事前に共有された書類に目を通し、分からない点や気になる条件があれば、契約前に確認しておくとよいでしょう。内容を十分に理解しないまま契約すると、更新や退去の際に認識の違いが生じる可能性があります。説明を聞くだけで終わらせず、契約条件を一つずつ確認することが大切です。

8.賃貸借契約書を取り交わす

重要事項説明を受け、契約条件に問題がなければ、賃貸借契約を結びます。紙の契約書では記名・押印を行い、電子契約ではシステムの案内に沿って手続きを進めるのが一般的です。

契約前には、申込みや条件交渉で合意した内容が、契約書に正しく反映されているかを確認します。口頭で合意しただけでは、後から貸主との間で認識の違いが生じる可能性があります。賃料や契約開始日などの重要な条件は、契約書に明記されていることを確かめましょう。

特約事項にも注意が必要です。転貸の禁止やオフィスを利用できる時間帯、看板の設置条件、内装工事に必要な手続きなどが定められている場合があります。契約後の使い方に関わるため、一つずつ内容を確認することが大切です。

9.初期費用を支払う

契約の前後に、貸主や仲介会社から案内された初期費用を支払います。主な内訳は、敷金・保証金や礼金、前家賃、共益費、仲介手数料、保証会社の利用料、火災保険料などです。支払う時期は物件によって異なり、契約日までに入金を求められる場合もあります。

またオフィスへの入居に際しては、契約に関わる初期費用だけではなく、内装工事や移転、通信設備の導入などにも費用がかかります。必要な費用をあらかじめ洗い出し、余裕のある資金計画を立てておくことが大切です。

10.引き渡しを受ける

契約開始日を迎えたら、物件の引き渡しを受けます。

引き渡しの際には、貸主や管理会社の担当者と一緒に、室内や設備の状態を確認します。傷や汚れ、設備の不具合が見つかったときは写真を撮り、書面にも残しておくとよいでしょう。入居前からあった損傷を記録しておけば、退去時に原状回復費用をめぐるトラブルが生じるのを防げます。

引き渡し後は、内装工事や家具・備品の搬入、通信回線の開通などを進めます。業務の開始日に間に合うよう、必要な作業と期間を確認し余裕を持って準備を進めることが大切です。

オフィスの契約時に確認するべきポイント

オフィスの賃貸借契約には、入居中や退去時に影響する条件が含まれている場合があります。ここでは、契約前に確認しておきたい4つのポイントを解説します。

契約の形態や期間

オフィスの契約形態には、主に普通借家契約と定期借家契約があります。

普通借家契約は、期間満了後も更新によって契約を継続できる形態です。貸主が更新を拒絶するには、原則として正当な理由が必要になります。一方、定期借家契約はあらかじめ決められた期間の満了によって契約が終了する形態です。その後も入居を続けるには、貸主の同意を得た上で、あらためて契約を結ばなければなりません。

また定期借家契約では、中途解約に関する条項がなければ、借主の都合で契約期間中に解約できないのが原則です。途中で移転する可能性がないかを慎重に検討しましょう。

敷金・保証金の扱い

敷金や保証金は、賃料の滞納や物件の損傷などに備えて、借主が貸主へ預けるお金です。オフィスでは賃料の6～12カ月分が目安とされますが、実際の金額は物件や契約条件によって異なります。

契約前には、敷金・保証金の償却の有無を確認しておきましょう。償却とは、預けた金額のうち一定額や一定割合が返還されないという取り決めです。資金繰りへの影響を把握するためにも、返還される金額の計算方法や時期を確認しておきましょう。

内装・設備工事に関するルール

オフィスの内装や設備を変更する際に、工事業者や施工方法を自由に決められない場合があります。工事の発注者や費用負担により、一般的に以下のように区分されます。

工事区分

発注者

費用負担

主な工事の例

A工事

貸主

貸主

建物の躯体や共用設備に関する工事

B工事

貸主

借主

空調や防災、電気容量などに関する工事

C工事

借主

借主

間仕切りや内装など専有部分の工事

区分の名称や範囲は建物によって異なる場合があるため、実際の内容は各物件の規定を確認しておきましょう。

特に注意が必要なのはB工事です。費用を借主が負担する一方、貸主側の指定業者が施工することになるため、想定より費用が高くなったり、工事内容に制限が生じたりする場合があります。物件を契約する前に、B工事の対象範囲や概算費用を確認しておくとよいでしょう。

原状回復の範囲や費用負担

オフィスを退去する際は、契約で定められた範囲の原状回復工事を行います。入居時の内装に戻す場合もあれば、壁や天井、設備などを撤去し、スケルトン状態で返却するケースもあります。

通常の使用による傷みや経年劣化は、原則として借主の原状回復義務には含まれません。ただし、特約によってこれらの修繕費用も借主負担とされる場合があります。

また原状回復工事を行う業者が貸主から指定されていることもあるため、契約前に確認しておきましょう。

まとめ

オフィスを契約する際は、希望条件を整理した上で物件を探し、内見、入居申込み、条件交渉、審査、契約、引き渡しと順番に進めます。各手続きがスムーズに進まない可能性も考慮し、余裕のあるスケジュールで準備することが大切です。

契約前には、賃料や契約期間だけではなく、敷金・保証金の扱い、内装工事のルール、原状回復の範囲なども確認する必要があります。契約内容を十分にすり合わせることで、入居後や退去時の想定外の費用の発生やトラブルを防げるでしょう。

物件選びや契約の手続きに不安がある場合は「オフィス賃貸の総合窓口」までご相談ください。希望条件や移転スケジュールを伺い、物件のご提案から契約手続きまでサポートいたします。必要に応じて内装業者などの手配も行っていますので、まずはお気軽にお問い合わせください。

https://office-madoguchi.net/

【参考URL】

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